Письмо – это отдельная форма документа, являющаяся основой корреспонденции. Общение может происходить между сотрудниками одного предприятия или выходить за его рамки. Имеет место связь с контрагентами или государственными органами. В любом случае необходимо соблюдать определённые правила делового документооборота.
Правила написания письма
На практике существует огромное множество самых разнообразных классификаций писем. Их принято делить по предмету, направленности, адресату, форме и содержанию. Какое бы ни было письмо существуют единые предписания, которые необходимо выполнять, а именно:
- деловой стиль языка. Следует избавить документ от жаргонизмов, бытовых речевых оборотов, ругательств. Тон повествования должен иметь нейтральный окрас;
- обозначение адресата и отправителя;
- оставление контактных данных для обратной связи;
- указание реквизитов (дата, место).
Следует отметить, что в настоящий момент организации ведут деловую переписку посредством электронной почты. К традиционному бумажному способу прибегают исключительно в случаях острой необходимости. Это связано с пересылкой важной документации.
Кто пишет письмо
Как правило, практически все письма на предприятии пишутся и поступают на имя генерального директора. Однако руководитель в силу повышенной занятости не всегда может самостоятельно и оперативно заняться разбором корреспонденции. Пишет и сортирует полученные письма кто-то из подчинённых. Обычно эти обязанности достаются секретарю. Если предприятие довольно большое и объёмы корреспонденции требуют постоянной работы одного из сотрудников, в штатном расписании фирмы появляется должность делопроизводителя. Такой человек обладает соответствующим образованием и навыками работы с бумагами.
Необходимо учесть, что отправленные и полученные письма подлежат учёту в специальном журнале.
Переписка с контрагентом
Переписка с контрагентом всегда носит деловой характер и направлена на достижение взаимовыгодных результатов. В рамках взаимодействия могут быть написаны следующие документы:
- письмо-просьба. Здесь речь может идти об оформлении скидки или переносе сроков;
- письмо-вызов. Этой бумагой руководитель компании вызывает представителя контрагента на личную беседу;
- письмо-отказ или письмо-согласие. Такие формы используются в качестве ответной реакции на предложение контрагента;
- благодарственное письмо. Не путать с благодарственным письмом сотруднику. Настоящая бумага имеет целью выражение благодарности за своевременное и качественное исполнение обязательств.
Внутренние письма
Внутренние письма имеют место при общении различных структурных подразделений одной организации. Таким образом сотрудники пытаются урегулировать внутренние рабочие вопросы. Отдельным пунктом можно выделить благодарственное письмо подчинённому. Оно всегда пишется от имени руководителя предприятия и заверяется его автографом. Такая бумага составляется по поводу поощрения сотрудника за добросовестный и качественный труд, приурочивается к какой-то знаменательной дате. Вместе с благодарностью также может быть вручен ценный приз или денежная премия.
