4.1. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА

4.1.1. В процессе документооборота обеспечиваются:

прием и первичная обработка входящих документов;

предварительное рассмотрение входящих документов;

регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

рассмотрение документов руководством;

доведение документов до исполнителей;

подготовка проектов документов;

согласование проектов документов;

подписание проектов документов;

определение места хранения документа (копии документа) и включение документа (копии документа) в дело;

обработка и отправка исходящих документов.

При установлении требований к организации документооборота в Агентстве требуется исходить из следующих принципов:

централизации операций по приему и отправке документов;

распределения документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

организации предварительного рассмотрения поступающих документов;

исключения возвратов документа, не обусловленных необходимостью;

однократности регистрации документов;

устранения необоснованных согласований проектов документов;

регламентации операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

Документооборот Агентства организовывается с использованием СЭД Росжелдора и иных информационных систем, обеспечивающих работу с отдельными видами документов.

В соответствии с пунктом 3.2 Правил делопроизводства информационные системы Агентства, обеспечивающие работу с отдельными видами документов, должны быть интегрированы с СЭД Росжелдора в целях реализации функции отбора документов временного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения для передачи на хранение в архив Агентства и выделения к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли.

В соответствии с п. 3.3 Правил делопроизводства отдел документационного обеспечения и архивов Административно-правового управления, делопроизводители управлений, а также работники Агентства в соответствии с предоставленными им правами обеспечивают включение в СЭД Росжелдора документов (проектов документов), сведений о документах (проектах документов), сведений о рассмотрении и результатах исполнения документов (заполнение полей РК).

Организация движения документов и доступа к документам в условиях электронного документооборота осуществляется в соответствии с регламентированными маршрутами, разрабатываемыми Административно-правовым управлением и учитывающими условия и особенности технологической обработки документов с применением СЭД Росжелдора. Маршруты документопотоков должны быть оптимальными по затратам времени, не должны допускать дублирующих операций и возвратов, не обусловленных необходимостью.

4.1.2. В документообороте Агентства в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренние документы. В составе входящей документации выделяются правительственные документы, неправительственные документы, обращения граждан.

4.1.3. В составе входящей документации в соответствии с особенностями технологической обработки и маршрута выделяются:

документы, поступившие от Президента Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах, Правительства Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, правительственных комиссий, Совета Безопасности Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, сенаторов Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, межгосударственных советов, Интеграционного комитета, Межпарламентского комитета, Союза Беларуси и России;

документы, поступившие из межгосударственных органов, федеральных органов исполнительной власти, судебной власти (Конституционного Суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации), Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, средств массовой информации, организаций стран Содружества независимых государств и иностранных государств и др.;

обращения граждан.

4.1.4. В Агентстве доставку и отправку документов средствами почтовой связи, фельдъегерской связи, телеграфной связи, с использованием системы МЭДО обеспечивает Административно-правовое управление.

4.1.5. Отправка документов (писем) с использованием факсимильной связи, электронной почты осуществляется исполнителями документов по решению руководителя управления.

4.1.6. Документооборот в Агентстве организовывается с использованием СЭД Росжелдора, в которую включаются электронные документы (без предварительного документирования на бумажном носителе) и электронные копии документов, поступающие в Агентство, а также внутренние электронные документы и электронные копии документов.

4.1.7. В процессе подготовки документов в СЭД Росжелдора должны соблюдаться общие требования к оформлению служебных документов и требования настоящей Инструкции.

4.1.8. В СЭД Росжелдора создаются, обрабатываются, хранятся документы (электронные копии документов), составляющие бумажный и электронный документооборот.

4.1.9. Документ в электронном виде должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.

4.1.10. Для документов, имеющих гриф ограничения доступа и содержащих персональные данные или иную информацию, предполагающую ограниченный доступ, в СЭД Росжелдора заполняется РК документа с регистрационными данными и ставится пометка "ДСП", при этом электронная копия документа к РК не прикрепляется. Информация о движении и исполнении документа вносится в РК документа в соответствии с резолюциями на бумажном носителе.

4.1.11. При обмене документами в электронном виде участникам электронного документооборота поступает на рассмотрение (согласование, подписание) РК с прикрепленным документом в электронном виде, подписанным ЭП, или прикрепленной отсканированной электронной копией документа.

4.1.12. Документы в электронном виде создаются в СЭД Росжелдора с использованием ЭП. Электронной подписью обладают должностные лица, которые имеют право подписи.

4.1.13. Если документ в электронном виде, подписанный ЭП, должен быть оформлен на бумажном носителе, то он распечатывается и передается на подпись. Лицо, передающее документ на подпись, проверяет идентичность документа в электронном виде и аналога на бумажном носителе и для подтверждения соответствия бумажного экземпляра документу в электронном виде при необходимости распечатывает лист согласования, в котором указано использование ЭП.

4.1.14. Документы в электронном виде группируются в СЭД Росжелдора в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

4.1.15. Документы в электронном виде после их исполнения подлежат хранению в СЭД Росжелдора в течение сроков, предусмотренных в номенклатуре дел. Хранение документов в электронном виде должно сопровождаться хранением соответствующих сертификатов ключей ЭП и программного обеспечения, обеспечивающего возможность проверки ЭП.