Форма ИНВ-9. Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них

Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них – это официальная бумага, позволяющая отследить точное количество и качество хранящихся на складе драгоценностей. Процедура проверки всегда сопровождается составлением соответствующих документов.

Когда составляют

Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них по форме ИНВ-9 принято составлять в двух случаях: в рамках подготовке к годовому отчёту и при смене материально ответственного лица. Руководитель организации вправе своим распоряжением утвердить иную периодичность проведения проверок.

В первом случае акт будет необходим для грамотного закрытия года путём приведения всех бухгалтерских бумаг в порядок, подведения итогов по хранящимся на складе драгоценностям. Во второй ситуации важность документа не менее важна. Один или несколько сотрудников компании несут ответственность за находящиеся в собственности фирмы драгоценности. Это может быть кладовщик, завхоз или иное лицо. Увольняясь из организации или переходя на другую должность, работник должен снять с себя дополнительную ответственность.

Ценности передаются по акту приёма-передачи, однако предварительно необходимо провести инвентаризацию. Новый человек на должности не заинтересован в том, чтобы отвечать за чужую невнимательность.

Процедура

Инвентаризация – это мероприятие, которое всегда выполняется коллективно. В целях проверки драгоценностей в местах хранения и на производстве руководитель организации своим приказом инициирует процедуру, назначает специальную инвентаризационную комиссию. Кадровый состав рабочей группы подбирает лично начальник, ориентируясь на опыт работы и квалификацию своих подчинённых. В теории должности сотрудников роли не играют, однако в силу значимости мероприятия, а также высокой стоимости проверяемых объектов, рекомендуется назначить в комиссию кого-то из руководящего состава. Речь может идти о заместителе директора или начальнике структурного подразделения. Необходимо учесть, что материально ответственные лица не могут входить в состав комиссии в силу своей заинтересованности.

Кто актирует процесс

На практике бремя по составлению акта всегда ложится на председателя сформированной комиссии. Человека на этот пост выбирают другие члены рабочей группы простым большинством голосов. Как правило, это наиболее опытный среди коллег сотрудник, однозначно умеющий работать с учётной документацией и разбирающийся в драгоценных камнях и изделиях из них.

Форма документа

На сегодняшний день любая учётная официальная бумага может быть составлена в свободной форме без использования общеобязательных унифицированных бланков. Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них относится к той же группе и не является исключением из общего правила. До 1 января 2013 года организации были вынуждены пользоваться разработанной и утверждённой Постановлением Госкомстата в 1998 году формой ИНВ-9. В настоящий момент бланк носит рекомендательный характер, выступает в качестве типовой формы, однако многие предприятия по сей день продолжают им пользоваться в силу привычки сотрудников и удобства заполнения.

Отметим, что перед использованием формы её необходимо предварительно утвердить в учётной политике в целях бухучёта. Это прямое требование действующего законодательства.

Заполнить бланк можно одним из двух стандартных способов: рукописным с помощью синей или чёрной шариковой ручки и машинописным при помощи компьютерных средств. Этот выбор должен сделать председатель комиссии с учётом мнения своих коллег и с оглядкой на особенности документооборота компании. По общему правилу способ написания текста не может отразиться на юридической силе официальной бумаги. На практике ответственный за составление работник заранее распечатывает бланк для заполнения и вносит в него сведения от руки по ходу проведения проверки.

Объясняем, как правильно заполнить форму ИНВ-9

Форма ИНВ-9 состоит из четырёх страниц, однако не в каждом случае членам комиссии придётся заполнять каждую из них. Больше половины пространства занимает таблица с указанием сведений о драгоценностях.

Начинаем с реквизитов. В шапке акта прописываем полное наименование организации со ссылкой на организационно-правовую форму, коды согласно классификаторам, конкретное структурное подразделение. Далее ссылаемся на распоряжение руководителя, в соответствии с которым была произведена инвентаризация и сформирована специальная комиссия (дата, номер). Затем присваиваем настоящему акту уникальный номер для документооборота и хранения согласно утверждённой номенклатуре дел.

Основная часть формы ИНВ-9 начинается с расписки ответственных лиц. Свои автографы они оставляют за то, что все сопровождающие драгоценности документы сданы в бухгалтерию в положенные сроки.

Следующим шагом члены комиссии приступают к заполнению таблицы, в которую заносятся следующие данные:

• наименование драгоценного камня (изделия);
• коды объекта;
• размерность и форма огранки;
• цена за карат;
• общее количество, масса по документам сравнивается с фактическими показателями.

Если первой страницы оказалось недостаточно, таблица продолжается на второй и третьей. В конце каждого листа подводятся итоги обозначенным на нём сведениям. Как только проверка подойдёт к концу, можно переходить к четвёртой странице. Здесь резюмируем изложенные в таблице данные прописью.

На этом процесс составления акта подходит к завершению. Своими автографами его должны заверить все члены комиссии, материально ответственные лица и главный бухгалтер, который проверит точность и правильность расчётов.