4.6. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА

4.6.1. Документы отправляются из Агентства только после того, как им присвоены исходящие номера. Соответствующие данные вводятся в СЭД Росжелдора.

Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с установленными в Агентстве правилами, а также за согласование проекта документа с заинтересованными органами государственной власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Агентства (внутреннее согласование) возлагается на управление - исполнитель документа.

Проекты документов Агентства готовятся на бланках установленной формы; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

4.6.2. До представления документа на подпись руководству Агентства исполнитель документа проверяет правильность оформления и адресации документа, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленного документа, готовит указатель рассылки документа.

4.6.3. Проекты документов визируются начальником управления (при необходимости - руководителями других структурных подразделений); визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа в нижней его части, на втором экземпляре (копии) документа или на листе согласования документа.

4.6.4. Проекты исходящих служебных (деловых) писем передаются на подпись заместителю руководителя Агентства через его помощника.

4.6.5. Перед подписанием исходящего документа заместителем руководителя помощник заместителя руководителя обязан проверять правильность оформления письма, четкость и грамотность его редакции, отсутствие ошибок, наличие виз согласования документа и писем - согласований документа всех заинтересованных в исполнении документа и заверять своей подписью визовый экземпляр документа либо делать соответствующую отметку в РК документа.

4.6.6. Подписанный документ на бумажном носителе передается исполнителю документа для передачи на регистрацию и отправку в отдел документационного обеспечения и архивов Административно-правового управления. Вместе с подлинником документа представляется необходимое количество копий документа (одна копия с визами - для отдела документационного обеспечения и архивов Административно-правового управления, по одной копии - для секретариата заместителя руководителя и управления - исполнителя документа).

4.6.7. Заместители руководителя при исполнении ими обязанностей руководителя Агентства в целях исключения срыва сроков исполнения поручений (указаний) Президента Российской Федерации и поручений Правительства Российской Федерации:

лично контролируют подготовку проектов писем на имя Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, в адрес Правительства Российской Федерации (с приложением проекта доклада Президенту Российской Федерации, Председателю Правительства Российской Федерации) с учетом сроков и статуса исполнения поручений (указаний);

рассматривают их в приоритетном порядке;

не допускают случаев возврата проектов документов не завизированными или неподписанными. Причины, по которым документы не были рассмотрены, завизированы или подписаны, должны быть изложены письменно и внесены в СЭД Росжелдора.

4.6.8. Помощники заместителей руководителя несут персональную ответственность за проверку в процессе согласования (визирования) проектов документов, подлежащих представлению на подпись лицу, исполняющему обязанности руководителя Агентства, четкости и грамотности редакции, смысловой нагрузки, наличия виз или писем-согласований, основания документа, ссылок на предыдущий доклад (при наличии).

4.6.9. При поступлении документов для согласования (визирования) или подписания помощники заместителей руководителя не допускают задержек в их доведении до заместителей руководителя, контролируют наличие и правильность заполнения исполнителем РК документов и листов согласования этих документов. При их отсутствии или неправильном заполнении возвращают документы исполнителю на доработку.

4.6.10. Заместители руководителя Агентства, в целях сокращения сроков подготовки, согласования и подписания исходящих документов в соответствии с приказом Агентства "О распределении обязанностей между руководителем Агентства и заместителями руководителя Агентства", подписывают:

письма, адресованные в Администрацию Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации, главам субъектов Российской Федерации, за исключением случаев, предусмотренных положениями федеральных законов Российской Федерации, иных регламентирующих документов;

инициативные письма, адресованные заместителям Председателя Правительства Российской Федерации, в Правительство Российской Федерации, кроме подготовленных по поручению Министра;

доклады в Правительство Российской Федерации, письма в Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, подготовленные в соответствии с протоколами оперативных совещаний (при отсутствии в протоколе записи "подготовить за подписью руководителя Агентства");

все телеграммы, кроме подготовленных по поручению руководителя Агентства;

письма, оформленные на бланках служебного (делового) письма Агентства зарубежным адресатам.

4.6.11. Заместителям руководителя при подготовке докладов об исполнении поручений Президента Российской Федерации по обращениям глав субъектов Российской Федерации, адресованным Президенту Российской Федерации, проекты докладов до их подписания согласовывать, в том числе по телефону, с главами субъектов Российской Федерации.

О предварительном согласовании позиции Агентства, изложенной в докладе Президенту Российской Федерации, с главой субъекта Российской Федерации указывать в докладе.