1. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА

1.1. Инструкция по делопроизводству Федерального агентства железнодорожного транспорта (далее - Инструкция) разработана во исполнение пункта 11.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30, и в соответствии с пунктами 2.38 и 2.39 Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452, Положением о Федеральном агентстве железнодорожного транспорта, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июля 2004 г. N 397, Регламентом Федерального агентства железнодорожного транспорта, утвержденным приказом Росжелдора от 5 апреля 2005 г. N 11.

1.2. Настоящая Инструкция устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в деятельности Федерального агентства железнодорожного транспорта (далее - Агентство), совершенствования делопроизводства Агентства и повышения его эффективности.

1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий. Система электронного документооборота (далее - СЭД Росжелдора), применяемая в Агентстве, должна обеспечивать выполнение требований настоящей Инструкции.

1.4. Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Правила работы с секретными документами регламентируются специальной инструкцией.

1.5. Особенности работы с документами, содержащими сведения конфиденциального характера (служебные или ограниченного распространения, персональные данные), регулируются специальными актами (инструкциями, положениями, правилами).

1.6. Положения настоящей Инструкции к работе с кадровой, бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией применяются в части общих принципов работы с документами, а также организации текущего хранения документов и подготовки их к передаче на архивное хранение.

1.7. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Агентства (далее - управления) осуществляет Административно-правовое управление.

1.8. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в управлениях, своевременное и качественное исполнение документов, а также их сохранность возлагается на начальников управлений.

1.9. Непосредственная работа по документационному обеспечению в управлениях осуществляется работниками, ответственными за делопроизводство в управлениях (далее - делопроизводитель управления).

1.10. На делопроизводителя управления возлагаются следующие функции:

прием и регистрация поступающих в управление документов;

регистрация исходящих из управления документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;

контроль за прохождением документов в управлении;

выполнение справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;

подготовка для руководства управления справочной информации (сводок) об исполненных и о находящихся на исполнении документах;

ввод в СЭД Росжелдора информации о ходе и результатах исполнения документов;

проверка наличия документов, находящихся на исполнении у работников управления;

контроль за своевременным списанием в дела исполненных документов;

контроль за возвратом правительственных документов;

разработка номенклатуры дел управления;

подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;

проведение для вновь принятых в управление работников инструктажа по вопросам основ делопроизводства.

1.11. Передача в связи со служебной необходимостью заверенных копий архивных документов Агентства работникам сторонних организаций допускается по согласованию с Административно-правовым управлением на основании письменного запроса, а документов (копий документов) управлений - на основании решения руководства управлений.

Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов документов сторонним организациям допускается только по решению (с разрешения) соответствующих руководителей.

1.12. Передача служебной информации или документов Агентства представителям средств массовой информации осуществляется только по разрешению (поручению) руководителя Агентства или иного уполномоченного им лица.

1.13. Переписка между отделами (работниками) внутри управления, как правило, не допускается.

1.14. Работники Агентства персонально отвечают за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них на рассмотрении документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

В случае утраты документа руководитель структурного подразделения-исполнителя назначает служебное расследование, принимает меры к розыску подлинника документа и информирует об этом начальника Административно-правового управления, если документ зарегистрирован в отделе документационного обеспечения и архивов Административно-правового управления. В случае если подлинник документа не найден, руководителем структурного подразделения составляется акт об утрате документа, который утверждается руководителем Агентства (заместителем руководителя) и представляется в Административно-правовое управление вместе с заверенной в установленном порядке копией утраченного документа.

1.15. При уходе в отпуск, выезде в командировку, или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы делопроизводителю управления или другому работнику по указанию руководства управления.

При увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел может осуществляться по акту приема-передачи дел.

1.16. Вновь принятые работники, на которых возлагаются обязанности по ведению делопроизводства в управлении, обязаны в течение трех дней, начиная с даты поступления на работу, пройти в отделе документационного обеспечения и архивов Административно-правового управления инструктаж по ведению делопроизводства.

1.17. Изменения, вносимые в настоящую Инструкцию, утверждаются приказом Росжелдора после согласования с Росархивом.

1.18. При подготовке работниками Агентства проектов документов, представляемых на подпись Министру транспорта Российской Федерации или его заместителям (далее - руководство Министерства), необходимо руководствоваться требованиями Инструкции по делопроизводству Министерства транспорта Российской Федерации, утвержденной приказом Минтранса России от 11 января 2021 г. N 1.