4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов
4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов 
4.2.1. Доставка документов в Агентство осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской, телеграфной связи, в электронном виде по каналам МЭДО, электронной почтой.
С помощью почтовой связи в Агентство доставляется корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатных изданий.
По каналам электрической связи поступают факсограммы (получаемая на бумажном носителе копия документа, переданного по каналам факсимильной связи), телефонограммы, электронные сообщения.
4.2.2. Прием всех поступающих в Агентство документов на бумажных носителях осуществляется централизованно в отделе документационного обеспечения и архивов Административно-правового управления специалистом экспедиционной обработки документов (далее - Экспедиция).
Документы, доставляемые фельдъегерской связью из органов государственной власти, принимаются в отделе документационного обеспечения и архивов Административно-правового управления.
Поступающие правительственные документы принимаются под расписку: в рабочее время - работником отдела документационного обеспечения и архивов Административно-правового управления, в вечернее время и в выходные дни - ответственным дежурным по Агентству.
4.2.3. При приеме корреспонденции проверяется соответствие адреса и целостность конвертов или другой упаковки, а также печатей (пломб).
Принятые Экспедицией конверты (пакеты) с документами вскрываются, проверяется наличие вложенных документов и приложений, соответствие адресов.
Не подлежат вскрытию в Экспедиции конверты (пакеты), адресованные должностным лицам Агентства с пометкой "Лично", управлениям.
При обнаружении повреждения, отсутствия в конверте (пакете) документа или приложений к нему, подписи на документе, несоответствия номера, указанного на конверте, номеру документа, об этом сообщается отправителю документа и при необходимости составляется акт в двух экземплярах, один из которых остается в Экспедиции, второй посылается отправителю документа.
Ошибочно поступившие документы немедленно пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю документа с сопроводительным письмом.
4.2.4. Конверты после проверки уничтожаются в установленном порядке. В случаях, когда только по конверту можно установить адрес отправителя документа или когда дата почтового штемпеля может подтвердить время отправления и получения документа, конверты не уничтожаются.
Конверты с предложениями, заявлениями и обращениями граждан, а также с материалами, направляемыми в Административно-правовое управление, сохраняются во всех случаях.
4.2.5. Все документы и обращения граждан на бумажных носителях, доставленные в Агентство ФГУП "Почта России", фельдсвязью, курьерами, поступают в отдел документационного обеспечения и архивов Административно-правового управления, где сканируются (за исключением адресованных в управления) в целях последующего прикрепления электронных копий к РК.
4.2.6. Документы, имеющие гриф ограничения доступа, приложения нестандартных размеров, сброшюрованные, а также наградные, визовые и т.п. регистрируются в СЭД Росжелдора без сканирования.
4.2.7. Обращения граждан, адресованные руководству Агентства, в Агентство (без указания должностного лица) направляются из Экспедиции в отдел документационного обеспечения и архивов Административно-правового управления для регистрации в СЭД Росжелдора, последующего рассмотрения и доведения по принадлежности.
4.2.8. Документы, адресованные в управления, получают делопроизводители управлений в Экспедиции два раза в день по установленному графику.
4.2.9. Письма (факсограммы) на иностранном языке (без перевода), адресованные в Агентство (без указания должностного лица), руководителю Агентства, после регистрации в отделе документационного обеспечения и архивов Административно-правового управления докладываются начальнику Административно-правового управления для определения дальнейшего порядка исполнения указанных писем (факсограмм).
4.2.10. Поступившая в Агентство на имя руководства Агентства срочная корреспонденция с пометками "Весьма срочно", "Срочно", "Вручить немедленно" и телеграммы доставляются по назначению немедленно.
О поступлении срочной корреспонденции, адресованной управлениям, сообщается делопроизводителям управлений.
4.2.11. Поступившие телеграммы принимаются в Экспедиции под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и служебные (деловые) письма, а затем передаются на рассмотрение руководству Агентства для направления на исполнение.
4.2.12. Прием электронных документов, поступивших по каналам МЭДО из других органов власти и организаций, осуществляется отделом документационного обеспечения и архивов Административно-правового управления в случае, если они адресованы руководителю Агентства, заместителям руководителя, в Агентство (без указания должностного лица), и управлениями, если письмо адресовано начальнику управления либо в управление.
