Приказ о замене отпуска денежной компенсацией – это распорядительный документ, в соответствии с которым часть времени отдыха работника заменяется на денежный эквивалент. Процедура всегда оформляется соответствующими официальными бумагами.
Файлы для скачивания:
Замена отпуска денежной компенсацией
Статья 126 Трудового кодекса предусматривает возможность замены ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией. Однако тут есть свои тонкости. Во-первых, можно заменить только часть отпуска, превышающую 28 календарных дней. Во-вторых, такой возможности лишены беременные женщины и несовершеннолетние работники (до 18 лет). Исходя из вышесказанного можно сделать вывод, что уйти в отпуск – это скорее обязанность сотрудника, чем его право. Работодатель не имеет никакой законной возможности лишать своих подчинённых времени отдыха.
Согласие сторон
Формулировка статьи 126 ТК РФ звучит следующим образом: «часть отпуска может быть заменена». Следовательно, процедура требует согласия обеих сторон трудового договора. Сотрудник не имеет права требовать замены в одностороннем порядке. То же касается и работодателя. Процедура всегда начинается с соответствующего заявления подчинённого на имя руководителя организации, в котором он просит компенсировать неиспользованную часть отпуска. Директор в теории может отказать. Рекомендуется предварительно обговорить этот момент с начальником, а только потом писать заявление.
Процедура
Если согласие было получено, руководитель издаёт приказ о замене отпуска деньгами, отдаёт распоряжение бухгалтеру рассчитать конкретную денежную сумму и выплатить её работнику. Размер вознаграждения зависит от количества календарных дней. Сотрудник должен будет расписаться в приказе. Закон о труде обязывает знакомить подчинённых со всей документацией, издаваемой в их отношении.
Кто пишет приказ
В теории написать распоряжение может абсолютно любой сотрудник организации, умеющий работать с официальными бумагами. На практике руководитель крайне редко самостоятельно составляет приказы. Обычно он поручает эту задачу кому-то из своих подчинённых. Это может быть бухгалтер, кадровик или секретарь. В данном случае имеет смысл доверить написание документа кадровику или бухгалтеру, так как именно им придётся фактически выполнять распоряжение. Сотруднику кадровой службы придётся внести изменения в график отпусков, а бухгалтеру осуществить расчёты и совершить выплату.
Директор должен получить на стол уже итоговый вариант распоряжения на проверку. Если начальника всё устроит, на документе появится его автограф.
Основание и обоснование
Каждый приказ директора организации должен стоять на основании и обосновании. Под первым понимают ссылку на какой-либо документ, нормативно-правовой акт. В нашем случае это будет заявление от сотрудника и статья 126 Трудового кодекса. В качестве обоснования прописывают реальную причину принятия решения. Только при наличии этих двух факторов документ будет иметь юридическую силу.
Форма документа
В настоящий момент органы государственной власти не предъявляют особых требований к распорядительной документации организаций. Руководители предприятия вправе составлять свои приказы в свободной форме без использования общеобязательных унифицированных бланков. Приказ о замене отпуска денежной компенсацией не является исключением из общего правила.
Отметим, что свободная форма документа также предъявляет к его содержанию определённые требования, а именно:
- деловой стиль языка;
- наличие основания и обоснования;
- обозначение реквизитов (дата, место, номер);
- подписи всех упомянутых в тексте приказа лиц;
- автографы подлежат расшифровке.
Написать приказ рекомендуется на фирменном бланке организации-работодателя, так как на нём по умолчанию прописаны реквизиты компании. При отсутствии такового допускается воспользоваться чистым листом бумаги формата А4, прописав сведения о фирме вручную.
Что касаемо изложения текста, то здесь всё стандартно. Ответственному за составление распоряжения сотруднику на выбор предлагается два варианта: рукописный с помощью синей или чёрной шариковой ручки и машинописный при помощи компьютерных средств. По общему правилу оба варианта будут обладать равной юридической силой. На практике предпочтение обычно отдаётся именно печатной форме.
Пошаговая инструкция по составлению распоряжения
Первый шаг – обозначение реквизитов. В шапке приказа прописываем полное наименование организации-работодателя со ссылкой на её организационно-правовую форму (ОАО, ООО). Затем присваиваем настоящему распоряжению уникальный номер для документооборота и хранения согласно утверждённой на предприятии номенклатуре дел, оставляем дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) его составления.
Второй шаг – мотивировочная часть. Здесь необходимо сослаться на полученное от работника заявление, указав его реквизиты (дата), а также на статью 126 Трудового кодекса.
Третий шаг – распорядительная часть. Ниже по документу пишем слово «приказываю» и по пунктам отдаём следующие распоряжения:
- заменить часть ежегодного оплачиваемого отпуска работника денежной компенсацией. Прописываем точное количество календарных дней;
- кадровику внести изменения в график отпусков;
- бухгалтеру осуществить расчёт компенсации и перечислить её работнику тем же способом, что и выдаётся заработная плата (наличными в кассе или посредством перевода на банковскую карту);
- возлагаем контроль за исполнение приказа. Эти полномочия может взять на себя руководитель фирмы лично.
Примерный образец
Четвертый шаг – подписание. Ознакомиться с содержанием приказа должны все упомянутые в нём лица: кадровик, бухгалтер, работник. Автографы подлежат обязательной расшифровке. Также на официальной бумаге должна появиться подпись директора, придающая ей юридическую силу. Документ должен храниться вместе с распорядительной документацией.
