Приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных

Приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных – это распорядительный документ, в соответствии с которым на одного из сотрудников предприятия возлагаются дополнительные обязанности. Процедура всегда сопровождается соответствующими официальными бумагами.

Персональные данные

Под персональными данными принято понимать любую частную информацию о лице, прописанную в его документах. Речь может идти о паспорте, СНИЛС и так далее. Такие официальные бумаги постоянно оказываются в распоряжении администрации предприятия, так как они требуются для заключения трудового договора, оформления пособий и так далее. Основным нормативным актом, регулирующим правоотношения в этой сфере, является N-152 ФЗ «О персональных данных». Согласно статье 3 вышеуказанного ФЗ под обработкой понимаются любые действия с персональными данными лиц, будь то сбор, запись, хранения и так далее.

Ответственное лицо

Как привило, такая ответственность возлагается на сотрудника кадровой службы, так как именно в его обязанности входит работа с работниками предприятия и их личными документами. Через отдел кадров проходят все заявления, решаются все вопросы по кадровому составу. Законодательство фактически обязывает организации иметь в своём штате ответственного за обработку персональных данных. Дело в том, что за их распространение предусмотрена серьёзная юридическая ответственность. Принимая на себя полномочия, сотрудник обязуется хранить их в тайне.

Также необходимо будет назначить заместителя, так как основной работник в силу тех или иных обстоятельств может отсутствовать на рабочем месте (болезнь, отпуск). Оба сотрудника должны быть ознакомлены со своей новой должностной инструкцией, введены в курс дела.

Процедура назначения

Процедура назначения всегда берёт своё начало с соответствующего приказа руководителя организации. Как правило, такая необходимость возникает в случае увольнения предыдущего ответственного лица. Директор лично выбирает нового кандидата из своих подчинённых и издаёт распоряжение. Отметим, что стоит предварительно обсудить этот момент с работником.

Основание и обоснование

За любым распоряжением руководителя компании должны стоять основание и обоснование. Под первым понимается ссылка на какой-либо документ, нормативно-правовой акт. В нашем случае это будет ФЗ «О персональных данных». Обоснование – это объяснение действительных причин принятия решения. Без соблюдения этих двух важных моментов приказ не будет обладать должной юридической силой, его можно легко оспорить посредством обращения в трудовую инспекцию.

Форма документа

В настоящий момент любой распорядительный документ может быть написан в свободной форме без использования общеобязательных унифицированных бланков. Приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных относится именно к этой категории официальных бумаг и не является исключением из общего правила.

Отметим, что свободная форма документа также предъявляет к его содержанию определённые требования, а именно:

• деловой стиль языка;
• обозначение реквизитов (дата, место, номер);
• подписи ответственных лиц;
• расшифровка автографов;
• соблюдение чёткой структуры (реквизиты, предмет, подписи).

Написать приказ рекомендуется на фирменном бланке организации-работодателя, так как на нём уже по умолчанию прописаны её реквизиты. Если такового не оказалось под рукой, можно воспользоваться чистым листом бумаги формата А4, указав сведения вручную.

Что касаемо исполнения текста распоряжения, то здесь всё стандартно. Руководителю предлагается два способа на выбор: рукописный с помощью синей или чёрной шариковой ручки и машинописный при помощи компьютерных средств. Выбор делается с учётом особенностей документооборота на предприятии. В любом случае при наличии подписи директора приказ будет обладать должной юридической силой.

Объясняем, как правильно составить приказ

Для удобства работы с официальной бумагой условно разделим её на четыре составных элемента: реквизиты, вводная часть с основанием и обоснованием, утверждение положений и подписи всех упомянутых лиц. Следует уделить должное внимание каждому из них.

Первым делом разберёмся с реквизитами. Присваиваем настоящему приказу уникальный номер для документооборота и хранения согласно утверждённой номенклатуре дел, оставляем дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) его составления. Далее ссылаемся на ФЗ «О персональных данных» и обуславливаем реальную причину принятия решения.

Ниже по документу руководитель начинает утверждать следующие положения:

• возложить на сотрудника обязанность за обработку персональных данных;
• назначить кого-то из подчинённых заместителем ответственного;
• ознакомить подчинённых с должностной инструкцией (если таковая имеется);
• возложение контроля за исполнение распоряжения. В теории эти полномочия может взять на себя лично директор.

Примерный образец

На этом процесс составления приказа подходит к завершению. Осталось лишь заверить его автографами (с расшифровкой) всех упомянутых в его тексте лиц. С обозначенной в распоряжении даты на сотрудников будет возложена дополнительная ответственность.