Работодатель не выдает копии приказов, расчетных листков или трудового договора

Если работодатель не выдает копии приказов, расчетные листки или трудовой договор, подайте письменное заявление с точным перечнем документов. Копии должны предоставить бесплатно не позднее трех рабочих дней. После отказа можно обращаться в трудовую инспекцию, прокуратуру или суд.

Какие документы обязан выдать работодатель

Основное правило закрепляет статья 62 ТК РФ. По письменному заявлению работник вправе получить копии документов, непосредственно связанных с его работой.

Закон прямо называет:

• приказы о приеме на работу, переводах и увольнении;
• выписки из трудовой книжки;
• справки о заработной плате;
• сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах;
• справки о периоде работы.

Этот перечень не закрытый. Работник также может запросить дополнительные соглашения, документы об изменении зарплаты, приказы о премировании или взыскании, графики, табели и другие материалы, если они относятся именно к его трудовой деятельности.

Копии должны быть надлежащим образом заверены и предоставлены бесплатно. Работодатель не вправе требовать деньги за бумагу, изготовление копий, подпись руководителя или отправку электронного файла.

Обязан ли работодатель выдать трудовой договор

Трудовой договор оформляется минимум в двух экземплярах. Один подписанный экземпляр передается работнику, а на экземпляре работодателя ставится подпись, подтверждающая получение документа. Это предусмотрено статьей 67 ТК РФ.

Если договор не выдавали при трудоустройстве, работник может потребовать свой экземпляр. Если полученный документ был потерян, следует запросить заверенную копию сохранившегося у работодателя экземпляра.

Не соглашайтесь подписывать трудовой договор новой датой или в измененной редакции. Сначала сравните должность, зарплату, режим работы, место выполнения обязанностей и дату начала работы.

Если условия уже изменили без согласия сотрудника, пригодится инструкция о том, как оспорить изменение трудового договора работодателем. Одновременно можно запросить копию приказа об изменении условий трудового договора.

Если человек фактически работает, но договор вообще не оформлен, это отдельное нарушение. Отсутствие бумаги не означает отсутствия трудовых отношений, если допуск к работе можно подтвердить перепиской, пропусками, графиками, выплатами и свидетельскими показаниями.

Когда должны выдавать расчетные листки

Расчетный листок имеет особый статус. Его должны выдавать не только после заявления, а при выплате заработной платы. Требование установлено статьей 136 ТК РФ.

В расчетном листке указываются:

• все составные части зарплаты;
• премии, доплаты и другие начисления;
• компенсация за задержку выплат;
• основания и размеры удержаний;
• итоговая сумма к выдаче.

Обычно расчетный листок выдают один раз в месяц при окончательном расчете за отработанный месяц. Перевод зарплаты на банковскую карту не освобождает работодателя от этой обязанности.

Рассылка обычным электронным письмом подходит не всегда. Электронная выдача должна соответствовать правилам кадрового электронного документооборота либо специальному порядку взаимодействия с дистанционным работником. Работодатель должен иметь возможность подтвердить получение документа.

Если листки раньше не выдавались, запросите их за конкретные месяцы. Бывший работник также вправе потребовать расчетные документы за период своей работы.

Расчетный листок поможет обнаружить незаконный штраф, удержание или уменьшение премии. Порядок дальнейших действий разобран в материале о том, может ли работодатель штрафовать сотрудника.

Как составить заявление о выдаче документов

Устная просьба кадровику не запускает установленный статьей 62 ТК РФ срок. Чтобы доказать нарушение, заявление нужно подать письменно.

В заявлении укажите работодателя, свои ФИО, должность и контактные данные. Далее перечислите каждый документ, его период и желаемую форму получения.

Например, можно запросить:

1. Копию трудового договора со всеми дополнительными соглашениями.
2. Копию приказа о приеме на работу.
3. Копии приказов о переводах и изменении оплаты труда.
4. Расчетные листки с января по июнь.
5. Справку о начисленной и выплаченной заработной плате.
6. Выписку из табеля учета рабочего времени за спорный период.

Чем точнее сформулирован запрос, тем сложнее работодателю сослаться на неопределенность требований. Вместо фразы «выдайте все документы» лучше перечислить конкретные наименования и даты.

Для получения сведений о стаже можно отдельно использовать заявление на справку с места работы. Для проверки налогов и заработка подойдет заявление о выдаче справки о доходах.

Как передать заявление работодателю

Надежный способ - вручить заявление в двух экземплярах. Один остается у работодателя, на втором секретарь или кадровик ставит дату, подпись, должность и входящий номер.

Если заявление не принимают, отправьте его заказным или ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. В описи прямо напишите: «заявление о выдаче копий документов, связанных с работой».

Электронное заявление удобно направлять через действующую в организации систему кадрового электронного документооборота. Обычная электронная почта создает риск спора о получении и соблюдении письменной формы, поэтому ее лучше использовать только как дополнительный канал.

Бывший работник может подать заявление теми же способами. Личное присутствие в офисе и объяснение причин запроса не требуются.

Как рассчитать срок выдачи копий

Работодатель обязан выдать документы не позднее трех рабочих дней после получения заявления. Выходные и нерабочие праздничные дни в этот срок не входят.

Если заявление вручено в понедельник при пятидневной рабочей неделе, безопасный предельный срок - четверг. При направлении почтой срок нужно считать со дня получения письма работодателем, а не со дня его отправки.

В заявлении можно попросить выдать документы лично, направить заказным письмом или предоставить через кадровую электронную систему. Если выбран почтовый способ, желательно указать полный адрес.

Передача незаверенных фотографий, предложение посмотреть оригиналы в отделе кадров или устное изложение содержания не заменяют выдачу запрошенных копий.

На копии должна находиться отметка о ее верности, дата заверения, подпись уполномоченного лица и сведения о месте хранения оригинала. Печать ставится при ее наличии и необходимости.

Какие документы работодатель вправе не выдавать

Статья 62 ТК РФ распространяется на материалы, связанные с работой конкретного сотрудника. Работодатель может отказать в предоставлении документов, не относящихся к его трудовой деятельности.

Спор часто возникает вокруг штатного расписания, положения о премировании, материалов служебной проверки и документов с данными других сотрудников. Универсального правила для всех таких документов нет.

Если в документе содержатся сведения о других людях, попросите выписку или копию с закрытыми персональными данными. Укажите, какая часть документа необходима для проверки ваших начислений, взыскания или увольнения.

Локальные нормативные акты также нужно отличать от индивидуальных документов. Работодатель обязан знакомить работников с относящимися к ним локальными актами, однако суды не всегда признают обязанность выдать полную копию каждого внутреннего положения по статье 62 ТК РФ.

Если запрашивается положение об оплате или премировании, объясните его связь с конкретным начислением. Дополнительно попросите выписку из примененного к вам раздела.

Что делать после истечения трех рабочих дней

Сначала направьте работодателю повторное требование. Укажите дату первоначального обращения, входящий номер, окончание срока и перечень неполученных документов.

Для этого можно адаптировать жалобу работодателю о нарушении трудовых прав. Потребуйте выдать документы и предоставить письменное объяснение причин задержки.

Не подписывайте составленное задним числом подтверждение получения. Если выдали только часть документов, составьте расписку с точным перечнем фактически полученных копий и отметьте, какие позиции отсутствуют.

При увольнении отдельно проверяйте документы и окончательный расчет. Если деньги также задержаны, используйте инструкцию о том, что делать при невыплате расчета после увольнения.

Как пожаловаться в трудовую инспекцию

После пропуска срока подайте обращение в государственную инспекцию труда по региону нахождения работодателя. Жалобу можно направить через портал «Онлайнинспекция.рф», Госуслуги, почтой или приемную территориального органа.

В жалобе укажите дату подачи заявления, перечень запрошенных документов и отсутствие ответа. Попросите провести проверку, обязать работодателя устранить нарушение и рассмотреть вопрос об административной ответственности.

Приложите:

• заявление работодателю;
• второй экземпляр с отметкой о приеме;
• опись вложения и уведомление о вручении;
• письменный отказ;
• переписку с отделом кадров;
• доказательства трудовых отношений.

Обычно обращение рассматривается до 30 дней после регистрации. В исключительном случае срок могут продлить еще максимум на 30 дней с уведомлением заявителя.

Инспекция не взыскивает в пользу работника моральный вред и спорные суммы зарплаты. Для денежных требований и принудительного получения документов при сохраняющемся споре потребуется суд.

Можно ли обратиться в прокуратуру

Жалобу можно направить в районную прокуратуру по месту нахождения работодателя. Это особенно уместно, если невыдача документов сопровождается невыплатой зарплаты, неоформлением трудового договора, подделкой подписи или давлением на работника.

Прокуратура может запросить документы, внести представление и передать материалы компетентному контрольному органу. Однако обращение в прокуратуру не заменяет иск и не приостанавливает срок обращения в суд.

Не нужно последовательно ждать ответы работодателя, инспекции и прокуратуры. При риске пропуска судебного срока жалобу и иск можно готовить одновременно.

Ответственность работодателя

Невыдача документов либо нарушение трехдневного срока обычно квалифицируется по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ.

Возможны предупреждение или штраф:

• для должностного лица - от 1 000 до 5 000 рублей;
• для ИП - от 1 000 до 5 000 рублей;
• для организации - от 30 000 до 50 000 рублей.

При повторном аналогичном нарушении штрафы увеличиваются. Должностному лицу также может грозить дисквалификация от одного года до трех лет.

Если трудовой договор не просто не выдали, а вообще не оформили либо оформили ненадлежащим образом, возможно применение специальной части 4 статьи 5.27 КоАП РФ с более высокими штрафами.

Сам работник штраф не получает. Отсутствие у него экземпляра договора или приказа является нарушением со стороны работодателя.

Как обязать работодателя выдать документы через суд

Работник может подать иск об обязании выдать заверенные копии документов. Обязательный претензионный порядок для такого трудового спора не установлен, но первоначальное заявление работодателю необходимо для подтверждения нарушения.

Иск рассматривает районный суд. Работник вправе обратиться по адресу работодателя, по своему месту жительства либо по месту исполнения трудового договора.

В иске укажите:

• дату и способ подачи заявления;
• документы, которые не были выданы;
• окончание трехдневного срока;
• обращения в инспекцию и прокуратуру;
• значение документов для защиты трудовых прав.

Точного образца иска о выдаче всех кадровых документов на сайте нет. В качестве основы требований можно использовать иск об истребовании трудовой книжки при увольнении, заменив трудовую книжку на конкретный перечень приказов, расчетных листков и договоров.

По общему трудовому спору безопаснее обратиться в течение трех месяцев после того, как работник узнал о нарушении. Обычно срок связывают с письменным отказом либо окончанием трех рабочих дней после получения заявления.

Если документы нужны для взыскания зарплаты, срок по денежному требованию составляет один год со дня установленной выплаты. Жалобы в инспекцию и прокуратуру сами по себе эти сроки не останавливают.

Работник освобожден от государственной пошлины и судебных расходов. При подтвержденном нарушении можно также потребовать компенсацию морального вреда. Для этого подойдет исковое заявление о возмещении морального вреда, причиненного работнику.

Компенсация не начисляется автоматически за каждый день задержки. Работнику следует описать последствия нарушения, например невозможность своевременно оспорить увольнение, оформить пособие или проверить удержания.

Если документы необходимы для обжалования увольнения на испытании, порядок сбора доказательств раскрыт в статье об увольнении из-за неудовлетворительного результата испытания.

Закон о защите прав потребителей к спору с работодателем не применяется. Требовать потребительскую неустойку и штраф 50 процентов нельзя.

Практический порядок действий

1. Составьте точный перечень необходимых документов и периодов.
2. Подайте работодателю письменное заявление.
3. Сохраните отметку о приеме либо почтовые доказательства.
4. Отсчитайте три рабочих дня.
5. Зафиксируйте отказ, частичную выдачу или отсутствие ответа.
6. Направьте повторное требование.
7. Подайте жалобу в государственную инспекцию труда.
8. При дополнительных нарушениях обратитесь в прокуратуру.
9. Не пропускайте срок подачи иска.
10. В суде потребуйте выдать документы и компенсировать моральный вред при наличии оснований.

Работодатель не вправе удерживать кадровые документы, чтобы помешать работнику проверить зарплату или обжаловать увольнение. Главное - перевести устную просьбу в письменное заявление и сохранить доказательства его получения.

FAQ: работодатель не выдает копии документов

За сколько дней работодатель обязан выдать копию приказа?

Не позднее трех рабочих дней после получения письменного заявления работника. Копия должна быть заверена и предоставлена бесплатно.

Может ли бывший работник запросить расчетные листки?

Да. Статья 62 ТК РФ применяется и после увольнения, если документы относятся к периоду работы у этого работодателя.

Нужно ли указывать причину получения трудового договора?

Нет. Работодатель не вправе требовать объяснений, для чего работнику нужна его копия.

Можно ли отправить заявление о выдаче документов по электронной почте?

Это возможно при действующем электронном кадровом документообороте. Обычную почту лучше использовать только дополнительно, поскольку работодатель может оспаривать получение заявления.

Куда жаловаться, если расчетные листки не выдавали несколько лет?

Подайте письменный запрос работодателю, затем обратитесь в государственную инспекцию труда. Если листки нужны для взыскания недоплаты, не пропускайте годичный срок обращения в суд по денежному требованию.