8.2. Формирование дел и их текущее хранение
8.2. Формирование дел и их текущее хранение 
Формирование дел - группирование исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Принцип формирования дел: централизованное - в отделе документационного обеспечения и архивов Административно-правового управления; децентрализованное - в управлениях Агентства.
Формирование дел в Агентстве осуществляют управления силами работников, ответственных за делопроизводство (делопроизводители управлений).
Контроль за формированием дел в Агентстве осуществляет Административно-правовое управление.
Место текущего хранения дел: отдел документационного обеспечения и архивов Административно-правового управления или управление Агентства.
Срок передачи работником исполненного документа в дело составляет не более 10 дней.
К основным принципам (правилам) формирования дел относятся следующие:
в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел;
документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно;
в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);
в дело включается по одному экземпляру каждого документа;
приложения включаются в дело вместе с основным документом (приложения объемом свыше 150 листов могут выделяться в отдельный том дела);
факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской;
в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных); по объему дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй и последующие тома.
При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначения номера тома и, при необходимости, заголовка тома;
документы внутри дела располагаются в хронологической (сверху вниз), вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Порядок формирования дел в управлениях, учета и хранения дел указан в приложении N 24 к настоящей Инструкции.
