Акт списания запчастей на автомобиль

Акт списания запчастей на автомобиль – это официальная бумага, подтверждающая, что те или иные объекты были использованы для ремонта транспортного средства, стоящего на балансе организации. Процедура всегда сопровождается соответствующими документами.

Ремонт автомобиля

Процедура ремонта ТС, эксплуатируемого предприятием, имеет конкретную процедуру. Первым шагом станет закупка необходимых запчастей у поставщика в соответствии с заключённым договором поставки (купли-продажи). Полученные материалы записываются на баланс компании, а только потом списываются по причине их установки в автомобиль. Такие сложности обуславливаются требованиями законодательства в сфере бухгалтерского учёта. Каждый отдельно взятый факт хозяйственной деятельности фирмы должен найти своё документальное отражение.

Роль акта

За каждым распоряжением руководителя организации должны стоять основание и обоснование. Под вторым понимают объяснение реальных причин осуществления процедуры, а под первым – ссылку на какой-либо документ. Это может быть нормативно-правовой акт или внутренняя бумага предприятия. В нашем случае основанием выступит составленный акт списания запчастей на автомобиль. Если нарушить порядок проведения мероприятия, налоговый орган может заинтересоваться деятельностью фирмы. Дело в том, что, списывая имущество с баланса, компания уменьшает свою налогооблагаемую базу. Правильно составленный акт поможет поддержать «чистоту» бухучёта и защитит от неблагоприятных последствий.

Процедура

Списание имущества всегда происходит коллективно. В этих целях руководитель организации формирует комиссию, состоящую из своих подчинённых. Кадровый состав рабочей группы подбирает директор лично, ориентируясь на опыт работы и квалификацию работников. Основной задачей комиссии станет подтверждение использования запчастей в целях ремонта транспортного средства.

Кто актирует процесс

Бремя по составлению акта практически всегда ложится на председателя комиссии, выбираемого коллегами из своего числа путём голосования. Как правило, это наиболее опытный среди участников мероприятия сотрудник, обладающий определёнными навыками работы с официальными бумагами. Председатель также должен будет отчитаться перед бухгалтерией о проделанной работе.

Необходимо учесть, что все члены комиссии в равной степени несут ответственность за сделанные ими выводы. Если выяснится, что списанные запчасти были фактически реализованы или использованы по другому основанию, ответственность перед руководителем и налоговым органом избежать не выйдет.

Форма документа

В настоящий момент органы государственной власти не требуют от организаций составления их внутренней учётной документации с использованием общеобязательных унифицированных бланков. Акт списания запчастей на автомобиль, как и многие другие официальные бумаги, выполняется в свободной форме. Предприятие вправе самостоятельно разработать шаблон, закрепить его в учётной политике в целях бухгалтерского учёта и использовать на постоянной основе.

Отметим, что свободная форма акта также выдвигает определённые критерии, которым документ должен соответствовать. Речь идёт о следующих моментах:

• деловой стиль языка;
• обозначение реквизитов (номер, дата, место);
• подписи ответственных лиц должны быть расшифрованы;
• соблюдение чёткой структуры (шапка, предмет, автографы).

Написать акт рекомендуется на фирменном бланке предприятия, так как на нём уже по умолчанию обозначены реквизиты. За неимением такового допускается воспользоваться чистым листом бумаги формата А4 или А5, однако в таком случае сведения об организации придётся прописывать вручную.

Исполнить содержание можно одним из двух стандартных способов: от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки (но не карандаша) или в машинописном виде при помощи компьютерных средств и соответствующего ПО. Выбор должны сделать члены комиссии с учётом особенностей документооборота в компании. По общему правилу способ написания текста не может отразиться на юридической силе официальной бумаги. На практике практически всегда предпочтение отдаётся именно печатной форме.

Объясняем, как составить акт

Для удобства взаимодействия с документом условно разделим его на четыре структурных элемента: реквизиты, данные о составе комиссии, предмет и автографы ответственных лиц. Следует уделить должное внимание каждому из них.

Первым делом обратим внимание на реквизиты. В шапке прописываем полное наименование предприятия со ссылкой на его организационно-правовую форму (ОАО, ПАО). Далее присваиваем настоящему акту уникальный номер для документооборота и хранения согласно утвержденной номенклатуре дел, оставляем дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) его составления.

Ниже по документу ссылаемся на приказ руководителя, в соответствии с которым была инициирована процедура, перечисляем кадровый состав комиссии. Для каждого участника потребуется указать его ФИО и должность согласно штатному расписанию. Здесь же обозначаем ФИО и должность материально ответственного лица.

Следующим шагом члены комиссии перечисляют полный список списываемых запчастей. Этот блок выполняется в виде таблицы, состоящей из конкретных столбцов:

• наименование запчасти;
• количество;
• цена и стоимость;
• регистрационный номер ТС;
• ссылка на дефектный акт, в соответствии с которым было определено, что необходима замена деталей.

Примерный образец

На этом процесс составления акта подходит к завершению. Остаётся лишь заверить его подписями (с расшифровкой) всех членов комиссии и материально ответственного лица.