Приказ о защите персональных данных работников – это распорядительный документ, в соответствии с которым на предприятии утверждаются определённые правила работы с личными сведениями подчинённых в целях их сохранения в тайне. Процедура всегда сопровождается определённым набором официальных бумаг.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Персональные данные
Под персональными данными понимаются любые сведения о физическом лице от даты его рождения до количества детей и судимостей. Все эти данные прописаны в личных документах гражданина, к которым имеет доступ только он сам, органы государственной власти и представители иных организаций с письменного согласия.
В нашем случае речь пойдёт о взаимоотношениях работника и работодателя. Для заключения трудового договора гражданин обязан предоставить паспорт, СНИЛС и иные бумаги, содержащие его персональные данные. С этими документами будет работать кадровик, который обычно и является ответственным за обработку таких сведений. Отметим, что под обработкой понимают сбор, накопление, использование и так далее.
С точки зрения закона
Правовая регламентация этой сферы жизнедеятельности содержится в N-152 ФЗ «О персональных данных». Нормативно-правовой акт даёт общие понятия, устанавливает определённые правила работы с личной информацией лиц. Отметим, что за распространение персональных данных предусмотрена юридическая ответственность вплоть до уголовной. Статья 137 УК РФ считает преступлением нарушение неприкосновенности частной жизни, особенно если это сделано с использованием служебного положения. Сотрудник кадровой службы, работая с бумагами работников, несомненно, пользуется своим положением на службе.
Положение о защите персональных данных
Согласно действующей редакции ТК РФ работодатель имеет право издавать локальные нормативные акты, регулирующие деятельность предприятия в целом. Положение о защите персональных данных также относится к их числу. Настоящий документ установит определённые правила работы с личными бумагами сотрудников, ограничит круг лиц, имеющих к ним доступ, введёт предписания относительно хранения и так далее. С положением необходимо будет ознакомить всех лиц, работающий с персональными данными. К ним относят кадровиков, делопроизводителей, документоведов и так далее.
Разрабатывать положение должны квалифицированные юристы с большим опытом работы. Если таковых не оказалось, допускается воспользоваться помощью контрагента.
Кто пишет приказ
Руководитель организации лично крайне редко пишет приказы. Обычно эта задача поручается кому-то из его подчинённых: кадровику, бухгалтеру, секретарю. Всё зависит от конкретного случая и назначения распоряжения. В данной ситуации было бы логично доверить составить документ именно кадровику. Начальник должен получить на стол уже итоговый вариант официальной бумаги, проверить её и расписаться.
Основание и обоснование
За каждым приказом руководителя должны стоять основание и обоснование. Под первым понимают ссылку на какой-либо нормативный акт или закон, а под вторым – объяснение реальных причин принятия соответствующего решения. В качестве обоснования ссылаемся на N-152 ФЗ «О защите персональных данных», а в обоснование объясняем цели. Как правило, используется общая формулировка: «в целях соблюдения норм действующего законодательства».
Форма документа
В настоящий момент любая распорядительная бумага может быть написана в свободной форме без использования общеобязательных унифицированных бланков. Приказ о защите персональных данных работников относится именно к этой группе документов и не является исключением.
Отметим, что свободная форма также предъявляет к содержанию приказа определённые требования, а именно:
- деловой стиль языка;
- наличие подписей всех упомянутых в тексте лиц;
- автографы подлежат расшифровке;
- обозначение реквизитов (дата, место, номер).
Написать распоряжение рекомендуется на фирменном бланке предприятия, так как на нём уже прописаны реквизиты организации. За неимением такового допускается воспользоваться чистым листом бумаги формата А4, обозначив данные о фирме вручную.
Что касаемо изложения содержания, то здесь всё стандартно. На выбор предлагается один из двух доступных способов: рукописный с помощью синей или чёрной шариковой ручки и машинописный при помощи компьютерных средств. Выбор делает ответственный за составление приказа сотрудник. По общему правилу юридическая сила бумаги не зависит от способа написания текста.
Объясняем, как написать распоряжение «на пальцах»
Первым делом в шапке приказа пропишем полное наименование организации-работодателя со ссылкой на его организационно-правовую форму. Далее присваиваем распоряжению уникальный номер для документооборота и хранения, оставляем дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) его составления.
Следующим шагом заполняем мотивировочную часть, ссылаясь на N-152 ФЗ и объясняя наличные причины принятия решения. Затем с красной строки пишется слово «приказываю» и по пунктам утверждаются следующие положения:
- утвердить разработанное Положение о работе с персональными данными работников с конкретной даты;
- ознакомить всех сотрудников предприятия, задействованных на работах с личными документами работников, с Положением;
- возлагаем контроль за исполнением распоряжения на кого-то из подчинённых. В теории эти обязанности может взять на себя директор лично.
В качестве приложения к приказу оставляем ссылку на утверждённое Положение.
Примерный образец
На этом процесс составления распоряжения подходит к завершению. С ним необходимо ознакомить всех упомянутых в тексте лиц под подпись (с расшифровкой). Также на официальной бумаге должен появиться автограф руководителя предприятия. Как только все подписи встанут на свои места, документ обретёт должную юридическую силу и может быть передан на хранение вместе с распорядительной документацией.
