4.4. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА

4.4.1. Основой построения СЭД Росжелдора в Агентстве является регистрация документов - запись необходимых сведений (данных) о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Документы передаются на регистрацию только после их предварительного рассмотрения.

Соответствующие сведения о поступающем документе вносятся в заводимую в СЭД Росжелдора РК документа.

При регистрации документов, поступивших по каналам МЭДО, необходима проверка действительности усиленной квалифицированной ЭП электронных документов.

В случае признания ЭП недействительной регистратором по каналам МЭДО направляется уведомление отправителю письма об отказе в регистрации с указанием причины отказа.

Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, то для доклада руководству подбираются и прикладываются к поступившему документу справочные данные из СЭД Росжелдора.

4.4.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые документы - внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

4.4.3. В отделе документационного обеспечения и архивов Административно-правового управления регистрируются следующие документы:

документы, поступающие из органов государственной власти, а также документы, адресованные в Агентство (без указания должностного лица), руководителю Агентства, заместителям руководителя и исходящие документы за подписью руководителя Агентства или заместителей руководителя;

внутренние документы, подготовленные для доклада заместителям руководителя, - как входящие документы;

внутренние документы за подписью заместителей руководителя, подготовленные для доклада руководителю Агентства, - как входящие документы;

приказы и распоряжения Агентства по основной деятельности Агентства, поручения.

4.4.4. Документы, не подлежащие регистрации в отделе документационного обеспечения и архивов Административно-правового управления:

бухгалтерские документы (расчетно-платежные);

документы без подписи;

кадровые приказы Агентства;

доверенности;

государственные контракты, договоры, соглашения;

планы, ведомости;

заявления работников Агентства;

справки, копии документов, направляемые для сведения;

научные отчеты;

книги, периодические издания, статьи из них;

письма граждан (за исключением поступающих в адрес заместителей руководителя Агентства);

приглашения на встречи, приемы и выставки;

поздравления, соболезнования;

рекламные проспекты, информационно-справочные материалы;

технические задания на зарубежные командировки;

формы отчетности (годовые, квартальные), представляемые на основании запросов.

Письма граждан регистрируются в отделе документационного обеспечения и архивов Административно-правового управления и формируются в дела отдельно от других документов Агентства.

4.4.5. Входящие документы, адресованные управлениям, и исходящие документы за подписью руководства управлений регистрируются делопроизводителями управлений.

4.4.6. Входящие документы регистрируются в день их поступления или на следующий рабочий день, если законодательством Российской Федерации не установлено иное.

Внутренние документы, подготовленные для доклада руководителю Агентства, регистрируются после их визирования руководством Административно-правового управления.

4.4.7. На входящих документах на бумажных носителях, подлежащих регистрации в отделе документационного обеспечения и архивов Административно-правового управления, на поле в правой нижней части первого листа документа ставится соответствующий регистрационный штамп установленного образца и вписываются входящий номер и дата.

На каждом документе должен быть только штамп первоначальной регистрации. При передаче зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется. Все последующие отметки делаются в СЭД Росжелдора.

4.4.8 Электронные копии отсканированных документов на бумажном носителе, адресованных руководителю Агентства, в Агентство (без указания должностного лица), регистрируются в СЭД Росжелдора работниками отдела документационного обеспечения и архивов Административно-правового управления.

4.4.9. Пакеты с правительственными документами, доставленные фельдъегерской связью непосредственно в отдел документационного обеспечения и архивов Административно-правового управления, вскрываются, после чего документы сканируются и регистрируются в СЭД Росжелдора.

На полученном оригинале документа на бумажном носителе проставляется регистрационный номер.

Документы, поступившие в СЭД Росжелдора по каналам МЭДО, регистрируются работниками отдела документационного обеспечения и архивов Административно-правового управления непосредственно из системы.

Поступающие через факсимильную связь, а также по электронной почте служебные (деловые) письма рассматриваются как официальный документ только при наличии следующих реквизитов: дата, исходящий номер, подпись и расшифровка подписи.

При регистрации электронного сообщения в СЭД Росжелдора реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут быть использованы для заполнения полей РК поступившего электронного документа.

4.4.10. При получении бумажного оригинала документа работник отдела документационного обеспечения и архивов Административно-правового управления формирует в СЭД Росжелдора РК входящего документа. В РК указываются реквизиты документа, ссылки на связанные документы, выполняется регистрация документа в СЭД Росжелдора. Некоторые поля РК заполняются путем выбора значений из справочников, а остальные поля - вручную (с клавиатуры). Осуществляется проверка на повторность: если обращение повторное, то в РК указывается связка с первичным обращением.

Регистрация бумажных оригиналов включает в себя создание электронных копий документов, их прикрепление к РК. На бумажном оригинале проставляется регистрационный штамп с указанием даты и входящего регистрационного номера документа. Если документ получен по электронной почте, электронная копия документа из электронного письма не распечатывается и обрабатывается как электронное обращение, при наличии вложенного файла в электронном сообщении файл также прикрепляется к РК.

4.4.11. В отделе документационного обеспечения и архивов Административно-правового управления регистрационный номер входящего документа состоит из буквенного индекса, через тире - номера дела по номенклатуре, через косую черту - порядкового номера, например: АУ-12/4157, где АУ - буквенный индекс, 12 - номер по номенклатуре, 4157 - порядковый номер.

Порядок проставления регистрационного номера на приказах (распоряжениях) Агентства и протоколах указан соответственно в приложениях N 16, 17 к настоящей Инструкции.