Протокол – это официальная бумага, в которой фиксируется ход принятия коллегиального решения, а также результаты совещания лиц. Документ имеет крайне важное значение, ведь выписки из него могут быть предоставлены для ознакомления третьим лицам, в том числе и государственным органам, а решения, сделанные участниками процедуры, обязательны к исполнению.
Виды протоколов
Все протоколы можно условно разделить на три большие группы:
- резюмирующие. Здесь прописываются только поставленные на повестку дня вопросы и решения, принятые по итогам заседания;
- полные. В этой ситуации подробно излагаются предложения каждого из участников совещания;
- стенографические. Такой метод используется исключительно в крупных организациях, когда необходимо заполучить максимально точное содержание заседания. Каждая сказанная фраза подлежит записи.
Кто составляет документ
Бремя по написанию протокола практически всегда ложится на секретаря. Лицо на этой должности обладает необходимыми навыками скоростного письма и сможет укладываться в темп стремительного обсуждения. Однако иногда секретаря оказывается недостаточно и возникает необходимость привлечения более квалифицированного специалиста. Как правило, такая ситуация складывается в случае использования заседателями узкопрофильной терминологии, с которой секретарь может быть не знаком.
Отметим, что на практике ответственные за составление протокола лица используют диктофон и пишут официальную бумагу уже после собрания. Делать так законом не запрещено, однако в силу технического сбоя информация может быть безвозвратно утрачена.
Выписки из протоколов
На собраниях могут быть приняты какие-то управленческие решения, с которыми должны быть ознакомлены работники компании или сотрудники государственных органов. Предоставлять для прочтения весь протокол собрания является нецелесообразным и порой даже противозаконным. Дело в том, что на совещаниях зачастую обсуждаются вопросы, относящиеся к коммерческой тайне. Именно поэтому для ознакомления третьих лиц и оформляют выписки. Документ заверяется ответственными лицами и обладает юридической силой.
Протокол как подтверждение факта
Также протокол может пониматься и в другом значении, в качестве удостоверяющего тот или иной факт документа. Речь может идти об утверждении разногласий между контрагентами по финансовым и договорным вопросам, о проведении испытаний. В таком случае в официальной бумаге расписываются все ответственные за её составление лица, будь то члены сформированной на предприятии комиссии или представители контрагентов. Протокол подлежит хранению вместе с другой документацией.
Форма документа
В настоящий момент не существует единых стандартов для написания протокола. Официальная бумага всегда составляется в свободной форме, ориентируясь на особенности документооборота в компании. Отметим, что существует сложившаяся на практике вполне конкретная структура, которой нужно придерживаться. Выглядит она следующим образом:
- реквизиты. В шапке прописывается наименование организации, ИНН, ОГРН, юридический адрес. Далее обозначаем наименование заседающего коллегиального органа. Это может быть комиссия или собрание учредителей. Затем оставляют дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) составления протокола;
- участвующие лица. Необходимо перечислить всех принимающих участие в совещании коллег. Отдельно выделяется председатель. Обычно он представлен в лице генерального директора компании;
- перечень вынесенных на обсуждение вопросов;
- постановление заседателей. Эта часть именуется как распорядительная. Положения, прописанные в этом блоке, обязательны к исполнению;
- подписи. В протоколе расписывается председатель комиссии и лицо, которое его составляло.
