3.9.4. Протокол заседания (совещания)
3.9.4. Протокол заседания (совещания) 
3.9.4.1. Протокол заседания (совещания) - документ, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на совещаниях, заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и других органов.
Решения коллегии Агентства оформляются в виде постановления, решения других коллегиальных органов Агентства - в виде протокола.
Проекты протоколов совещаний, проводимых руководителем Агентства или заместителями руководителя, составляются управлениями, ответственными за подготовку материалов к соответствующему совещанию.
Порядок оформления протоколов заседаний (совещаний) указан в приложении N 17 к настоящей Инструкции.
3.9.4.2. Проект протокола представляется на подпись руководителю Агентства (заместителю руководителя), как правило, в течение суток после окончания совещания.
Проект протокола визируется исполнителем документа и начальником управления, ответственного за подготовку материалов к совещанию.
Проект протокола совещания, проводимого руководителем Агентства, визируется заместителем руководителя в соответствии с распределением обязанностей и ответственным должностным лицом Административно-правового управления.
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта протокола.
Протокол подписывается председательствовавшим на совещании собственноручной подписью.
Если к протоколу прилагаются какие-либо материалы, то об этом производится соответствующая запись в решении.
Визирование проекта постановления коллегии Агентства осуществляется аналогично визированию протоколов.
3.9.4.3. После подписания руководством Агентства протокол (и его электронная версия) незамедлительно представляется на регистрацию:
за подписью руководителя Агентства - в Административно-правовое управление;
за подписью заместителя руководителя - в соответствующий секретариат заместителя руководителя;
за подписью руководства Агентства (как председателей советов, комиссий) - в секретариаты советов, комиссий;
за подписью руководства управления - в секретариат управления.
3.9.4.4. После регистрации протокол доводится до участников совещания, подключенных к СЭД Росжелдора, в электронном виде.
Управление, ответственное за проведение совещания и подготовившее протокол, осуществляет рассылку копий документа на бумажных носителях участникам совещания, а также заинтересованным организациям и должностным лицам, не подключенным к СЭД Росжелдора.
К протоколу совещания составляется указатель рассылки, который подписывается исполнителем документа и начальником управления, ответственного за подготовку совещания.
Рассылка копий протокола осуществляется в течение суток после его регистрации, а при наличии в нем срочных или оперативных поручений - незамедлительно.
После рассылки копий протокола совещания, проведенного Агентством, указатель рассылки (копия) представляется в Административно-правовое управление.
Рассылку постановления коллегии Агентства всем ее членам осуществляет Административно-правовое управление.
Рассылка копий постановления коллегии Агентства осуществляется в пятидневный срок с момента его подписания.
3.9.4.5. На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченного распространения, проставляются отметка о конфиденциальности "Для служебного пользования" и номер экземпляра.
3.9.4.6. Подлинники протоколов совещаний, проведенных руководителем Агентства, а также постановлений коллегии Агентства хранятся в Административно-правовом управлении, заместителями руководителя - в соответствующих секретариатах заместителей руководителя.
Подлинники протоколов совещаний, проведенных руководством Агентства как председателями советов, комиссий, хранятся в секретариатах советов, комиссий.
Порядок подготовки материалов, представляемых для рассмотрения на заседаниях коллегиальных органов Агентства, а также правила оформления их решений (протоколов, постановлений) определяются положениями об этих органах и должны соответствовать правилам, установленным настоящей Инструкцией.
3.9.4.7. Постановления коллегии Агентства и протоколы печатаются на бланках установленной формы размером шрифта N 14.
3.9.4.8. Протоколы совместных с другими федеральными органами исполнительной власти совещаний, заседаний печатаются на стандартных листах бумаги формата А4.
Протоколы совместных заседаний, подписанные руководителями нескольких органов государственной власти (организаций), имеют составные номера, включающие регистрационные номера протоколов каждого органа государственной власти (организации), проставляемые через косую черту в порядке расположения подписей руководителей. В зависимости от количества подписей протокол составляется в нескольких экземплярах (подлинниках). При этом если руководитель Агентства указан первым, после подписи на подлинниках ставятся регистрационный номер и косая черта. Копия подписанного протокола остается в Административно-правовом управлении, а подлинники направляются исполнителем документа в указанные ведомства на подпись руководителям. После присвоения протоколам очередного номера (либо нескольких номеров) исполнитель документа возвращает в Административно-правовое управление один подлинник протокола (визовый экземпляр) со всеми подписями и номерами (остальные подлинники остаются в соответствующих ведомствах). Процедура сбора подписей и присвоения номеров в данном случае должна длиться не более 10 дней. За своевременность и правильность осуществления данной процедуры исполнитель документа несет персональную ответственность.
