Обязательный УПД в 2026 году: как оформлять отгрузку товаров, работы и услуги

С 1 января 2026 года при формализованном электронном обмене отгрузку товаров, выполнение работ и оказание услуг нужно оформлять УПД формата 5.03. Отдельные электронные форматы ТОРГ-12 и акта выполненных работ больше не применяются. При этом бумажные накладные, бумажные акты и неформализованные электронные документы остаются допустимыми.

Стал ли УПД обязательным для всех

Говорить о полном запрете накладных и актов неправильно. Изменение касается компаний и ИП, которые передают структурированные электронные документы через оператора ЭДО.

С 1 января 2026 года отменены форматы:

• электронной товарной накладной, применявшейся при торговых операциях;
• электронного акта о выполнении работ или оказании услуг.

Вместо них применяется универсальный передаточный документ формата 5.03. Он утвержден приказом ФНС России № ЕД-7-26/970@ и позволяет объединить первичный документ со счетом-фактурой.

Если стороны продолжают подписывать ТОРГ-12 или акт на бумаге, переходить на УПД только из-за наступления 2026 года необязательно. Разрешены и электронные документы в свободном, неформализованном виде, если они отвечают требованиям закона и не должны передаваться в установленном XML-формате.

Какие документы заменяет УПД

УПД может выполнять сразу две функции. Первая - подтвердить передачу товара, результат работы или оказанную услугу. Вторая - выполнить роль счета-фактуры для расчета НДС.

В электронном формате назначение определяется значением поля «Функция»:

СЧФДОП - документ одновременно является счетом-фактурой и первичным документом;

ДОП - документ используется только как первичный документ без функции счета-фактуры;

СЧФ - файл выполняет функцию только счета-фактуры и не подтверждает приемку товара, работы или услуги.

На бумаге часто используют привычные статусы «1» и «2». Статус «1» означает совмещение первичного документа и счета-фактуры. Статус «2» применяется только для оформления хозяйственной операции.

Компании на УСН также должны проверить свой статус плательщика НДС. Если организация не выставляет счет-фактуру, она может использовать УПД только как первичный документ. Если возникает обязанность исчислить НДС, выбирается соответствующая функция и заполняются налоговые реквизиты.

Как оформить УПД при отгрузке товаров

УПД составляют на дату фактической отгрузки или передачи товара. В документе указывают продавца и покупателя, основание поставки, грузоотправителя, грузополучателя и содержание операции.

По каждой позиции отражаются наименование, единица измерения, количество, цена и общая стоимость. При необходимости указываются ставка и сумма НДС, страна происхождения, таможенная декларация, маркировка и регистрационный номер партии прослеживаемого товара.

Наименование должно позволять понять, что именно передано. Формулировки «товары по договору» или «продукция согласно спецификации» без расшифровки создают риск при приемке и налоговой проверке.

Покупатель проверяет количество, ассортимент и состояние партии до подписания своей части документа. При расхождениях можно оформить акт приемки товаров по количеству и качеству.

Если продукция возвращается поставщику, используйте акт о возврате товара поставщику. В ЭДО возврат и корректировка первоначальной поставки должны быть связаны с исходным УПД.

УПД не заменяет транспортную накладную, когда товар перевозит отдельный перевозчик. Передаточный и перевозочный документы подтверждают разные хозяйственные операции.

Как оформить УПД на выполненные работы

При выполнении работ документ должен показывать конкретный материальный или иной результат. Недостаточно написать «работы по договору выполнены».

Укажите вид работ, объект, этап, объем, период выполнения и стоимость. Например: «Монтаж 12 светильников в помещении склада по адресу...» или «Разработка и передача трех дизайн-макетов».

В качестве основания приводят номер договора, технического задания, заказа или сметы. Если работа выполнялась по этапам, на каждый принятый этап можно сформировать отдельный УПД.

Дата создания файла и дата хозяйственной операции могут различаться. В первичном документе важно правильно показать момент выполнения и приемки результата.

Заказчик не должен подписывать УПД без замечаний, если обнаружены недостатки. Сначала следует зафиксировать дефекты и потребовать их устранения. Для отдельных видов работ можно использовать подходящий акт выполненных работ, адаптировав описание к конкретному договору.

Если после приемки стороны изменили объем или стоимость, может понадобиться корректировочный акт выполненных работ, а в электронном обмене - УКД.

Как оформить УПД на оказанные услуги

Услуга может не иметь материального результата, поэтому особое значение получает ее описание. В документе нужно указать вид услуги, период оказания и объем, если его можно измерить.

Например, вместо фразы «информационные услуги» лучше написать: «Предоставление доступа к информационной системе за май 2026 года для 20 пользователей».

Для аренды, связи, сопровождения программ и других длящихся услуг УПД обычно формируется за расчетный период. Порядок и момент приемки лучше заранее закрепить в договоре.

Если договор предусматривает ежемесячное подписание документа, исполнитель направляет УПД после окончания соответствующего месяца. Условие о том, что услуга считается принятой при отсутствии возражений, не освобождает исполнителя от правильного оформления первичного документа.

Какие реквизиты обязательно проверить

Каждый факт хозяйственной жизни должен быть подтвержден первичным документом. Требования к обязательным реквизитам закреплены в статье 9 Закона о бухгалтерском учете.

Проверьте наличие:

• наименования и даты документа;
• сведений о составившей его организации или ИП;
• содержания хозяйственной операции;
• денежного и натурального измерения;
• должностей ответственных лиц;
• подписей и данных подписантов.

Если УПД выполняет функцию счета-фактуры, дополнительно заполняются обязательные показатели для НДС. С 1 апреля 2026 года применяется обновленная форма счета-фактуры.

При отгрузке в счет ранее полученного аванса заполняется строка 5б. В ней указываются номер и дата авансового счета-фактуры, сумма которого засчитывается при реализации.

Основная ставка НДС для отгрузок 2026 года составляет 22 процента. Для отдельных товаров и операций сохраняются специальные ставки и освобождения. Значение нужно определять по конкретной сделке, а не копировать из предыдущего документа.

Когда составить и подписать УПД

Первичный документ составляют при совершении операции, а если это невозможно - непосредственно после ее окончания. Задерживать оформление до конца месяца только ради удобства бухгалтерии нельзя.

Счет-фактура выставляется не позднее пяти календарных дней со дня отгрузки товара, выполнения работ, оказания услуг или получения аванса.

Если УПД одновременно выполняет функцию счета-фактуры, безопаснее формировать его в пределах этого срока. При этом датой определения налоговой базы может быть фактическая дата отгрузки, указанная в документе.

В двустороннем электронном УПД продавец формирует и подписывает файл со своей информацией. Покупатель после приемки подписывает ответную часть, подтверждает получение либо указывает расхождения.

Кто может подписывать электронный УПД

Руководитель организации или ИП подписывает документ своей квалифицированной электронной подписью. Сотрудник использует личную КЭП вместе с машиночитаемой доверенностью.

В МЧД нужно прямо предусмотреть право подписывать первичные документы и счета-фактуры. Если это полномочия разных работников, электронный УПД может содержать несколько подписей.

Для внутреннего оформления полномочий подойдет доверенность на право подписи документов. При получении материальных ценностей может дополнительно использоваться доверенность на получение товара.

Не следует передавать сотруднику носитель электронной подписи руководителя. Подпись должна принадлежать фактическому подписанту, а его полномочия подтверждаться МЧД.

Как исправить УПД

Способ исправления зависит от характера ошибки.

Если неверно указаны адрес, реквизиты договора или описание товара, но цена и количество не изменились, формируют исправленный УПД. Он должен содержать реквизиты первоначального документа и номер исправления.

Если после отгрузки стороны договорились изменить цену, количество или объем, используется универсальный корректировочный документ. Основанием служит дополнительное соглашение, уведомление, акт расхождений или иной документ, подтверждающий согласие покупателя.

Корректировочный счет-фактуру выставляют не позднее пяти календарных дней после оформления документа об изменении стоимости.

Просто удалить старый XML-файл и направить новый нельзя. В ЭДО должна сохраняться связь между первоначальным, исправленным и корректировочным документами.

Что делать с авансом

Получение аванса не подтверждает отгрузку, поэтому обычный передаточный УПД на предоплату не составляется. Плательщик НДС выставляет авансовый счет-фактуру.

После передачи товара, выполнения работы или оказания услуги оформляется отгрузочный УПД. В нем указываются реквизиты авансового счета-фактуры, сумма которого засчитывается в оплату.

Счет на оплату, платежное поручение и кассовый чек также не заменяют УПД. Каждый из этих документов выполняет собственную функцию.

Нужно ли менять договоры и учетную политику

Если договор прямо предусматривает обмен электронными ТОРГ-12 и актами по отмененным форматам, стороны должны изменить его условия. Можно подписать дополнительное соглашение или обменяться документами в порядке, предусмотренном самим договором.

Следует закрепить:

• использование УПД формата 5.03;
• оператора ЭДО и идентификаторы сторон;
• функции УПД для разных операций;
• момент получения и приемки документа;
• сроки подписания и направления возражений;
• порядок исправления, аннулирования и хранения файлов.

В учетной политике укажите, какие первичные документы применяет организация и кто имеет право их подписывать.

В приказе стоит утвердить дату перехода, применяемые функции УПД, ответственных сотрудников, порядок проверки НДС и правила исправления документов.

Для комплексного внедрения можно использовать приказ о переходе организации на электронный документооборот и приказ о назначении ответственного за переход на ЭДО.

Ответственность и налоговые риски

Отдельного штрафа только за то, что компания использует бумажный акт вместо УПД, нет. Бумажная первичка в 2026 году разрешена.

Риск возникает, если через оператора ЭДО передан документ по отмененному формату, отсутствуют обязательные реквизиты либо операция вообще не подтверждена первичкой.

Покупатель может столкнуться с отказом в признании расходов или вычете НДС. Продавцу грозят споры о дате отгрузки, объеме исполнения и задолженности покупателя.

Отсутствие первичных документов и счетов-фактур относится к грубым нарушениям правил учета. Штраф составляет 10 000 рублей за один налоговый период, 30 000 рублей - за несколько периодов. Если нарушение привело к занижению налога, штраф равен 20 процентам недоимки, но не менее 40 000 рублей.

Как перейти на УПД без ошибок

1. Определите, какие накладные и акты сейчас передаются через ЭДО.
2. Проверьте поддержку формата УПД 5.03 оператором и учетной системой.
3. Разделите операции с функциями СЧФДОП и ДОП.
4. Обновите договоры, учетную политику и внутренние приказы.
5. Оформите КЭП и МЧД сотрудникам, подписывающим документы.
6. Настройте заполнение ставки НДС, строки 5б и данных прослеживаемости.
7. Проведите тестовый обмен с основными контрагентами.
8. Утвердите порядок исправления УПД и формирования УКД.
9. Не удаляйте исходные файлы и подтверждения оператора ЭДО.

FAQ: Обязательный УПД в 2026 году

Обязаны ли все организации перейти на УПД?

Нет. Обязательный формат касается формализованного электронного обмена. Бумажные накладные и акты сохраняются.

Можно ли отправить через ЭДО старую электронную ТОРГ-12?

С 1 января 2026 года прежний утвержденный формат не применяется. Для структурированного документа нужно использовать УПД 5.03.

Заменяет ли УПД акт выполненных работ?

Да. УПД с функцией ДОП либо СЧФДОП может подтверждать выполнение и приемку работ.

Нужна ли подпись покупателя?

При двустороннем оформлении покупатель подписывает свою часть после приемки. Конкретный порядок зависит от операции, договора и выбранной функции документа.

Как исправить неправильную стоимость?

Если стоимость изменилась после отгрузки по соглашению сторон, оформляется УКД. Обычный исправленный УПД используют для ошибок, которые не меняют экономические показатели сделки.