В электронной трудовой книжке указана неправильная должность, дата или причина увольнения: как исправить запись

Не ориентируйтесь только на короткую карточку в приложении Госуслуг. Закажите услугу «Выписка из электронной трудовой книжки» и скачайте документ СТД-СФР.

Проверьте по спорному периоду:

• полное наименование работодателя;
• дату приема, перевода или увольнения;
• должность и структурное подразделение;
• код выполняемой функции;
• основание и формулировку увольнения;
• реквизиты приказа или другого кадрового документа.

СТД-СФР формируется по данным, которые работодатели передали в Социальный фонд. СТД-Р, выданная организацией, показывает сведения только за период работы у конкретного работодателя.

Если документы различаются, сохраните обе версии. Это поможет показать, что кадровые бумаги организации содержат правильные данные, а в СФР была направлена ошибочная отчетность.

Об отличиях этих документов и порядке их получения рассказано в материале о том, что делать, если работодатель не выдал трудовую книжку или СТД-Р.

Кто обязан исправить электронную запись

Работодатель формирует сведения о трудовой деятельности и передает их в СФР. Поэтому исправлять должность, дату приема, перевод или увольнение должен тот работодатель, который внес неправильные сведения.

Такая обязанность прямо установлена статьей 66.1 ТК РФ. Основанием служит письменное заявление работника.

Новый работодатель не вправе исправить запись предыдущей организации. Он может принять СТД-СФР, бумажную трудовую книжку и другие документы, но не может подать отменяющую ЕФС-1 за чужой период работы.

Если ошибка относится к бывшему работодателю, обращаться нужно именно к нему. Прекращение трудового договора не освобождает организацию от обязанности исправить ранее переданные сведения.

При реорганизации требование направляют правопреемнику. Приложите документы о прежнем наименовании организации и сведения о проведенной реорганизации.

Как работодатель исправляет ЕФС-1

Сейчас сведения электронной трудовой книжки передаются в составе подраздела 1.1 формы ЕФС-1.

Если ранее поданная запись полностью ошибочна, работодатель повторяет первоначальные сведения и ставит знак «X» в графе «Признак отмены записи». После этого при необходимости передается новая строка с правильной должностью, датой или формулировкой увольнения.

Например, в СФР была направлена запись:

Фактически трудовой договор прекращен 15 июня. Работодатель должен отменить первоначальное мероприятие и передать новое увольнение с правильной датой.

Просто отправить вторую строку без отмены первой недостаточно. В электронной трудовой книжке могут остаться два увольнения или две должности.

Если кадровое мероприятие вообще не происходило, например человек не увольнялся, после отмены ошибочной строки новая запись не создается.

Как исправляется неправильная должность

Сначала сравните электронную запись с трудовым договором, дополнительными соглашениями, приказом о приеме или переводе и штатным расписанием.

Если в документах написано «ведущий юрисконсульт», а в ЕФС-1 указано «юрисконсульт», речь идет об ошибке отчетности. Работодатель отменяет неправильное мероприятие и передает сведения с точным наименованием должности.

Сложнее ситуация, когда в трудовом договоре и приказе указана одна должность, но человек фактически выполнял другую работу. Исправление электронной строки само по себе не меняет содержание трудового договора.

Работнику придется доказать реальную трудовую функцию, перевод или изменение условий работы. Пригодятся переписка, пропуск, должностная инструкция, табели, служебные задания, расчетные листки и показания коллег.

Если трудовой договор вообще не оформлялся, используйте порядок из статьи о том, как доказать трудовые отношения и добиться официального оформления работы.

Неправильная должность может влиять на подтверждение специального стажа, льгот, квалификации и права на досрочную пенсию. Поэтому ошибку лучше исправлять сразу, не откладывая до назначения выплаты.

Неправильная дата увольнения

Проверьте дату в заявлении работника, соглашении сторон, приказе, табеле, расчетных документах и СТД-Р.

Если приказ содержит правильную дату, но кадровик ошибся при заполнении ЕФС-1, достаточно исправить отчетность.

Если неправильная дата указана уже в приказе, сначала нужно изменить сам кадровый документ. Работодатель вправе исправить очевидную техническую ошибку и издать соответствующий приказ.

Когда стороны спорят о том, в какой день должен был прекратиться договор, одной корректировки ЕФС-1 недостаточно. Например, работодатель считает днем увольнения 10 августа, а работник утверждает, что заявление было отозвано или срок предупреждения истекал позднее.

Неверная причина увольнения

Основание и причина прекращения договора должны точно соответствовать ТК РФ или другому федеральному закону. Обязательно указываются статья, часть и пункт нормы.

Это предусмотрено статьей 84.1 ТК РФ.

Нужно различать две ситуации.

В первой приказ оформлен правильно, но при передаче ЕФС-1 выбран другой код или искажена формулировка. Это техническая ошибка, которую работодатель обязан исправить.

Во второй работник не согласен с самим приказом. Например, его уволили за прогул, хотя отсутствие было уважительным, либо указали собственное желание при фактическом сокращении.

Такой спор нельзя решить простой заменой строки в СФР. Нужно добиваться отмены или изменения приказа работодателем, трудовой инспекцией либо судом.

Если заявление по собственному желанию было написано под давлением, пригодится инструкция о том, как доказать принуждение к увольнению.

Что написать работодателю

Обращение составляется в свободной форме. Укажите свои ФИО, СНИЛС, период работы, номер ошибочной записи и правильные сведения.

Потребуйте:

1. проверить кадровые документы;
2. отменить неправильное мероприятие в подразделе 1.1 ЕФС-1;
3. направить в СФР правильные сведения;
4. выдать исправленную форму СТД-Р;
5. сообщить дату и идентификатор принятой СФР корректировки;
6. предоставить копии приказов, договоров и других оснований записи.

Точного специального образца заявления об исправлении ЭТК на сайте нет. В приведенный запрос нужно добавить требование отменить ошибочную запись и передать корректирующий подраздел 1.1 ЕФС-1.

Приложите СТД-СФР, трудовой договор, дополнительное соглашение, приказ, расчетный листок и другие документы с правильными сведениями.

Заявление передайте под отметку на втором экземпляре, через кадровую систему либо заказным письмом с описью. Устная просьба кадровику не подтверждает дату обращения.

Если необходимых документов нет, подайте заявление на выдачу копии трудовой книжки и запросите приказ о приеме, переводе или увольнении.

Работодатель обязан бесплатно выдать связанные с работой копии в течение трех рабочих дней. Порядок действий при отказе разобран в статье о том, как получить приказы, расчетные листки и трудовой договор.

Трехдневный срок относится к выдаче документов. Отдельного универсального срока для исправления ЭТК по заявлению работника ТК РФ не устанавливает. Если нарушение очевидно, работодатель должен действовать без необоснованной задержки.

Бывший работодатель ликвидирован

Если организация исключена из ЕГРЮЛ без правопреемника или предприниматель прекратил деятельность, подайте заявление в клиентскую службу СФР.

Приложите документы, подтверждающие правильную запись:

• бумажную трудовую книжку;
• трудовой договор;
• приказы о приеме, переводе или увольнении;
• справку о периоде работы;
• архивную справку;
• лицевые счета и ведомости;
• выписки из приказов;
• решение суда.

Если отсутствие или ошибка сведений повлияли на страховой стаж, одновременно проверьте индивидуальный лицевой счет. Подробный порядок приведен в статье о том, как исправить периоды работы и пенсионные баллы в СФР.

Новый работодатель исправлять запись ликвидированной организации не должен. Он не располагает ее первичными кадровыми документами и не может сдавать отчетность за другого страхователя.

Куда жаловаться при отказе

При действующем работодателе сначала направьте письменное заявление. Если организация его игнорирует, подайте жалобу в трудовую инспекцию.

Попросите проверить:

• достоверность переданных сведений;
• наличие кадровых документов;
• исполнение заявления работника;
• направление корректирующей ЕФС-1;
• выдачу исправленной СТД-Р.

Если работодатель утверждает, что корректировку уже отправил, но запись не изменилась, запросите квитанцию СФР о приеме отчета. После этого обратитесь непосредственно в фонд.

Похожая последовательность применяется, когда работодатель не передал необходимые сведения в СФР.

Трудовая инспекция может проверить отчетность и обязательные документы. Но спор о законности увольнения, реальной трудовой функции или содержании приказа окончательно разрешает суд.

Срок обращения в суд

Сроки установлены статьей 392 ТК РФ.

По спору об увольнении иск подается в течение одного месяца со дня получения копии приказа, трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности, выданных при увольнении.

К таким требованиям безопаснее относить изменение причины или даты увольнения, если работник оспаривает сам приказ, а не обычную техническую ошибку ЕФС-1.

Для других трудовых споров действует трехмесячный срок со дня, когда человек узнал или должен был узнать о нарушении.

Жалоба в инспекцию и переписка с работодателем автоматически эти сроки не приостанавливают. Поэтому при спорном увольнении не следует ждать окончания ведомственной проверки.

Для изменения основания используйте исковое заявление об изменении формулировки причины увольнения.

Если требуется признать прекращение договора незаконным и восстановиться, подойдет исковое заявление об оспаривании увольнения.

В требованиях укажите обязанность работодателя отменить неправильную запись, передать корректирующую ЕФС-1 и выдать исправленную СТД-Р.

Когда кадровые документы находятся только у ответчика, подайте ходатайство об истребовании доказательств.

Можно ли взыскать компенсацию

Само наличие опечатки не означает автоматическую выплату среднего заработка.

Компенсация возможна, если неправильная причина увольнения или задержка исправления реально лишила человека возможности трудиться. Например, новый работодатель письменно отказал из-за дисциплинарного основания в ЭТК.

Сохраняйте:

• приглашения на работу;
• переписку с кадровыми службами;
• письменные отказы;
• вакансии и согласованный размер зарплаты;
• доказательства обращения к прежнему работодателю;
• даты исправления записи.

Суд может взыскать средний заработок за период вынужденного прогула, если установит причинную связь между неправильной формулировкой и невозможностью трудоустроиться.

При ошибке в должности или дате можно требовать доказанные убытки, если из-за нее отказали в пенсии, пособии или другой выплате. Одного предположения о возможных потерях недостаточно.

Практический порядок исправления

Получите свежую СТД-СФР и сравните ее с трудовым договором, приказами и СТД-Р. Определите, ошибочна только отчетность или сам кадровый документ.

Направьте заявление работодателю, допустившему ошибку. Потребуйте отменить неправильное мероприятие, передать новую строку ЕФС-1 и выдать исправленную СТД-Р.

После получения подтверждения снова закажите выписку на Госуслугах. Обновление может занять несколько дней после принятия сведений фондом.

При отказе обращайтесь в трудовую инспекцию и СФР. Если спор касается законности увольнения или фактической должности, не пропустите срок обращения в суд.

Главное разграничение: техническую ошибку в ЕФС-1 исправляет работодатель, а спорное содержание приказа или трудового договора сначала изменяется самим работодателем либо признается неправильным судом.

FAQ: исправление электронной трудовой книжки

Может ли новый работодатель исправить запись предыдущей организации?

Нет. Он передает сведения только о работе в своей организации. Исправление должен сделать прежний работодатель, его правопреемник или СФР при ликвидации страхователя.

В какой срок работодатель обязан исправить ЭТК?

ТК РФ не устанавливает отдельного точного срока для исправления по заявлению работника. Если уведомление об ошибке направил СФР, на корректировку дается пять рабочих дней.

Нужно ли лично обращаться в СФР?

При действующем работодателе сначала обращаются к нему. В СФР идут при ликвидации организации либо когда фонд не отразил уже принятую корректировку.

Можно ли изменить причину увольнения без суда?

Да, если работодатель признает ошибку и сам изменит приказ. При споре о законности основания потребуется судебное решение.

Что делать, если ошибка обнаружена через несколько лет?

Сначала запросите исправление у работодателя или СФР. При обращении в суд ответчик может заявить о пропуске срока, поэтому нужно объяснить, когда именно вы узнали об ошибке, и при необходимости просить восстановить срок.