ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА

Приказ Росжелдора от 10.09.2021 N 410 "О утверждении инструкции по делопроизводству в Центральном аппарате Федерального агентства железнодорожного транспорта"

Структура документа

Весь документ

Утверждена
приказом Росжелдора
от 10 сентября 2021 г. N 410

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА
ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА

1. Общие положения

2. Основные понятия и термины

3. Документирование управленческой деятельности

3.1. Документы Агентства

3.2. Бланки документов

3.3. Общие требования к созданию документов

3.4. Оформление реквизитов документов

3.5. Процедура подготовки документа

3.6. Состав документов, образующихся в деятельности Агентства

3.7. Подготовка проектов законодательных и иных нормативных правовых актов

3.8. Подготовка нормативных правовых актов Агентства

3.9. Оформление отдельных видов документов в Агентстве

3.9.1. Состав документов Агентства

3.9.2. Приказ и распоряжение Агентства

3.9.3. Положение, правила, инструкция

3.9.4. Протокол заседания (совещания)

3.9.5. Поручения руководителя Агентства (заместителя руководителя)

3.9.6. Служебная переписка

3.9.7. Подготовка проектов гражданско-правовых договоров

4. Организация документооборота

4.1. Принципы организации документооборота, в т.ч. с использованием СЭД Росжелдора

4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

4.3. Предварительное рассмотрение документов

4.4. Регистрация поступающих документов

4.5. Порядок рассмотрения документов руководством Агентства и доведения документов до исполнителей

4.5.1. Работа с правительственными и неправительственными документами, адресованными руководителю Агентства и в Агентство (без указания должностного лица)

4.5.2. Работа с правительственными и неправительственными документами, обращениями граждан, адресованными заместителям руководителя Агентства

4.5.3. Работа с наградными документами

4.5.4. Работа с конфиденциальными документами

4.5.5. Работа с документами, имеющими приложения нестандартных размеров (в т.ч. брошюры, книги)

4.5.6. Работа с оригиналами финансовых документов, оригиналами документов, поступивших в Агентство для подписания или визирования

4.5.7. Работа с документами, адресованными в управление, начальнику управления, начальнику самостоятельного подразделения (отдела)

4.5.8. Организация исполнения документов

4.5.9. Работа с проектами документов

4.6. Организация работы с отправляемыми документами

4.7. Подписание и регистрация отправляемых документов

4.8. Отправка документов

4.9. Регистрация и прохождение внутренних документов

4.10. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции

4.11. Учет и анализ объемов документооборота

5. Управление документами в системе электронного документооборота

6. Контроль исполнения документов

7. Работа исполнителей с документами

7.1. Организация работы с документами

7.2. Ответственность за исполнение документов и поручений

7.3. Изменение головного исполнителя документа, сроков исполнения документов и поручений

7.4. Организация хранения документов

7.5. Выполнение копировально-множительных работ

8. Документальный фонд Агентства

8.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

8.2. Формирование дел и их текущее хранение

8.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

8.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

8.5. Передача дел на архивное хранение

9. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов

9.1. Учет печатей и штампов

9.2. Учет бланков документов

Приложение 1.

Приложение 2.

Приложение 3.

Приложение 4.

Приложение 5.

Приложение 6.

Приложение 7.

Приложение 8.

Приложение 9.

Приложение 10.

Приложение 11.

Приложение 12.

Приложение 13.

Приложение 14. к п. 3.4.1 | ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

1. Государственный герб Российской Федерации

2. Эмблема Агентства

3. Наименование Министерства

4. Наименование Агентства

5. Наименование должности лица

6. Справочные данные об Агентстве

7. Наименование вида документа

8. Дата документа

9. Регистрационный номер документа

10. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа

11. Место составления (издания) документа

12. Гриф ограничения доступа к документу

13. Адресат

14. Гриф утверждения

15. Резолюция

16. Заголовок к тексту (краткое содержание документа)

17. Текст документа

18. Отметка о контроле

19. Отметка о приложении

20. Подпись

21. Отметка об электронной подписи

22. Гриф согласования документов

23. Виза

24. Печать

25. Отметка о заверении копии

26. Отметка об исполнителе

27. Отметка о поступлении документа

Приложение 15. к п. 4.5.9.1 | Образец оформления виз на проектах документов

Приложение 16. к п. 3.9.2.2 | ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТОВ ПРИКАЗОВ И РАСПОРЯЖЕНИЙ АГЕНТСТВА

Приложение 17. к п. 3.9.4.1 | ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛОВ ЗАСЕДАНИЙ (СОВЕЩАНИЙ)

Приложение 18. к п. 3.8.6.3 | ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ ТЕЛЕГРАММА

Приложение 19. к п. 4.5.8 | ТИПОВЫЕ СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В АГЕНТСТВЕ

Приложение 20. к п. 4.5.9.1 | СТРУКТУРА И СОДЕРЖАНИЕ ПРОЕКТОВ ДОКЛАДОВ ПРЕЗИДЕНТУ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ПРЕДСЕДАТЕЛЮ ПРАВИТЕЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ОБ ИСПОЛНЕНИИ ПОРУЧЕНИЙ

Приложение 21. к п. 8.1.3

Приложение 22. к п. 8.1.3

Приложение 23. к п. 8.1.7 | ПОРЯДОК ЗАПОЛНЕНИЯ ГРАФ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ АГЕНТСТВА

Приложение 24. к п. 8.2 | ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛ В УПРАВЛЕНИЯХ, УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ДЕЛ

Приложение 25. к п. 8.3.6

Приложение 26. к п. 8.3.6

Приложение 27. к п. 8.3.6 | ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ ОПИСЕЙ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Приложение 28. к п. 8.3.7 | ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДЕЛ И ПОДГОТОВКИ ДЕЛ К ПЕРЕДАЧЕ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ

Приложение 29. к п. 8.3.8

Приложение 30. к п. 8.3.8

Приложение 31. к п. 8.3.8 | ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела N ___________________

Приложение 32. к п. 8.4.1

Приложение 33. к п. 9.1.4 | Журнал учета печатей и штампов

Приложение 34. к п. 9.2.2 | Журнал учета поступления бланков

Приложение 35. к п. 9.2.3 | Отчет о количестве использованных бланков Агентства с изображением Государственного герба Российской Федерации Управления ____________________________________ (указать наименование) за _____________________________ (указать период)