Проверить контрагента нужно не только по выписке из ЕГРЮЛ, но и по его ресурсам, финансам, судебным спорам и способности исполнить конкретный договор. Глубина проверки зависит от цены и характера сделки. Результаты необходимо сохранить в отдельном досье до подписания договора и перечисления аванса.
Что означает должная осмотрительность
Должная осмотрительность - это разумная проверка будущего партнера перед сделкой. Она помогает снизить риск потери аванса, поставки фиктивного товара и налоговых претензий.
В законе нет универсального перечня документов, после получения которых проверка автоматически считается завершенной. Инспекция и суд оценивают всю ситуацию: сумму договора, обычность сделки, условия оплаты, опыт контрагента и наличие необходимых ресурсов.
Например, при покупке канцелярии на 15 000 рублей обычно достаточно базовой проверки. Перед строительным подрядом на 8 млн рублей нужно изучить работников, технику, опыт, допуски, финансовое положение и порядок привлечения субподрядчиков.
Само наличие красивого сайта, офиса и рекламных отзывов надежность не подтверждает. Нужны сведения из официальных реестров и документы, связанные именно с будущей сделкой.
Проверка контрагента по ИНН и выписке из ЕГРЮЛ
Начните с сервиса ФНС «Прозрачный бизнес». Искать организацию или ИП удобнее по ИНН либо ОГРН, поскольку одинаковые названия встречаются часто.
Получите электронную выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП и проверьте:
- действует ли контрагент и не начата ли его ликвидация;
- совпадают ли название, ИНН, адрес и руководитель с договором;
- нет ли записи о недостоверности адреса или директора;
- соответствуют ли виды деятельности предмету сделки;
- не принято ли решение о предстоящем исключении из реестра;
- не дисквалифицирован ли руководитель.
Сохраните выписку в формате PDF с датой формирования. Если договор подпишут через месяц, желательно повторить проверку непосредственно перед подписанием.
Недавняя регистрация сама по себе не означает недобросовестность. Однако новая компания без отчетности, работников и опыта требует более безопасных условий оплаты.
Кто вправе подписывать договор
Сверьте ФИО директора с актуальной выпиской. Если документ подписывает другой человек, запросите доверенность и проверьте срок ее действия, перечень полномочий и право подписывать конкретный вид договора.
Для крупной или необычной сделки можно запросить решение участников либо заверение, что необходимое корпоративное одобрение получено. Это особенно важно при продаже дорогостоящего имущества, выдаче займа или поручительства.
Не следует без необходимости собирать копии паспортов всех сотрудников контрагента. Для проверки важны полномочия подписанта и документы, относящиеся к сделке.
Направить официальный перечень бумаг поможет запрос о предоставлении документации. Сам факт запроса и полученный ответ нужно сохранить.
Может ли контрагент реально выполнить договор
Это центральная часть проверки. Формально действующая организация может не иметь ни работников, ни оборудования, ни товара.
Уточните, откуда поступит продукция, где она хранится и каким транспортом будет доставлена. У подрядчика проверьте специалистов, технику, производственную базу, опыт аналогичных работ и необходимые разрешения.
Если исполнение передается третьим лицам, это не всегда нарушение. Однако порядок привлечения субподрядчиков должен соответствовать договору и реальной модели работы.
Например, компания обещает за две недели построить склад, но у нее один работник и отсутствуют основные средства. В такой ситуации нужно выяснить, кого она привлечет, на каком основании и кто фактически выполнит работы.
Полезно запросить договор аренды склада или техники, штатные сведения без излишних персональных данных, портфолио, рекомендации и документы о предыдущих проектах. Для лицензируемой деятельности проверьте лицензию в реестре соответствующего органа.
Как оценить финансовое состояние
Бухгалтерскую отчетность организации можно изучить в государственном ресурсе ФНС. Сравните выручку, стоимость активов, прибыль, обязательства и динамику показателей за несколько лет.
Небольшая выручка не всегда опасна. Она может быть нормальной для новой или сезонной компании. Насторожить должно явное несоответствие масштаба бизнеса будущему обязательству.
Например, поставщик с годовой выручкой 2 млн рублей предлагает поставить товар на 30 млн рублей с полной предоплатой. До оплаты нужно получить понятное объяснение источника товара и финансирования.
Проверьте налоговую задолженность, сведения о сдаче отчетности и численность работников. Каждый показатель оценивается вместе с остальными, а не отдельно.
Где проверить суды, банкротство и долги
Поиск в Картотеке арбитражных дел покажет, как часто контрагент выступает ответчиком и какие требования к нему предъявляют. Один хозяйственный спор нормален, а десятки однотипных исков о неоплате могут указывать на финансовые проблемы.
Отдельно изучите банкротные дела и сообщения на Федресурсе. Там могут находиться уведомления о намерении обратиться с заявлением о банкротстве, залоге имущества, ликвидации или существенных событиях.
В банке данных исполнительных производств проверьте непогашенные взыскания. Важна не только общая сумма, но и их характер. Множество незавершенных производств показывает, что получить деньги даже после суда может быть сложно.
Если сотрудничество уже началось, периодически подписывайте акт сверки взаиморасчетов. Он помогает вовремя обнаружить просрочку и расхождения в учете.
Какие документы запросить у контрагента
Состав пакета зависит от сделки. Обычно запрашивают карточку организации, документы о полномочиях подписанта, лицензии, разрешения и сведения о материальных ресурсах.
Для поставки понадобятся документы на товар и объяснение логистики. Для подряда - сведения о сотрудниках, технике, допусках и субподрядчиках. Для аренды - подтверждение права собственности или полномочий арендодателя.
Полученные документы передавайте ответственному сотруднику по акту приема-передачи документов. Это позволит подтвердить состав проверенного комплекта.
Отказ предоставить конкретную бумагу не всегда означает мошенничество. Возможно, запрошена коммерческая тайна или документ вообще не относится к сделке. Однако контрагент должен разумно объяснить отказ и предложить другое подтверждение.
Какие признаки должны насторожить
Особое внимание требуется, если партнер предлагает цену намного ниже рынка, требует срочно перечислить крупный аванс или отказывается общаться по официальным каналам.
Риск повышается, когда банковские реквизиты постоянно меняются, договор подписывает неизвестный представитель, а фактический исполнитель не совпадает со стороной договора. Подозрительно и отсутствие понятного ответа на вопрос о происхождении товара.
Один признак редко доказывает недобросовестность. Но сочетание нескольких обстоятельств требует дополнительной проверки либо отказа от сделки.
Как оформить результаты проверки
Простого просмотра открытых сайтов недостаточно. Информация может измениться, поэтому нужно подтвердить, что компания изучила ее до заключения договора.
Создайте досье контрагента и включите в него:
- выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП;
- результаты проверки ФНС, судов, банкротства и производств;
- запросы и ответы контрагента;
- финансовую отчетность и лицензии;
- коммерческие предложения и сравнение цен;
- объяснение причин выбора этого партнера;
- служебную записку с итоговым решением.
Начать внутреннюю процедуру можно со служебной записки на проверку контрагента. Итог проверки оформляют служебной запиской с результатами проверки контрагента.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуВ Положении стоит определить уровни риска, ответственных сотрудников, обязательный пакет документов и периодичность повторной проверки.
Как снизить риск через условия договора
Даже тщательная проверка не гарантирует исполнение. Поэтому выявленные риски нужно учитывать в договоре.
Вместо полной предоплаты используйте этапы, оплату после приемки или небольшой аванс. Для крупного обязательства можно потребовать независимую гарантию, поручительство или залог.
Закрепите право запрашивать документы, контролировать субподрядчиков и отказаться от договора при недостоверных заверениях. Укажите адреса электронной почты, порядок приемки и перечень подтверждающих документов.
Если партнер нарушил обязательства, направьте претензию по исполнению условий договора. При просрочке платежа подойдет претензия по оплате задолженности.
Что проверяет налоговая инспекция
Для налоговой важна не только регистрация поставщика, но и реальность операции. Инспекторы устанавливают, кто фактически поставил товар, выполнил работы, располагал персоналом и нес расходы.
Сохраните договор, счета, накладные, акты, платежные поручения, переписку и транспортные документы. Для работ полезны фотографии объекта, пропуска, журналы производства и сведения о специалистах.
Нарушение налогового законодательства самим контрагентом не означает автоматический отказ в расходах или вычете НДС. Однако проблемы возникнут, если партнер был номинальным, а компания не выяснила, кто реально исполнял договор.
Досье осмотрительности тоже не заменяет доказательства исполнения. Можно собрать десятки выписок, но проиграть спор, если документы не подтверждают реальную поставку.
При незаконных доначислениях используется жалоба на решение налогового органа.
Практический порядок проверки контрагента
- Получите ИНН, ОГРН и основные реквизиты.
- Сформируйте свежую выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.
- Проверьте руководителя, адрес, статус и лицензии.
- Изучите отчетность, налоги и численность работников.
- Найдите судебные дела, банкротство и взыскания.
- Установите, кто и какими ресурсами исполнит договор.
- Запросите документы и объяснения по найденным рискам.
- Оформите служебную записку и сохраните досье.
- Предусмотрите в договоре безопасный порядок оплаты.
- Повторяйте проверку перед крупными платежами и продлением договора.
FAQ: проверка контрагента и должная осмотрительность
Достаточно ли получить выписку из ЕГРЮЛ?
Нет. Выписка подтверждает регистрацию и основные сведения, но не показывает реальную возможность исполнить конкретный договор.
Обязан ли контрагент передавать все запрошенные документы?
Нет, если такая обязанность не установлена договором или законом. Однако необъяснимый отказ предоставить важное подтверждение нужно учитывать при оценке риска.
Как долго действует проверка контрагента?
Универсального срока нет. Перед новым договором, крупным авансом или продлением длительного сотрудничества сведения лучше обновить.
Гарантирует ли досье сохранение вычета НДС?
Нет. Оно подтверждает разумность выбора партнера, но дополнительно нужно доказать реальность операции и исполнение договора надлежащим лицом.
Нужно ли проверять постоянного поставщика повторно?
Да. Руководитель, адрес, финансовое положение и статус компании могут измениться во время сотрудничества.