Приказ о назначении ответственного за архив – это распорядительный документ, в соответствии с которым на одного из сотрудников предприятия возлагаются дополнительные обязанности по работе с документацией фирмы. Процедура всегда оформляется соответствующими официальными бумагами.
Файлы для скачивания:
Хранение документов
Большинство документации, составляемое и используемое предприятием в ходе осуществления его деятельности, подлежит обязательному хранению. Если учётные бумаги необходимо хранить в течение 5 лет, то для трудовых договоров уволенных сотрудников срок составляет 50 лет. Не сложно предположить, что такие объемы документов занимают много пространства. Именно в целях хранения официальных бумаг организация и открывает на своей территории архив. Как правило, это специально оборудованное помещение с комфортной для хранения температурой воздуха, ограниченным количеством солнечных лучей и так далее.
Ответственный за архив
Если у предприятия существует архив, значит должен быть ответственных за его ведение сотрудник. Работа с такими объёмами бумаг требует определённой подготовки, уровня образования. Обычно обязанности возлагают на документоведа или делопроизводителя. Сотрудник должен будет вести учёт всей хранящейся документации, составлять по её наличию ежегодный отчёт, выдавать отдельные бумаги по запросу сотрудников под подпись.
Необходимо учесть, что работник также принимает на себя дополнительную ответственность по обеспечению сохранности документации. Если какие-то бумаги будут безвозвратно утрачены по вине подчинённого, ответственного перед руководителем избежать не выйдет.
Следует отметить, что необходимо также назначить заместителя ответственного, который будет выполнять обязанности в моменты отсутствия основного сотрудника на рабочем месте по причине болезни, отпуска или нахождении в командировки. Заместитель должен обладать соответствующими навыками работы с архивными делами.
Номенклатура дел и положение о хранении
В целях удобства взаимодействия с хранящимися на предприятии бумагами имеет смысл разработать и утвердить номенклатуру дел. Это правила сортировки и хранения документации. Так ответственный за архив человек сможет без труда в кратчайшие сроки найти нужный документ и предоставить его для ознакомления.
Под положением о хранении понимают предписания по условиям хранения официальных бумаг. Речь идёт о температуре воздуха в помещении, уровне влажности, освещении, солнечных лучах. В идеале в архиве не должно быть солнечных лучей вовсе. Также отметим, что в местах хранения необходимо оборудовать противопожарную сигнализацию и пожаротушительные устройства. Ответственный сотрудник должен быть ознакомлен со всеми актами работодателя, регулирующими хранение документации.
Кто пишет приказ
На практике руководитель лично крайне редко пишет приказы. Обычно этим занимается кто-то из его подчинённых: бухгалтер, кадровик, секретарь. Всё зависит от конкретного случая и тематики распоряжения. В настоящем случае речь идёт о принятии решения по кадровому составу. Было бы логично поручить эту задачу сотруднику кадровой службы. Выбранный подчинённый должен уметь работать с распорядительной документацией, чтобы не допустить критических ошибок. Директор получает на стол уже итоговый вариант, проверяет его и расписывается.
Форма документа
В настоящий момент любой распорядительный документ может быть написан в свободной форме без использования общеобязательных бланков. Приказ о назначении ответственного за архив относится именно к этой категории официальных бумаг и не является исключением из общего правила.
Отметим, что свободная форма также предусматривает соответствие определённым стандартам, а именно:
- деловой стиль языка;
- подписание всеми упомянутыми в тексте лицами;
- обозначение реквизитов (дата, место, номер);
- автографы ответственных лиц должны быть расшифрованы.
Написать приказ рекомендуется на фирменном бланке организации или на чистом листе бумаги формата А4. Исполнить текст допускается одним из двух стандартных способов: рукописным с помощью синей или чёрной шариковой ручки и машинописным при помощи компьютерных средств. Это решение принимает ответственный за написание документа сотрудник с учётом особенностей документооборота на предприятии. По общему правилу вариант написания текста не может отразиться на юридической силе официальной бумаги. На практике предпочтение отдаётся именно печатной форме.
Объясняем, как правильно написать приказ
Первым делом присваиваем настоящему приказу уникальный номер для документооборота и хранения согласно утверждённой номенклатуре дел. Далее оставляем дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) его составления.
Следующим шагом прописываем мотивировочную часть, в которой объясняем причину принятия решения. Используем следующую формулировку: «в целях обеспечения качественно функционирующего документооборота на предприятии». Затем пишется слово «приказываю» и по пунктам утверждаются следующие положения:
- назначается ответственный за архив сотрудник, прописывается конкретная дата назначения;
- назначается заместитель ответственного;
- отдаётся поручение ознакомить работников со всеми нормативными актами, регулирующими архивное делопроизводство в компании;
- возлагается контроль за исполнением распоряжения. В теории эти обязанности может взять на себя лично руководитель;
- отдаётся распоряжение ознакомить сотрудников с должностной инструкцией ответственного за архив, если таковая имеется;
- очерчивается круг обязанностей подчинённых.
Примерный образец
На этом процесс составления распоряжения подходит к завершению. Своими автографами его должны заверить все упомянутые в нём лица, а также руководитель организации лично. Сотрудники расписываются за ознакомление. Как только все подписи встанут на свои места, приказ обретёт должную юридическую силу, а на подчинённых с обозначенной в тексте даты будут возложены дополнительные обязанности.
