Акт о передаче товаров и тары при смене материально ответственного лица – это официальная бумага, передающая обязанность по сохранности объектов от одного сотрудника к другому. Процедура имеет место в заведениях общепита, всегда сопровождается соответствующими документами.
Файлы для скачивания:
Бланк акта о передаче товаров и тары при смене материально ответственного лица по форме ОП-18
Образец акта о передаче товаров и тары при смене материально ответственного лица по форме ОП-18
Материально ответственное лицо
В любом заведении общественного питания имеется материально ответственный за товары и тару сотрудник. Это может быть кладовщик, заведующий складом или иной работник. С таким лицом работодатель подписывает договор о полной материальной ответственности, предполагающий возмещение убытков, недостачи в случае утраты товарно-материальных ценностей.
Процедура
Акт составляется в случае перевода на другую должность или увольнения с предприятия предыдущего материально ответственного лица. Как только будет найден новый сотрудник, составляют акт по форме ОП-18. Работники должны провести инвентаризацию на складе и обозначить полный перечень передаваемых ценностей. Особенно осторожно к процедуре должен подойти принимающий сотрудник, так как на него может лечь недостача, за которую он не в ответе. Убедившись, что все позиции, прописанные в официальной бумаге, соответствуют действительности, можно оставлять на ней свой автограф.
Всего должно быть составлено три равных по юридической силе экземпляра. Один остаётся у уволившегося лица, второй предназначается на нового ответственного, а третий направляется в бухгалтерию. Отметим, что акт должен быть заверен лицом из администрации организации. Это может быть директор лично или кто-то из его непосредственных подчинённых (заместитель, главбух).
Форма документа
На сегодняшний день любой учётный бухгалтерский документ может быть составлен в свободной форме без использования общеобязательных унифицированных бланков. Акт о передаче товаров и тары при смене материально ответственного лица относится именно к этой группе официальных бумаг и не является исключением из общего правила. Организация вправе самостоятельно разработать шаблон, закрепить его в учётной политике в целях бухгалтерского учёта и использовать на постоянной основе.
До 1 января 2013 года заведения общепита были вынуждены пользоваться разработанной и утверждённой Постановлением Госкомстата в 1998 году формой ОП-18. В настоящий момент бланк носит исключительно рекомендательный характер и выступает в качестве типовой формы. Однако в силу того, что смена ответственного лица происходит не так часто, предприятия продолжают использовать форму ОП-18 для составления акта. Также это обуславливается общим удобством работы и привычкой сотрудников сферы питания.
Правила работы с унифицированными бланками
При работе с типовыми формами ответственному за составление лицу необходимо соблюдать определённые правила. Одна часть из них продиктована действующим законодательством (Закон «О бухучёте»), а другая – сложившейся на протяжении многих лет практикой. Речь идёт о следующих моментах:
- автографы ответственных лиц должны быть расшифрованы;
- если столбец таблицы уже содержит в себе единицу измерения, не нужно её дублировать в клеточках;
- форма ОП-18 предусматривает обозначение денежных сумм с учётом копеек, не следует этим пренебрегать;
- нельзя оставлять в бланке неточности и опечатки. В случае допущения ошибки необходимо аккуратно зачеркнуть неверное значение, рядом прописать верное, сделать отметку «исправленному верить», проставить дату внесения корректировок и заверить изменения подписями всех участников процедуры (сотрудников и представителя администрации).
Заполнить бланк можно одним из двух стандартных способов на выбор: от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки или в машинописном виде при помощи компьютерных средств. По общему правилу способ написания текста не может отразиться на юридической силе официальной бумаги (при всех прочих равных). На практике организации уже давно перешли на компьютерное бухгалтерское ПО и выполняют всю документацию в печатной форме.
Объясняем, как правильно заполнить форму ОП-18
Форма ОП-18 состоит из одной страницы. Её заполнение не должно вызвать затруднений у опытных работников сферы общепита или склада. Тем не менее разберём процедуру подробно. Для удобства взаимодействия с бланком условно разделим его на три составных элемента: реквизиты, сведения о передаваемых ценностях и таре, подписи ответственных лиц. Следует уделить должное внимание каждому из них.
Первым делом обратим внимание на реквизиты. В шапке документа прописываем полное наименование организации со ссылкой на её организационно-правовую форму (ОАО, ПАО), конкретное структурное подразделение, коды согласно классификаторам (ОКПО, ОКПД). Далее присваиваем настоящему акту уникальный номер для хранения и документооборота в соответствии с утверждённой номенклатурой дел, оставляем дату (число, месяц, год) его составления.
Следующим шагом материально ответственные лица заносят в таблицу полный перечень передаваемых/принимаемых ТМЦ и тары. Здесь прописывается наименование товара (тары), единица измерения, количество, масса, цена и общая сумма. В завершение таблицы подводится итог обозначенным в ней сведениям, пишется общая сумма.
Примерный образец
На этом моменте акт можно считать фактически составленным. Осталось лишь заверить официальную бумагу подписями двух ответственных сотрудников и автографом представителя администрации. Напоминаем, что подписи должны получить расшифровку, а количество составленных экземпляров равняется трём. Документ хранится в течение установленного законом срока, после чего может быть уничтожен за ненадобностью. Если какие-то ценности были прописаны в акте, однако в действительности отсутствовали на складе, принимающий сотрудник в любом случае будет нести за них ответственность. Утрату ТМЦ придётся возместить из своего кармана.
