Работник вправе отказаться устанавливать рабочее приложение именно на личный телефон, если использование устройства не было согласовано. Работодатель может установить обязательный способ служебного взаимодействия, но должен предоставить телефон, компьютер или другой технический способ выполнения работы.
Если сотрудник согласился использовать свой смартфон, ему положены компенсация за износ устройства и возмещение связанных расходов. Размер и порядок выплаты нужно закрепить письменно.
Кто должен предоставить телефон для работы
Работодатель обязан обеспечить сотрудников оборудованием, инструментами и другими средствами, необходимыми для выполнения трудовых обязанностей. Это прямо предусмотрено статьей 22 ТК РФ.
Поэтому менеджер не обязан за свой счет покупать смартфон для связи с клиентами, курьер - использовать личное устройство для получения заказов, а продавец - устанавливать на свой телефон программу складского учета.
Если рабочий процесс требует мобильного приложения, организация может выдать корпоративный телефон или планшет. Другой вариант - предоставить доступ к программе через служебный компьютер или браузер.
Работодатель также вправе предложить использовать личное устройство. Но такое решение предполагает согласование с сотрудником, а не односторонний приказ передать собственный телефон для нужд компании.
Можно ли отказаться устанавливать приложение
Отказ будет законным, если работник не соглашался использовать личный телефон и работодатель не предоставил альтернативное оборудование. Сотрудник при этом не должен отказываться от самой трудовой функции.
Например, нельзя просто заявить, что вы больше не будете принимать заказы или общаться с клиентами. Нужно письменно подтвердить готовность выполнять обязанности через корпоративное устройство, служебный компьютер или другой предоставленный работодателем канал.
Ситуация меняется, если стороны уже подписали дополнительное соглашение об использовании личного смартфона. В нем может быть указана конкретная программа, порядок работы и компенсация. Одностороннее прекращение такого режима способно вызвать спор, поэтому сначала следует письменно предложить изменить соглашение.
Работодатель вправе обязать сотрудников пользоваться корпоративной программой в рабочее время, если это связано с их обязанностями и закреплено в локальном акте. Однако внутренний приказ сам по себе не превращает личный телефон работника в имущество организации.
Когда отказ может считаться нарушением
Нужно разделять отказ от рабочего инструмента и отказ предоставить собственное имущество.
Если организация выдала исправный служебный телефон, ознакомила сотрудника с правилами и установила необходимую программу, необоснованный отказ пользоваться ею может рассматриваться как неисполнение обязанностей.
То же относится к приложению, доступному на корпоративном компьютере. Работник не вправе игнорировать законно установленный порядок только потому, что ему удобнее обмениваться информацией другим способом.
Но если единственный предложенный вариант - установить программу на личный смартфон, привлечение к дисциплинарной ответственности будет спорным. Работодатель должен подтвердить, на каком основании он требует использовать имущество сотрудника и где закреплены условия компенсации.
Отсутствие свободной памяти, несовместимая операционная система или поломка личного телефона также не должны становиться основанием для наказания. Техническая готовность личного устройства не относится к обязанностям работника, пока стороны не договорились об обратном.
Какая компенсация положена работнику
Правила установлены статьей 188 ТК РФ. Если личное имущество используется с согласия или ведома работодателя и в его интересах, сотруднику полагаются две разные выплаты.
Первая - компенсация за использование и износ телефона. Вторая - возмещение расходов, непосредственно связанных с работой.
К таким расходам могут относиться мобильная связь, интернет, платная подписка, дополнительный трафик и другие согласованные затраты. Если рабочая программа быстро разряжает аккумулятор или требует более дорогого тарифа, это также стоит учесть при определении выплаты.
Федерального минимального или максимального размера компенсации за смартфон нет. Стороны могут установить фиксированную ежемесячную сумму либо разделить выплату на компенсацию за устройство и возмещение фактических расходов.
Для телефонных переговоров подойдет заявление работника на возмещение затрат на оплату телефонных переговоров. К нему можно приложить счет оператора и пояснение, какие расходы связаны с работой.
Нужно ли платить, если работник сам установил приложение
Компенсация не возникает автоматически из-за одного факта нахождения рабочей программы на телефоне. Нужно подтвердить, что устройство использовалось в интересах работодателя с его согласия или ведома.
Например, начальник регулярно направляет задания в приложении, контролирует через него работу и требует ежедневные отчеты. Такие обстоятельства подтверждают, что работодатель знал об использовании личного устройства.
Иная ситуация складывается, когда сотрудник по собственной инициативе установил программу для удобства, хотя компания предоставила полноценный доступ с рабочего компьютера. В этом случае взыскать компенсацию будет сложнее.
Чтобы избежать спора, нужно до начала использования согласовать условия письменно. Устная фраза руководителя «поставьте приложение, потом разберемся» не защищает ни сотрудника, ни бухгалтерию.
Как оформить использование личного телефона
Основные условия лучше включить в дополнительное соглашение к трудовому договору. Одного устного разрешения недостаточно, если стороны хотят заранее определить размер выплаты.
В соглашении следует указать модель устройства, рабочую программу, служебные задачи и период использования. Также фиксируются размер компенсации, расходы на связь, дата выплаты и документы, которые должен представлять сотрудник.
Отдельно стоит описать, что происходит во время отпуска, больничного или ремонта телефона. Если устройство временно не используется, стороны могут заранее определить, сохраняется ли фиксированная выплата.
После подписания соглашения руководитель может оформить приказ о компенсации за использование личного телефона в служебных целях. Приказ станет основанием для бухгалтерского начисления, но не заменит письменной договоренности сторон.
Похожий порядок применяется при использовании других вещей сотрудника. Практические правила оформления разобраны в статье «Использование личного автомобиля в служебных целях».
Как определить размер выплаты
Компенсация может состоять из фиксированной и переменной частей. Фиксированная сумма учитывает использование телефона и его износ, а переменная покрывает подтвержденные расходы на связь и интернет.
Например, стороны устанавливают 800 рублей в месяц за использование смартфона и возмещение служебных звонков в пределах 1 500 рублей по детализации оператора. Допустим и единый фиксированный платеж, если понятно, какие затраты он покрывает.
Не следует записывать, что сотрудник использует телефон бесплатно. Если устройство обязательно для выполнения работы и работодатель не предоставляет замену, такое условие противоречит смыслу компенсационной гарантии.
Работнику полезно сохранить документы, подтверждающие принадлежность устройства. Это может быть чек, договор покупки, выписка банка или гарантийный талон.
Правильно оформленная компенсация в пределах согласованного размера обычно не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Для этого организация должна подтвердить принадлежность имущества, производственную необходимость и порядок расчета выплаты.
Что действует для дистанционного работника
Для удаленной работы предусмотрено специальное правило. По статье 312.6 ТК РФ работодатель обеспечивает сотрудника оборудованием, программами и средствами защиты информации.
Дистанционный работник может использовать личную технику с согласия или ведома работодателя. Тогда ему выплачивается компенсация и возмещаются связанные расходы.
Размер, сроки и порядок могут быть закреплены в трудовом договоре, дополнительном соглашении, коллективном договоре или локальном акте. В документе стоит отдельно указать расходы на телефон, компьютер, интернет и программное обеспечение.
Если удаленному сотруднику ничего не предоставили и требуют работать за свой счет, можно использовать жалобу на обеспечение оборудованием при работе из дома.
Отсутствие необходимого оборудования может привести к простою. Его оформление и оплата рассмотрены в статье «Как оплачивается простой при поломке оборудования или отключении интернета».
Может ли приложение получить доступ к личным данным
Установка рабочей программы не дает работодателю неограниченного доступа к содержимому смартфона. Обработка данных должна иметь понятную рабочую цель и не быть избыточной.
Перед установкой следует проверить, какие разрешения запрашивает программа. Доступ к камере может быть необходим для сканирования документов, а геолокация - для подтверждения маршрута курьера. Но постоянный доступ к личным фотографиям, контактам, сообщениям или микрофону требует отдельного объяснения.
Работник вправе запросить сведения о том, какие данные собираются, где хранятся, кому передаются и когда удаляются. Особенно внимательно нужно относиться к программам управления устройством, которые позволяют работодателю менять настройки или удаленно стирать данные.
Если приложению нужны широкие административные права, безопаснее потребовать корпоративный телефон либо отдельный рабочий профиль. Нельзя заставлять сотрудника соглашаться на явно избыточный сбор данных только под угрозой взыскания.
При незаконной обработке можно использовать жалобу на обработку персональных данных. Если обработка основана только на согласии и основания для ее продолжения отсутствуют, подойдет отзыв согласия на обработку персональных данных.
Нужно ли отвечать через приложение после работы
Установка программы не означает, что сотрудник обязан находиться на связи круглосуточно. Пользоваться рабочим чатом или системой отчетности нужно в пределах установленного режима.
Если начальник после окончания смены требует немедленно ответить, оформить заказ или подготовить документ, такое время может считаться сверхурочной работой.
Подробный порядок фиксации и оплаты разобран в статье «Работодатель требует отвечать в рабочем чате после окончания рабочего дня».
Работник вправе отключить уведомления после смены, если не находится на дежурстве и не привлечен к работе по установленной процедуре. Локальный акт не может превратить личное время в неоплачиваемое продолжение рабочего дня.
Как отказаться безопасно
Просто удалить приложение и перестать выполнять задания рискованно. Лучше письменно разделить готовность работать и отказ предоставлять личное имущество.
Сначала запросите локальный акт, инструкцию по программе и документ, устанавливающий обязанность использовать личный телефон. Затем сообщите, что готовы выполнять трудовую функцию через предоставленное работодателем оборудование.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуВ записке нужно указать, для каких обязанностей требуется устройство, и попросить выдать служебный телефон либо предоставить другой доступ. Дополнительно можно написать, что согласия на установку программы на личный смартфон вы не давали.
Если работник готов использовать свой телефон, в том же обращении следует предложить оформить дополнительное соглашение и определить компенсацию. Так позиция будет выглядеть не как отказ от работы, а как требование законно организовать ее выполнение.
Что делать, если объявили выговор
Перед дисциплинарным взысканием работодатель обязан запросить письменное объяснение. Игнорировать требование не стоит.
В объяснительной нужно указать, что сотрудник не отказывался выполнять трудовые обязанности. Следует сослаться на отсутствие соглашения об использовании личного имущества и просьбу предоставить корпоративное устройство.
Практические правила оформления приведены в статье «Объяснительная записка на работе».
Если замечание или выговор уже объявлены, подойдет жалоба на дисциплинарное взыскание. К ней приложите трудовой договор, локальные акты, переписку и служебную записку о выдаче телефона.
Штрафовать сотрудника за отсутствие приложения работодатель не вправе. Трудовой кодекс допускает замечание, выговор и увольнение по законным основаниям, но не произвольные денежные штрафы.
Как потребовать компенсацию и куда жаловаться
Сначала направьте работодателю письменное заявление. Укажите период использования телефона, рабочие задачи, размер расходов и приложите подтверждающие документы.
Если организация отказывается оформлять соглашение, но продолжает требовать работу с личного устройства, подайте жалобу в трудовую инспекцию. Инспектора следует попросить проверить обеспечение оборудованием, порядок использования личного имущества и выплату компенсации.
При споре о персональных данных обращение можно дополнительно направить в Роскомнадзор. В нем нужно указать название приложения, запрашиваемые разрешения и данные, которые получает работодатель или разработчик.
Для взыскания денег через суд подойдет исковое заявление по трудовому спору. Работнику придется подтвердить использование телефона в интересах компании и обосновать сумму.
По требованию о невыплаченной компенсации безопаснее обращаться в течение одного года со дня установленной выплаты. Для оспаривания обычного дисциплинарного взыскания применяется трехмесячный срок, а для увольнения - один месяц.
Работодатель может требовать использовать рабочую программу, но не вправе по умолчанию распоряжаться личным телефоном сотрудника. Законный вариант - выдать корпоративное устройство либо письменно согласовать использование личного смартфона и выплачивать компенсацию.
FAQ: личный телефон и рабочее приложение
Могут ли уволить за отказ установить приложение?
Сам отказ предоставить личный телефон обычно не является основанием для увольнения. Однако сотрудник должен подтвердить готовность выполнять обязанности через оборудование работодателя.
Обязан ли работодатель купить служебный телефон?
Если телефон и приложение необходимы для работы, работодатель должен предоставить соответствующее оборудование или другой технический способ выполнения обязанностей.
Сколько должны платить за личный смартфон?
Фиксированной суммы в законе нет. Размер компенсации за использование и износ, а также состав возмещаемых расходов определяются письменным соглашением.
Можно ли потребовать оплату мобильного интернета?
Да, если интернет используется для рабочих задач с согласия или ведома работодателя. Расходы лучше подтвердить тарифом, счетом оператора и служебными заданиями.
Нужно ли быть онлайн после окончания смены?
Нет, если сотрудник не привлечен к работе в установленном порядке. Срочные задания после смены могут считаться сверхурочной работой и требуют оформления и оплаты.