РНПТ отсутствует или не подтверждается в системе прослеживаемости: как продать ввезённый товар и оформить УПД

Если прослеживаемый товар ввезён из страны вне ЕАЭС и таможенная декларация оформлена правильно, ждать отдельного «присвоения» РНПТ налоговой обычно не нужно. Импортер формирует РНПТ самостоятельно по данным декларации на товары. Если проверочный сервис ФНС номер не подтверждает из-за отсутствия таможенных данных в системе, придумывать другой РНПТ или оформлять товар как остаток не следует.

Продажу нужно оформлять с корректно сформированным РНПТ. При необходимости его происхождение подтверждают покупателю копией декларации на товары.

Почему правильный РНПТ может отсутствовать в системе ФНС

Национальная система прослеживаемости охватывает не все импортные товары, а только товары из установленного Правительством РФ перечня. Поэтому сначала нужно проверить код товара и убедиться, что конкретная продукция вообще относится к прослеживаемой.

Основные правила формирования и использования РНПТ установлены Положением о национальной системе прослеживаемости товаров.

Для товара, ввезённого из государства, которое не входит в ЕАЭС, и выпущенного таможней для внутреннего потребления, РНПТ формируется участником оборота самостоятельно. Его основу составляют регистрационный номер декларации на товары и порядковый номер соответствующей товарной позиции в декларации.

То есть при обычном импорте из третьей страны ФНС не должна сначала прислать организации отдельный номер, без которого невозможно начать реализацию.

При этом возможна ситуация, когда сама декларация существует, товар законно выпущен, РНПТ составлен правильно, но сервис проверки ФНС сообщает, что номер не найден или не подтвержден.

Можно ли продать товар, если сервис ФНС пишет, что РНПТ не найден

Если декларация действительна, товар выпущен для внутреннего потребления, а РНПТ сформирован из правильной декларации и правильной товарной позиции, не нужно заменять его случайным номером только ради успешной проверки сервисом.

Перед продажей еще раз сопоставьте:

• регистрационный номер декларации;
• порядковый номер товара в декларации;
• код и наименование реализуемого товара;
• количество ввезённого и оставшегося товара;
• единицу количественного учета для прослеживаемости.

Если эти сведения совпадают, в документах на реализацию используется сформированный по декларации РНПТ.

Покупателю, который опасается принимать УПД с неподтвержденным номером, можно передать копию соответствующей декларации на товары. Именно такой способ подтверждения корректности РНПТ рекомендован ФНС по согласованию с ФТС и Минфином.

Полезно также приложить короткое сопроводительное письмо: указать РНПТ, номер декларации, товарную позицию и пояснить, что проверочный сервис не возвращает сведения, хотя импорт подтверждается декларацией.

Нужно ли подавать уведомление об остатках и получать новый РНПТ

Нет, только отсутствие номера в сервисе проверки не является основанием превращать недавно ввезённый товар в «остатки».

Уведомление об имеющихся остатках применяется в специальных случаях, предусмотренных правилами прослеживаемости. На основании такого уведомления налоговый орган действительно присваивает РНПТ.

Но при обычном ввозе из третьей страны после выпуска товара по декларации механизм другой: номер уже формируется по данным этой декларации.

Попытка одновременно использовать номер из ДТ и искусственно получить для того же товара еще один номер через уведомление об остатках может создать двойную идентификацию одной партии и новые расхождения в системе.

Отдельный механизм действует при импорте из государств ЕАЭС. Его не следует смешивать с растаможкой товара из Китая, Турции и других стран вне союза. Особенности такого ввоза разобраны в материале о косвенных налогах при импорте из ЕАЭС.

Что запросить у ФНС, если РНПТ по-прежнему не подтверждается

Если покупатель отказывается принимать документы либо расхождение сохраняется длительное время, лучше получить письменную фиксацию проблемы.

В обращении в налоговый орган укажите ИНН импортера, РНПТ, регистрационный номер декларации, порядковый номер товара и дату выпуска. Приложите декларацию и снимок результата проверки РНПТ.

Попросите проверить наличие сведений, поступивших от ФТС, и подтвердить корректность отражения партии в национальной системе прослеживаемости.

Это общий образец, а не утвержденная ФНС специальная форма для РНПТ. В нем нужно заменить адресата на соответствующий налоговый орган и сформулировать просьбу о проверке сведений конкретной декларации и партии товара.

Если обращение подписывает представитель, пригодится доверенность на представление интересов юридического лица.

Как заполнить УПД и счёт-фактуру

При реализации прослеживаемого товара нельзя оставлять РНПТ пустым только потому, что проверочный сервис его не нашёл.

Обязательные реквизиты счёта-фактуры для прослеживаемых товаров закреплены статьёй 169 НК РФ. В документе указываются не только обычные сведения о продавце, покупателе, стоимости и НДС, но и реквизиты прослеживаемости.

Для соответствующей товарной позиции указывают:

• в графе 11 - РНПТ;
• в графах 12 и 12а - код и условное обозначение единицы измерения для прослеживаемости;
• в графе 13 - количество товара в этой единице;
• в графе 14 - стоимость прослеживаемого товара без НДС в рублях.

Эти сведения предусмотрены и действующим электронным форматом, установленным приказом ФНС России от 19 декабря 2023 года № ЕД-7-26/970@.

Если вместо отдельного счёта-фактуры используется УПД со статусом документа, включающего счёт-фактуру, сведения о прослеживаемости также должны попасть в соответствующие поля УПД.

С 2026 года для формализованного электронного документооборота применяется актуальный формат УПД версии 5.03. Практические правила оформления разобраны отдельно в материале об обязательном УПД при отгрузке товаров в 2026 году.

Для обычного оборота прослеживаемых товаров электронная передача документов является основным правилом. Бумажный документ допускается в предусмотренных законом исключениях, в том числе когда отсутствует техническая возможность электронного обмена с конкретным контрагентом. Само отсутствие РНПТ в проверочном сервисе таким исключением не является.

Нужно ли покупателю бояться вычета НДС

Ошибка именно в реквизитах прослеживаемости не во всех случаях автоматически лишает покупателя вычета НДС.

Налоговый кодекс прямо предусматривает, что отсутствие или ошибка в ряде сведений о прослеживаемости сами по себе не являются основанием для отказа в вычете, если остальные обязательные данные позволяют идентифицировать продавца, покупателя, товар, стоимость, ставку и сумму налога.

Но из этого нельзя делать вывод, что графу РНПТ разрешено вообще не заполнять. Для продавца обязанность передать сведения о прослеживаемости сохраняется, а неправильный документ создаст расхождение в национальной системе и может привести к требованию ФНС.

Что делать, если УПД уже выставили без РНПТ

Если РНПТ существовал на дату продажи, но его просто не указали из-за сообщения сервиса «номер не найден», ошибку нужно исправлять.

Если цена, количество и другие условия сделки не менялись, речь обычно идет именно об исправлении ошибочно оформленного документа, а не о корректировке хозяйственной операции.

Новый РНПТ придумывать нельзя. В исправленном документе нужно поставить тот номер, который должен был быть сформирован по первоначальной декларации.

Похожая логика исправления первичных и налоговых документов разобрана в материале о ситуации, когда маркетплейс сформировал продавцу неправильный УПД, счёт-фактуру или отчёт о реализации.

После исправления самого документа нужно проверить, успела ли неверная информация попасть в налоговую отчетность.

Куда должна попасть продажа в отчётности

Порядок зависит не только от прослеживаемости товара, но и от того, является ли продавец плательщиком НДС.

Если реализация отражается у плательщика НДС в книге продаж и декларации по НДС, сведения о прослеживаемости передаются в систему через эти налоговые документы. Обычную облагаемую продажу не нужно второй раз дублировать в отчёте об операциях с прослеживаемыми товарами только ради передачи РНПТ.

Для организаций и ИП, которые не отражают такую реализацию в декларации по НДС, соответствующая операция при наличии предусмотренного правилами основания попадает в отчёт об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости.

Отчёт является квартальным и представляется не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом.

Как исправить уже сданную отчётность

Сначала определите, куда первоначально попала конкретная операция.

Если сведения отражались в декларации по НДС, проверьте книгу продаж и соответствующие разделы декларации. Если ошибка перешла в налоговую отчетность, ее исправление нужно синхронизировать с исправленным счётом-фактурой или УПД.

Если операция была отражена в специальном отчёте об операциях с прослеживаемыми товарами, действует отдельное правило. При обнаружении неполных сведений или ошибки участник должен представить корректировочный отчёт не позднее следующего рабочего дня после обнаружения ошибки.

Не стоит ждать окончания следующего квартала только ради того, чтобы исправить РНПТ.

Что делать, если ФНС направила требование из-за неподтвержденного РНПТ

Национальная система автоматически сопоставляет данные продавца и покупателя. Поэтому даже правильный номер, отсутствующий в информационной базе, способен вызвать расхождение.

Если поступило требование о пояснениях, не отвечайте формулировкой «РНПТ в сервисе отсутствует, поэтому номер не указывали».

Правильная позиция другая: товар ввезён законно, декларация зарегистрирована, партия выпущена, РНПТ сформирован по установленным правилам, а отсутствие результата проверки связано с несовпадением информационных данных.

К ответу приложите декларацию, документ реализации и расчет РНПТ. Порядок ответа подробно разобран в статье что делать при требовании ФНС о предоставлении пояснений.

Когда жаловаться на действия налогового органа

Само сообщение публичного сервиса «РНПТ не найден» еще не является решением о нарушении компании.

Сначала разумно направить обращение и дать ФНС возможность проверить обмен данными с ФТС. Если налоговый орган принимает неблагоприятное решение либо конкретное действие или бездействие уже нарушает права организации, появляется основание для административного обжалования.

Для первоначального обращения можно адаптировать жалобу в налоговую инспекцию.

Если уже вынесено конкретное решение по результатам налогового контроля, используйте образец жалобы на решение налогового органа, предварительно проверив специальный порядок и срок его обжалования.

Практический порядок действий

1. Убедитесь, что конкретный товар входит в перечень прослеживаемых.
2. Проверьте декларацию на товары и номер товарной позиции.
3. Сформируйте РНПТ по данным декларации, а не по результату поискового сервиса.
4. Не оформляйте искусственно уведомление об остатках ради получения другого номера.
5. Оформите УПД или счёт-фактуру с РНПТ и всеми количественными реквизитами прослеживаемости.
6. Если покупатель сомневается в номере, передайте ему копию декларации на товары.
7. Направьте в ФНС запрос, если необходимо устранить расхождение в информационной системе.
8. Отразите реализацию либо в декларации по НДС, либо в отчёте об операциях - в зависимости от налогового статуса и вида операции.
9. Если документы уже оформлены без РНПТ, исправьте их и проверьте ранее сданную отчетность.
10. На требование ФНС отвечайте декларацией и документами, а не заменяйте правильный РНПТ фиктивным.

Главная ошибка в такой ситуации - считать сервис проверки источником самого РНПТ. Для товара, ввезённого из третьей страны по обычной таможенной декларации, первичным основанием номера являются данные этой декларации. Техническое отсутствие партии в национальной системе не превращает корректно растаможенный товар в товар «без РНПТ».

FAQ: РНПТ отсутствует или не подтверждается в системе прослеживаемости

Можно ли продать товар, если проверка РНПТ на сайте ФНС пишет «не найден»?

Если товар законно ввезён, декларация действительна и РНПТ правильно сформирован из её реквизитов, само отсутствие результата в сервисе не означает необходимости получать другой номер. Продажу оформляют с корректным РНПТ, а его происхождение при необходимости подтверждают декларацией.

Кто присваивает РНПТ при импорте из Китая?

При обычном ввозе прослеживаемого товара из страны вне ЕАЭС после выпуска для внутреннего потребления РНПТ формирует сам участник оборота по регистрационному номеру декларации и номеру товара в ней.

Можно ли оставить графу 11 счёта-фактуры пустой, пока ФНС не увидит РНПТ?

Нет. Если товар подлежит прослеживаемости и РНПТ должен быть указан, техническая ошибка сервиса не отменяет обязательный реквизит документа.

Нужно ли сдавать отчёт о прослеживаемых товарах, если продажа уже попала в декларацию по НДС?

Обычную облагаемую реализацию, переданную через книгу продаж и декларацию по НДС, повторно включать в специальный отчёт только ради РНПТ не требуется. Отчёт применяется к операциям, прямо предусмотренным правилами прослеживаемости.

Что приложить к пояснениям в ФНС по неподтвержденному РНПТ?

В первую очередь декларацию на товары, УПД или счёт-фактуру, расчет формирования РНПТ и пояснение, что номер образован из реквизитов зарегистрированной ДТ.