4.5.8. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА

Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подпись (утверждение) руководству Агентства или управления, подготовку к пересылке адресату.

Начальник управления, указанный в резолюции документа первым (головной исполнитель), является ответственным за организацию исполнения поручения, и ему передается подлинник документа. Соисполнителям документа направляется копия документа.

Головной исполнитель документа несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

Соисполнители документа отвечают за своевременный и качественный анализ информации и представление головному исполнителю документа в установленные им сроки необходимых материалов.

Срок исполнения документов определяется в указаниях о его исполнении руководителем исходя из сроков, установленных законодательством Российской Федерации (приложение N 19 к настоящей Инструкции), или с учетом срока, установленного организацией, направившей документ.

Управления - исполнители документов представляют предложения об исполнении правительственных документов с указаниями руководителя Агентства об исполнении документа в зависимости от их содержания в виде:

докладов - ответов в вышестоящие органы государственной власти с проектами федеральных законов, указов Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации;

докладов - ответов в вышестоящие органы государственной власти;

согласованных проектов приказов и распоряжений Агентства, поручений, докладных записок о выполнении поручений.

Предложения о выполнении указаний об исполнении документа руководителя Агентства или заместителей руководителя к неправительственным документам управления представляют в виде ответов корреспондентам либо докладных записок о выполнении поручений.

Подготовленный на подпись руководителю Агентства (заместителю руководителя) проект документа начальник Административно-правового управления (помощник заместителя руководителя) обязан проверить в присутствии исполнителя документа содержание документа, правильность его оформления и завизировать. Документ представляется на подпись вместе с подлинниками необходимых материалов.

При представлении в Административно-правовое управление проекта документа на подпись руководителю Агентства с копиями необходимых материалов при утере оригинала к пакету документов прилагается докладная записка на имя начальника Административно-правового управления по факту утери оригиналов документов, подписанная начальником управления-исполнителя.

Документ считается исполненным, если проведены предусмотренные в документе мероприятия или рассмотрены по существу поставленные в нем вопросы, даны соответствующие письменные (устные) указания и о результатах сообщено автору документа (когда это требуется в соответствии с содержанием документа), а также если поставленные в документе вопросы решены в оперативном порядке.

Запросы по исполняемому документу в подведомственные и сторонние организации, а также промежуточные доклады о ходе исполнения не могут являться основанием для признания документа исполненным.

Исполненные документы незамедлительно представляются головным исполнителем в отдел документационного обеспечения и архивов Административно-правового управления для снятия с контроля.

Правительственные документы с копиями ответов или других материалов, которыми исполнены документы, возвращаются в отдел документационного обеспечения и архивов для формирования дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Неправительственные документы хранятся в делах управления, являющегося головным исполнителем документа.

После исполнения входящего документа на нем делается отметка об исполнении и его направлении в дело.

Об исполнении документа делается также отметка в СЭД Росжелдора.