4.9. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА

4.9.1. Регистрация документов - запись необходимых сведений (данных) о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

4.9.2. Приказы и распоряжения Агентства по основной деятельности регистрируются и хранятся в отделе документационного обеспечения и архивов Административно-правового управления.

4.9.3. Приказы Агентства по личному составу и награждениях регистрируются и хранятся в отделе кадров и государственной службы Административно-правового управления.

4.9.4. Постановления коллегии Агентства и протоколы заседаний и совещаний, проводимых руководителем Агентства или лицом, его замещающим, регистрируются и хранятся в отделе документационного обеспечения и архивов Административно-правового управления.

4.9.5. Протоколы заседаний и совещаний, проводимых заместителями руководителя, регистрируются и хранятся в секретариатах заместителей руководителя.

4.9.6. Протоколы заседаний и совещаний, проводимых в управлениях, регистрируются и хранятся в управлениях.

4.9.7. Гражданско-правовые договоры регистрируются и хранятся в Административно-правовом управлении.

4.9.8. Технические задания на зарубежные командировки регистрируются и хранятся в отделе кадров и государственной службы Административно-правового управления.

4.9.9. Протоколы заседаний иных органов регистрируются и хранятся в управлениях, координирующих работу этих органов.

4.9.10. Доверенности, выдаваемые от имени Агентства, оформляются на бланке письма Агентства (приложение N 1 к настоящей Инструкции) и регистрируются в Административно-правовом управлении.

4.9.11. Внутренние информационно-справочные документы (докладные, служебные, аналитические записки, справки и др.), направляемые руководителю Агентства, регистрируются в подразделении Агентства, являющимся исполнителем документа.

4.9.12. Передача зарегистрированных документов между управлениями осуществляется через отдел документационного обеспечения и архивов Административно-правового управления.

4.9.13. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

4.9.14. Внутренняя переписка (письма) в СЭД Росжелдора за подписью руководства управлений (самостоятельных отделов) Агентства создается и регистрируется в управлениях (самостоятельных отделах) Агентства. При регистрации внутренних документов, имеющих гриф ограничения доступа, электронная копия документа к РК не прикрепляется.

4.9.15. Внутренние документы в СЭД Росжелдора (служебные записки, докладные записки, объяснительные записки) за подписью заместителей руководителя создаются в электронном виде и регистрируются в отделе документационного обеспечения и архивов Административно-правового управления.

4.9.16. Внутренние документы, подписанные помощниками руководителя Агентства, регистрируются ими в СЭД Росжелдора самостоятельно (после предварительной настройки СЭД по заявке в службу поддержки).

4.9.17. Объяснительные записки по кадровым вопросам не создаются в электронной форме и хранятся в личных делах работников.

4.9.18. Передача зарегистрированных внутренних документов между управлениями Агентства осуществляется посредством СЭД Росжелдора. Далее документы направляются согласно указаниям по исполнению документов в РК.

4.9.19. Регистрация докладных записок на имя руководителя Агентства, заместителя руководителя Агентства.

4.9.19.1. Подготовленные и согласованные (порядок согласования изложен выше) докладные записки руководителю Агентства визируются уполномоченным помощником руководителя Агентства. Информация о контроле рассылается всем должностным лицам согласно указанию по исполнению документа.

4.9.19.2. Подготовленные и согласованные докладные записки заместителям руководителя направляются заместителю руководителя в мобильный офис.

4.9.19.3. Объем докладной записки на имя руководителя Агентства не должен превышать 1 - 2 страниц, записка должна содержать конкретные предложения и выводы, выделенные жирным шрифтом.

4.9.19.4. Докладные записки об изменении исполнителей поручений, содержащихся в протоколах проведенных руководителем Агентства совещаний, а также об изменении головных исполнителей должны содержать информацию о предварительном согласовании предложений с руководителями причастных подразделений Агентства.

4.9.19.5. Регистрация докладных записок руководителю Агентства при его нахождении в отпуске, командировке не производится. В случае крайней необходимости (срочности) докладные записки адресуются должностному лицу, исполняющему обязанности руководителя Агентства. В исключительных случаях указание о регистрации докладной записки дается начальником Административно-правового управления.

4.9.19.6. Регистрация документов (докладных записок), не завизированных уполномоченным помощником руководителя Агентства, не производится. В исключительных случаях указание о регистрации документов дается начальником Административно-правового управления.