Приказ о назначении ответственного за ведение табеля учёта рабочего времени – это официальная бумага, возлагающая на одного из сотрудников предприятия дополнительные обязанности. Процедура всегда сопровождается составлением соответствующих документов.

Файлы для скачивания:

Табель учёта рабочего времени

Табель учёта рабочего времени – это документ, в котором фиксируется точное количество отработанных сотрудниками организации часов. Официальная бумага является крайне важной для деятельности компании, так как на её основании может рассчитываться заработная плата, применяться дисциплинарное взыскание. Документ, как правило, рассчитан на месяц и заполняется ежедневно в конце каждой рабочей смены. Особую актуальность табель приобретает на предприятиях со сменным режимом работы в течение 24 часов в сутки.

Ответственный за ведение табеля

По умолчанию ответственность за ведение табеля лежит на руководителе предприятия лично, однако эту обязанность можно переложить и на другое лицо. Как правило, работу с табелем доверяют кадровику, бухгалтеру или начальнику конкретного структурного подразделения. В должностные обязанности всех вышеперечисленных лиц входит работа с персоналом. На отдельно взятых крупных предприятиях можно встретить в штатном расписании обособленную единицу единицу – должность табельщика. Всё рабочее время такого сотрудника будет посвящено работе с табелями.

Вместе с ответственным лицом потребуется этим же приказом назначить его заместителя. Основной работник в силу тех или иных обстоятельств может отсутствовать на рабочем месте (болезнь, отпуск, командировка), а вести учёт рабочего времени кто-то должен. В такой ситуации и пригодится заместитель.

Необходимо учесть, что табельщик будет нести ответственность за внесённые им сведения в документ. Если выяснится, что какой-то работник фактически отсутствовал на предприятии, а в соответствующей графе у него проставлены рабочие часы, санкций от работодателя избежать не выйдет. Речь может пойти даже о применении дисциплинарного взыскания в виде увольнения.

Основание и обоснование

Любой приказ руководителя организации должен иметь под собой определённую базу в виде основания и обоснования. Под первым понимается ссылка на какой-либо документ, нормативно-правовой акт, а под вторым – объяснение наличных причин принятия решения. В качестве обоснования в данном случае выступит ч. 4 ст. 91 Трудового кодекса РФ, гласящая, что работодатель обязан вести учёт рабочего времени, отработанного каждым его работником. В виде обоснования обычно прописывают общую фразу в духе «в целях оптимизации рабочего процесса».

Кто пишет распоряжение

Следует отметить, что руководитель лично крайне редко берётся за написание приказов в силу повышенной занятости другими делами. Эту задачу директор обычно поручает кому-то из своих подчинённых. В теории написать распоряжение может абсолютно любой работник организации, обладающий определёнными навыками работы с официальными бумагами и имеющий представление о том, что представляет собой распорядительная документация. Обычно таким лицом является кадровик, бухгалтер или секретарь. Начальник должен получить на стол уже итоговый вариант документа, проверить его и, если всё в порядке, подписать.

Форма документа

В настоящий момент органы законодательной власти не предъявляют особых требований к распорядительной документации предприятий, не требуют использования общеобязательных унифицированных бланков. Приказ о назначении ответственного за ведение табеля учёта рабочего времени относится именно к этой категории официальных бумаг, не является исключением из общего правила и составляется в свободной форме.

Отметим, что свободная форма документа также предъявляет к содержанию распоряжения определённые требования, а именно:

  • деловой стиль языка;
  • обозначение реквизитов (дата, место, номер);
  • подписи всех упомянутых в тексте лиц;
  • все оставленные автографы подлежат расшифровке;
  • наличие основания и обоснования.

Написать распоряжение рекомендуется на чистом листе бумаги формата А4 или А5. Исполнить текст можно одним из двух стандартных способов: рукописным с помощью синей или чёрной шариковой ручки и машинописным при помощи компьютерных средств. Это решение принимает руководитель предприятия с учётом особенностей документооборота в компании. Необходимо учесть, что вариант написания текста при всех прочих равных не может отразиться на юридической силе официальной бумаги. На практике предпочтение всегда отдаётся печатной форме.

Объясняем, как правильно составить приказ

Первым делом следует обратить внимание на реквизиты. В шапке официальной бумаги прописываем полное наименование организации-работодателя со ссылкой на её организационно-правовую форму. Далее присваиваем приказу уникальный номер для хранения и документооборота согласно утверждённой номенклатуре дел, оставляем дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) его составления.

Следующим шагом необходимо мотивировать решение руководителя, сославшись на ч. 4 ст. 91 Трудового кодекса, а также объяснив наличную причину. Как только этот вопрос будет закрыт, с красной строки пишем слово «приказываю» и начинаем утверждать следующие положения:

  • назначаем сотрудника (ФИО, должность) ответственным за ведение табеля;
  • назначаем другого работника заместителем ответственного;
  • поручаем ознакомить лиц с должностной инструкцией ответственного. Если таковой не имеется, прописываем их обязанности в тексте приказа;
  • возлагаем контроль за исполнением распоряжения на одного из подчинённых. В теории эти обязанностей может взять на себя лично директор.

Примерный образец

На этом процесс составления приказа подходит к завершению. Необходимо ознакомить с его содержанием под подпись всех упомянутых в тексте лиц, которых затрагивает действие распоряжения. В последнюю очередь своим автографом документ заверяет директор.