3.9.1. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА

Управленческая деятельность Агентства в соответствии с законодательством Российской Федерации обеспечивается системой взаимосвязанных организационно-распорядительных документов Агентства, издаваемых в пределах его компетенции, в том числе совместно с другими федеральными органами исполнительной власти (приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции, протоколы, акты, служебные (деловые) письма, телеграммы и другие служебные документы), и составляющих документационную базу Агентства.

Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в постановлениях коллегии Агентства, протоколах заседаний координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.

Взаимные обязательства Агентства с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и других документов.

В зависимости от конкретных задач управления в деятельности Агентства создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.

Документы организационного и информационно-аналитического характера (протоколы, доклады, справки, служебные (деловые) письма и т.п.) издаются Агентством и управлениями в пределах их компетенции (полномочий) и сфер ведения, предусмотренных в соответствии с положениями о них.

В установленных законодательством Российской Федерации случаях в Агентстве могут издаваться совместно с другими органами государственной власти акты по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение и др.).

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать основные правила, обеспечивающие:

придание документу юридической силы (свойство официального документа, который соответствует законодательству Российской Федерации, компетенции издавшего его органа и установленному порядку оформления);

использование документа в качестве источника информации;

реальность исполнения документа;

обеспечение возможности оперативного поиска документа и контроля за его исполнением.

Документ должен быть ясным, кратким и тщательно отредактированным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Издаваемые документы должны быть всесторонне обоснованы, согласованы с соответствующими структурными подразделениями и должностными лицами, а также оформлены согласно настоящей Инструкции.

Состав электронных документов, создаваемых в Агентстве, устанавливается в соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 2 апреля 2015 г. N 583-р и на основе перечня документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности Агентства, утверждаемого руководителем Агентства и согласуемого с Росархивом.

Инструкция устанавливает требования к подготовке отдельных видов документов.