4.10. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции
4.10. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции 
4.10.1. Входящая иностранная корреспонденция регистрируется в отделе документационного обеспечения и архивов в установленном порядке.
4.10.2. Переписка Агентства с зарубежными странами, представительствами, посольствами, международными организациями и частными лицами иностранных государств ведется за подписью руководителя Агентства или заместителей руководителя на бланке установленной формы (приложение N 13 к настоящей Инструкции).
4.10.3. Руководитель Агентства может делегировать право подписи служебных (деловых) писем зарубежным адресатам начальникам управлений - по вопросам, находящимся в их компетенции. Данное право должно быть оговорено в поручении руководителя Агентства.
4.10.4. Служебные (деловые) письма зарубежным корреспондентам печатаются на русском языке с приложением текста неофициального перевода на иностранном языке. На тексте перевода справа в верхнем углу документа обязательно указывается: "Неофициальный перевод".
Письма печатаются в двух экземплярах. Первый экземпляр - подлинник письма, оформленный на бланке установленной формы, второй экземпляр - копия письма с визами.
Подготовленные письма обязательно согласовываются с Департаментом международного сотрудничества Минтранса России.
4.10.5. Оформление служебных (деловых) писем производится с учетом следующих требований:
реквизит "Адресат" включает инициал имени и фамилию; наименование должности адресата; наименование организации, номер дома; название улицы; населенного пункта; почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута; название страны.
Если письмо адресуется организации, то сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес.
Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указывается его имя (инициал имени), фамилия, наименование должности, наименование организации, затем почтовый адрес.
Дата письма и регистрационный номер проставляются в соответствии с расположением этих реквизитов на бланке письма. Дата оформляется словесно-цифровым способом.
Реквизит "Адресат" печатается слева в верхнем углу бланка письма через 3 межстрочных интервала ниже номера письма.
Заголовок к тексту документа в письмах к зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом.
Текст письма принято составлять от первого лица. Местоимение "мы" не употребляется. Текст письма начинается с обращения/приветствия "Уважаемые господа" или "Уважаемый г-н/г-жа Председатель" без указания фамилии. После приветствия восклицательный знак не ставится, а ставится запятая.
Обращение "Глубокоуважаемый(ая)" допускается использовать лишь в письме к русскоговорящему адресату.
Текст письма принято заканчивать фразами вежливости, которые пишутся подписывающим письмо лично, например: "С наилучшими пожеланиями", "Искренне Ваш".
При наличии приложения к письму отметка о приложении делается под текстом письма и оформляется так же, как и для служебных (деловых) писем.
Реквизит "Подпись" включает наименование должности лица, подписавшего письмо, личную подпись и расшифровку подписи. Реквизит "Подпись" печатается под текстом письма или под реквизитом "Отметка о наличии приложений".
Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем документа.
Реквизит "Отметка об исполнителе" на подлиннике письма не оформляется, а указывается на копии письма с визами, остающегося в деле.
4.10.6. В случае если исполнитель документа не имеет точного и правильного адреса корреспондента на иностранном языке, он должен получить эти данные в Департаменте международного сотрудничества Минтранса России.
Письма за подписью руководителя Агентства или заместителя руководителя направляются в адрес руководства органов исполнительной власти иностранных государств и международных организаций только через Министерство иностранных дел Российской Федерации с сопроводительным письмом, которое готовится управлением-исполнителем с обязательным согласованием в Департаменте международного сотрудничества Минтранса России.
Отправка писем почтой производится через Экспедицию.
