7.4. Организация хранения документов
7.4. Организация хранения документов 
7.4.1. С момента заведения и до передачи в архив Агентства дела хранятся по месту их формирования.
Начальники управлений и делопроизводители управлений обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Документы, письма, обращения граждан, поступившие непосредственно в управления, хранятся в этих управлениях.
В управлениях также хранятся и неправительственные документы, поступившие к ним на исполнение или ознакомление с поручениями руководства Агентства.
7.4.2. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
7.4.3. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив Агентства.
Исполнители хранят у себя только документы, находящиеся у них на исполнении. Эти документы хранятся в запирающихся на ключ ящиках рабочего стола или шкафу.
7.4.4. Выдача дел другим управлениям производится с разрешения начальника Административно-правового управления. Выдача дел работникам управления для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается управление, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование работникам управлений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
7.4.5. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя Агентства или заместителя руководителя по соответствующим актам.
7.4.6. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководства Агентства с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника документа.
