Акт контрольного замера расхода топлива

Акт контрольного замера расхода топлива – это документ, составляемый по факту проведения испытания, в соответствии с которым администрация предприятия утверждает определённый расход топлива на конкретное расстояние. Процедура всегда оформляется соответствующими официальными бумагами.

Распространение

Проведение контрольных замеров расхода топлива происходит на предприятиях, чья деятельность так или иначе связана с эксплуатацией транспорта. Речь может идти о легковых, грузовых автомобилях или спецтехнике. В первую очень в проведении таких испытаний заинтересованы транспортные компании.

Топливо

Машинное топливо (бензин, дизель) относится к горюче-смазочным материалам. Фактически использованное топливо подлежит списанию, которое должен оформить бухгалтер фирмы. Существуют разработанные таблицы расхода ГСМ для каждого отдельно взятого вида транспорта. Списываемое предприятием топливо должно примерно соотноситься с предполагаемыми показателя. Отметим, что списание ГСМ влечёт уменьшение налогооблагаемой базы компании. Налоговая служба может заинтересоваться законностью процедуры.

Путевые листы

Все сотрудники, задействованные на транспортных средствах, ежедневно обязаны заполнять путевые листы, в которых в том числе отражается количество затраченных ГСМ. Недобросовестные работники в теории могут вписывать значения, не соответствующие действительности, сливая остатки в канистры для личного пользования. Проведение контрольных замеров поможет предупредить такие ситуации.

Расход ГСМ

Расход топлива зависит от множества факторов и не может быть всегда одинаковым. Так, на расход влияет:

• конкретный вид транспортного средства, объём двигателя;
• способ эксплуатации автомобиля;
• местность, на которой ТС эксплуатируется и так далее.

Процедура

Процедура проведения контрольного замера топлива всегда берёт своё начало с соответствующего приказа руководителя организации. Директор своим приказом формирует специальную комиссию, кадровый состав которой выбирает лично из своих подчинённых. Все члены комиссии должны обладать определёнными теоретическими знаниями и практическими навыками эксплуатации ТС. Председатель комиссии выделяется отдельно. Коллегиальность принятия решения объясняется необходимостью получения объективного и независимого решения.

Кто пишет акт

Бремя по актированию процесса ложится на председателя сформированной комиссии. Как правило, этот сотрудник занимает высокопоставленную должность на предприятии. Именно этот работник будет отвечать за принятое комиссией решение и отчитываться перед руководителем о проделанной работе.

Что отразить в официальной бумаге

Не существует определённого перечня моментов, которые обязательно отражаются в акте контрольного замера расхода топлива. На каждом предприятии документ составляется индивидуально. Однако сложившаяся практика выработала список моментов, подлежащих обозначению:

• наименование транспортного средства, его технические характеристики, год выпуска, пробег;
• условия проведения испытаний (маршрут, средняя скорость движения, местность);
• имела ли место в ходе проведения испытания дозаправка;
• точное количество затраченного по итогу топлива.

Следует отметить, что полученные значения весьма условны, имеет место погрешность в несколько литров.

Форма документа

На сегодняшний день органы государственной власти не требуют от организаций составления официальных бумаг с использованием общеобязательных унифицированных бланков. Акт контрольного замера расхода топлива, как и другие документы, пишутся в свободной форме.

Отметим, что свободная форма также предусматривает определённые требования к форме и содержанию:

• деловой язык речи;
• обозначение реквизитов;
• ссылки на иные документы (при их наличии);
• подписание всеми участниками процедуры.

Написать акт рекомендуется на фирменном бланке компании, так как на нём по умолчанию указаны реквизиты фирмы. За неимением такового допускается воспользоваться чистым листом бумаги формата А4, однако в таком случае сведения об организации придётся прописывать вручную.

Исполнить текст официальной бумаги можно одним из двух стандартных способов: рукописным с помощью синей или чёрной шариковой ручки (но не карандаша) и машинописным при помощи компьютерных средств. Выбор лежит на плечах составителя. Оба варианта при условии заверения автографами всех членов комиссии будут обладать равной юридической силой.

Объясняем, как правильно составить акт

Начать следует с обозначения реквизитов. Указываем полное наименование организации со ссылкой на её организационно-правовую форму (ПАО, ЗАО), оставляем дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) составления акта. Далее присваиваем настоящему документу уникальный номер для документооборота в фирме и хранения согласно утверждённой на предприятии номенклатуре дел.

Переходя к основной части, ссылаемся на приказ руководителя, в соответствии с которым и была сформирована комиссия (дата, номер). Затем перечисляем кадровый состав комиссии, обозначая для каждого члена ФИО и должность согласно штатному расписанию. Председатель выделяется отдельно.

Ниже по документу по пунктам освещаем следующие моменты:

• наименование ТС, на котором проводилось испытание, его инвентарный номер, технические характеристики, пробег, год выпуска;
• тип используемого топлива;
• условия проведения замеров и так далее.

После обозначения всех вышеуказанных положений комиссия делает своё заключение, утверждая полученный по итогам замера расход топлива на определённый километраж.

Примерный образец

На этом составление акта подходит к концу. Осталось лишь заверить его автографами (с расшифровкой) всех членов комиссии.