Акт уничтожения персональных данных на бумажных носителях

Акт уничтожения персональных данных на бумажных носителях – это официальная бумага, подтверждающая, что те или иные бумаги с информацией о лицах были безвозвратно уничтожены. Процедура всегда сопровождается соответствующими документами.

Персональные данные

Под персональными данными понимаются любые сведения из личных документов лица. Речь может идти о месте жительства, ИНН и прочем. В силу больших объёмов хранимой на предприятии информации порой может быть принято решение об уничтожении бумаг полностью или какой-то их части. Как правило, в распоряжении администрации организации имеются персональные данные её сотрудников, контрагентов и клиентов (покупателей). Документация занимает много места в пространстве и не всегда есть возможность и надобность её хранить.

Уничтожение документов

Уничтожение документов на предприятии – это стандартная процедура. Главный нюанс – это невозможность восстановления бумаги, невозможность прочтения отдельных частей листа. Именно в целях соблюдения этого правила компания должна озаботиться выбором конкретного способа уничтожения. Среди популярных можно выделить: сожжение, измельчение шредером. Также имеется возможность обратиться за помощью к контрагенту. Вторая сторона, действуя в рамках договора оказания услуг, сможет безвозвратно деформировать бумаги с персональными данными лиц. Как правило, к таким мерам прибегают в случае работы с большими массивами документации.

Процедура

Процедура уничтожения берёт своё начало с приказа руководителя, в соответствии с которым назначается специальная комиссия. Кадровый состав подбирает лично директор, ориентируясь на опыт работы и квалификацию своих подчинённых. Задачей рабочей группы будет физически уничтожить бумаги и подтвердить невозможность их восстановления своими автографами.

Все члены комиссии в равной степени несут ответственность за сделанные ими выводы. Если выяснится, что какой-то документ не был фактически уничтожен или попал в руки к мошенникам, ответственности избежать не выйдет. При чем дело может выйти за рамки предприятия и дойти до суда.

Кто актирует процесс

Бремя по актированию процесса ложится на председателя сформированной комиссии. Лицо на это должность выбирается из членов рабочей группы путём голосования. На практике им оказывается наиболее опытный среди коллег сотрудник, который однозначно должен уметь работать с официальными бумагами и осознаёт всю степень возложенной ответственности. По факту завершения мероприятия председатель лично отчитывается перед руководителем о проделанной работе, предоставляя акт в качестве письменного отчёта.

Форма документа

На сегодняшний день любая официальная бумага, регулирующая внутреннюю деятельность предприятия, может быть написана без использования общеобязательных унифицированных бланков в свободной форме. Акт уничтожения персональных данных на бумажных носителях относится именно к этой группе документов и не является исключением из общего правила. Организация вправе самостоятельно разработать свой шаблон и использовать его на постоянной основе, предварительно утвердив форму в учётной политике в целях бухгалтерского учёта. Заниматься разработкой должны квалифицированные юристы и бухгалтеры.

Отметим, что свободная форма документа в свою очередь также предъявляет определённые требования к официальной бумаге, а именно:

• автографы ответственных лиц должны быть расшифрованы;
• обозначение реквизитов (дата, место, номер);
• деловой стиль языка;
• соблюдение чёткой структуры (шапка, предмет, подписи).

Написать текст акта допускается одним из двух стандартных способов: от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Этот выбор должны сделать члены комиссии с учётом особенностей документооборота на предприятии. По общему правилу юридическая сила официальной бумаги не может зависеть от способа изложения её содержания. На практике в большинстве организаций предпочтение всегда отдаётся печатной форме.

Объясняем, как правильно составить акт

Для удобства работы с официальной бумагой условно разделим её на четыре составных элемента: реквизиты, сведения о составе комиссии, предмет и подписи ответственных лиц. Для соблюдения «чистоты» процедуры уделим должное внимание каждому из них.

Первым делом разберёмся с реквизитами. Присваиваем настоящему акту уникальный номер для документооборота и хранения согласно утверждённой на предприятии номенклатуре дел, оставляем дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) его составления. Здесь же прописываем наименование компании со ссылкой на её организационно-правовую форму.

Ниже по документу ссылаемся на приказ руководителя, в соответствии с которым были инициирована процедура и сформирована комиссия (дата, номер). Затем перечисляем кадровый состав рабочей группы, обозначая для каждого её участника ФИО и должность согласно штатному расписанию. Председатель выделяется отдельно.

Следующим шагом члены комиссии утверждают, что ими были уничтожены бумаги с персональными данными граждан, оставляя их полный перечень. Эта часть обычно выполняется в форме таблицы. Если деформации подвергается не большое количество документов, допускается просто перечислить их в строчку. Далее обозначаем выбранный способ уничтожения, подтверждаем, что восстановить объекты уже не представляется возможным.

Примерный образец

На этом процесс составления акта подходит к завершению. Своими автографами (с расшифровкой) официальную бумагу должны заверить все без исключения члены комиссии. Только после этого документ обретёт должную юридическую силу и может быть передан руководителю на ознакомление.