Да, налоговая может запросить деловую переписку с контрагентом, если она относится к проверяемой деятельности или конкретной сделке. Это могут быть электронные письма, согласование цены, заявки, технические задания и даже сообщения в мессенджере. Сам по себе аргумент «это не первичный документ» от обязанности ответить не освобождает.
Но отдавать инспекции весь почтовый ящик компании за несколько лет тоже не нужно автоматически. Сначала посмотрите, по какой статье НК РФ пришло требование, какая сделка или проверяемое лицо в нем названы и какую именно переписку просят предоставить.
Почему налоговой понадобились письма, если есть договор и акты
Обычно такой запрос появляется не из любопытства.
Договор, акт и счет-фактура показывают, что документы между компаниями оформлялись. Переписка помогает ответить на другой вопрос - была ли сделка реальной и кто на самом деле ее исполнял.
Например, налоговая проверяет услуги по разработке сайта. В актах написано только «услуги оказаны в полном объеме». А в почте могут быть технические задания, промежуточные версии, замечания заказчика, фамилии исполнителей и согласование результата.
Для инспекции такая переписка иногда оказывается сильнее самого акта.
Поэтому в спорах с сомнительным контрагентом отсутствие каких-либо следов делового общения тоже может сыграть против компании. Как налоговая оценивает реальность операций, отдельно разобрано в материале о проверке контрагента и должной осмотрительности.
Но это не означает, что бизнес обязан заранее вести переговоры в определенном мессенджере или специально создавать архив скриншотов для ФНС.
Сначала определите, по какой статье пришло требование
Здесь от одной цифры в документе зависит довольно многое.
Если проверяют саму вашу компанию, налоговая истребует необходимые для проверки документы по статье 93 НК РФ. У требования должен быть предмет проверки, и запрошенные документы должны быть с ним связаны.
Например, при выездной проверке налога на прибыль инспекция может заинтересоваться перепиской по сделкам, расходы по которым компания учла при расчете налога.
Другой вариант - проверяют вашего контрагента, а требование приходит вам. Тогда используется статья 93.1 НК РФ.
Во время проверки контрагента ФНС вправе запросить у вас документы и сведения, касающиеся его деятельности. А вне налоговой проверки возможности уже: должна быть обоснованная необходимость получить информацию относительно конкретной сделки.
Поэтому перед выгрузкой писем проверьте:
- На какую статью НК РФ ссылается требование.
- Кто именно проверяется.
- Указан ли контрагент.
- Назван ли период.
- Можно ли определить сделку, к которой относится запрос.
- Что требует инспекция - существующие документы или еще и информацию, которую нужно сообщить текстом.
Не нужно отвечать на такое требование так же, как на обычное письмо инспектора. Общие отличия документов и пояснений разобраны в материале как отвечать на требование ФНС.
Электронную почту и сообщения в мессенджере тоже могут запросить
Название программы здесь почти ничего не меняет.
Суды уже признавали правомерным требование представить деловую переписку с контрагентом, в том числе скриншоты согласования рекламных материалов. Инспекция использовала их для проверки того, действительно ли услуга выполнялась заявленным исполнителем.
Поэтому фраза «переговоры были только в Telegram или WhatsApp, это не документ» проблему не решает.
Если сотрудники действительно обсуждали конкретную сделку в корпоративном чате, а компания этой перепиской располагает, она может относиться к истребуемой информации.
Другое дело - личная переписка сотрудника, вообще не связанная с контрактом. Налоговое требование не превращается в право инспектора получить весь личный телефон менеджера со всеми семейными чатами.
Нужно отделять деловую информацию по сделке от посторонней информации.
При подготовке ответа не редактируйте смысл сообщений и не собирайте новую «красивую» переписку задним числом. В налоговом споре странный архив, созданный уже после требования, способен навредить сильнее, чем честное сообщение о том, что деловое взаимодействие происходило другим способом.
Нужно ли создавать документ, которого никогда не было
Нет смысла писать инспектору фиктивное «деловое письмо», если стороны никогда им не обменивались.
ФНС сама в рекомендациях по истребованию документов указывает, что нельзя требовать документы, обязанности по ведению которых у налогоплательщика нет.
Например, стороны заключили договор, заявки поступали через информационную систему, товары передавались по накладным, а сотрудники по электронной почте вообще не общались. Если налоговая просит «деловую переписку», которой фактически нет, нужно так и сообщить.
Не молчать и не оставлять этот пункт требования без ответа.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуШаблон нужно переделать под требование ФНС: указать его номер и дату, конкретный пункт и написать, что запрашиваемая переписка в распоряжении организации отсутствует, поскольку взаимодействие с контрагентом осуществлялось, например, через заявки в системе и первичные документы.
Если какие-то документы уже передавались налоговой раньше, повторно присылать их в предусмотренных НК РФ случаях тоже не требуется. В ответе нужно указать, когда, каким документом и в какую инспекцию они были представлены.
Можно ли отказаться, потому что переписка содержит коммерческую тайну
Сам по себе гриф «коммерческая тайна» от законного налогового требования не защищает.
Закон о коммерческой тайне допускает передачу такой информации государственным органам по предусмотренному законом мотивированному требованию.
При этом сведения, полученные налоговой в ходе контроля, охраняются режимом налоговой тайны.
Поэтому ответ «не дадим переписку, потому что там наши цены и коммерческие условия» обычно слабый.
Но это не значит, что вместе с перепиской о договоре № 15 нужно передавать инспектору сообщения о других заказчиках, коммерческие предложения по посторонним проектам и внутренние обсуждения, которые никак не относятся к требованию.
Если запрос сформулирован слишком широко - например, «представить всю электронную переписку организации со всеми сотрудниками контрагента за три года» - сначала стоит сопоставить его с предметом проверки и указанным периодом.
Что делать с чрезмерно широким требованием
Полностью игнорировать его опасно.
Верховный Суд в 2024 году подтвердил широкие полномочия ФНС при встречном истребовании, в том числе возможность получать документы не только у непосредственного контрагента, но и дальше по цепочке.
При этом требование должно позволять увидеть связь запрашиваемой информации с проверяемым налогоплательщиком. А когда документы запрашиваются вне рамок проверки по пункту 2 статьи 93.1 НК РФ, должна идентифицироваться конкретная сделка.
Поэтому вариант «ничего не дадим, потому что запрос нам кажется слишком большим» рискованный.
Практичнее разделить ответ.
Например, представить переписку по указанному договору за названный период, а по остальной части письменно попросить уточнить, к какой сделке и какому мероприятию налогового контроля относятся запрошенные сведения.
Если объем действительно огромный и собрать его в установленный срок невозможно, нужно вовремя сообщить об этом инспекции и попросить продление.
Внутри компании такую работу лучше не раздавать всем менеджерам одновременно. Нормальный порядок - один ответственный собирает сообщения, юрист или бухгалтер сопоставляет их с требованием, а уже затем формируется единый ответ.
Для этого пригодится приказ о порядке взаимодействия с налоговыми органами.
Сколько времени есть на ответ
Срок зависит от основания требования.
Если документы запрашиваются у самой проверяемой компании по статье 93 НК РФ, общий срок - 10 рабочих дней со дня получения требования.
При встречном истребовании во время налоговой проверки по пункту 1 статьи 93.1 НК РФ срок значительно короче - 5 рабочих дней.
А если документы или информацию о конкретной сделке запросили вне рамок проверки по пункту 2 статьи 93.1 НК РФ, дается 10 рабочих дней.
Если нужной переписки нет, об этом тоже нужно сообщить в соответствующий срок.
Не стоит путать эти сроки с пятидневным сроком ответа на требование о пояснениях при камеральной проверке. Это разные процедуры.
Если спор уже перерос в полноценную выездную проверку, общий порядок истребования документов разобран в материале о выездной налоговой проверке.
Что будет, если просто не показать сообщения
Последствия зависят от того, что именно было запрошено.
За непредставление документов возможна ответственность по статье 126 НК РФ. Если речь идет о сведениях и информации, применяется статья 129.1 НК РФ. При встречном истребовании ФНС также различает отказ представить имеющиеся документы и несообщение запрошенной информации.
Но для бизнеса неприятнее иногда оказывается не сам штраф.
Представим спор о расходах на несколько миллионов рублей. Компания утверждает, что подрядчик полгода разрабатывал сложный программный продукт, но не может назвать исполнителей, показать постановку задач, промежуточные результаты или хотя бы одну рабочую переписку.
Это уже становится аргументом не про несвоевременный ответ на требование, а про реальность самой операции.
Именно поэтому переписку по существенным сделкам лучше не уничтожать сразу после подписания акта.
В материалах о налоговой амнистии при дроблении бизнеса используется тот же подход: документы и сообщения после начала налогового контроля не нужно переписывать задним числом или искусственно создавать.
Если инспекция впоследствии вынесла решение, с которым компания не согласна, используется другой документ.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуА когда спор идет именно о незаконном требовании или действии инспекции до вынесения итогового решения, можно адаптировать жалобу в налоговую инспекцию.
Главное при получении требования о переписке - не выбирать между двумя крайностями. Не нужно отдавать ФНС весь корпоративный архив “на всякий случай”, но и полностью игнорировать деловые сообщения только потому, что они находятся не в бухгалтерской программе, нельзя. Сначала определяется основание требования, затем конкретная сделка и только после этого собирается относящаяся к ней переписка.
