Если работодатель забрал паспорт сотрудника и отказывается его возвращать, требовать документ обратно можно немедленно. Трудовой кодекс обязывает работника предъявить паспорт при трудоустройстве, но не передать его работодателю на хранение.
Объяснение, что оригинал нужен «для оформления», регистрации, пропуска или допуска на объект, само по себе права удерживать паспорт не дает. Если устное требование не помогает, зафиксируйте отказ письменно и обращайтесь в полицию. Параллельно можно пожаловаться в трудовую инспекцию.
Имеет ли работодатель право забирать паспорт при устройстве на работу
При заключении трудового договора статья 65 ТК РФ предусматривает предъявление паспорта или другого документа, удостоверяющего личность.
Ключевое слово здесь - «предъявляет». Работодатель вправе проверить личность человека, сверить ФИО, дату рождения и другие необходимые сведения, внести реквизиты в кадровые документы. Общего права забрать оригинал и оставить его в отделе кадров ТК РФ не устанавливает.
Поэтому нормальной является ситуация, когда сотрудник показывает паспорт кадровику, документ проверяют и сразу возвращают. Совсем другая ситуация - когда паспорт складывают в личное дело, сейф руководителя или службы безопасности и отказываются выдать владельцу.
Если паспорт забрали еще до подписания документов, а затем работодатель вообще отрицает факт трудоустройства, пригодится инструкция о том, как доказать трудовые отношения при работе без трудового договора.
Сам факт нахождения у работодателя паспортных данных также не дает ему права распоряжаться оригиналом документа.
Можно ли оставить паспорт для оформления пропуска на объект
Работодатель или владелец режимного объекта может устанавливать пропускной режим, проверять личность посетителей и работников, оформлять пропуска в установленном порядке. Однако внутреннее положение компании не превращает паспорт в залог за пропуск.
Как правило, для оформления достаточно предъявления документа и внесения необходимых реквизитов. Если служба безопасности просит оставить оригинал «до конца смены», «до выдачи постоянного пропуска» или «на проходной вместо карточки», попросите указать конкретную норму закона, которая требует именно передачи паспорта на хранение.
Локальный приказ директора или правила ЧОП не могут сами по себе создать полномочие на изъятие паспорта.
Смежная ситуация возникает, когда работодатель устанавливает необычные способы контроля доступа. Отдельно разобрано, можно ли требовать отпечаток пальца или распознавание лица для прохода на работу.
Для объектов со специальным режимом, установленным федеральным законодательством, необходимо отдельно проверять отраслевые правила. Но даже наличие особого пропускного режима нельзя автоматически приравнивать к праву работодателя хранить паспорт сотрудника неопределенное время.
А если паспорт взяли для регистрации
Слово «регистрация» может означать разные процедуры.
Если кадровику нужны паспортные данные для оформления трудовых документов, регистрации в корпоративной системе или создания пропуска, оригинал достаточно предъявить для проверки.
Если речь идет о регистрационном или миграционном учете, могут действовать специальные правила, по которым документы предъявляются или передаются уполномоченным лицам для конкретной государственной процедуры. Но это не создает у работодателя общего права удерживать паспорт после того, как необходимость в таких действиях отпала.
Особенно часто проблема возникает у иностранных работников. Роструд прямо указывает, что законодательство о трудоустройстве иностранцев не предусматривает хранение работодателем оригиналов перечисленных работником документов, включая документ, удостоверяющий личность.
Правила приема и оформления таких сотрудников подробнее рассмотрены в статье про иностранного работника: прием, патент, увольнение и ограничения.
Что делать, если паспорт уже находится у работодателя
Начните не со спора о причинах, а с фиксации самого факта передачи документа.
Сохраните переписку с кадровиком, руководителем или службой безопасности. Особенно полезны сообщения вроде «паспорт находится у нас», «вернем после оформления», «заберете после увольнения» или «сначала сдайте пропуск и спецодежду».
Если документ передавался при свидетелях, запишите их ФИО и контакты. Сохраните журнал проходной, перечень переданных документов, сообщение о необходимости принести оригинал или фотографию расписки.
На будущее при любой кратковременной передаче важных оригиналов лучше оформлять расписку в получении документов. В ней можно указать, кто получил паспорт, его реквизиты, цель передачи и срок возврата.
Однако отсутствие расписки не означает, что паспорт можно не возвращать. Факт передачи допускается подтверждать другими доказательствами.
Сначала потребуйте вернуть паспорт письменно
Если устная просьба не помогла, передайте работодателю короткое письменное требование.
Укажите, когда и кому был передан паспорт, для какой цели, и потребуйте незамедлительно вернуть оригинал. Не соглашайтесь с условиями вроде «после подписания обходного листа», «после погашения долга» или «после сдачи имущества».
Документ лучше составить в двух экземплярах. На своем попросите поставить дату, входящий номер, подпись и ФИО принявшего сотрудника.
Если заявление не принимают, направьте его почтой с описью вложения. Дополнительно продублируйте требование по рабочей электронной почте или в корпоративном мессенджере, чтобы остался след переписки.
Не нужно устанавливать работодателю неделю или месяц для возврата. Паспорт принадлежит гражданину как документ, удостоверяющий его личность, и оснований продолжать удержание только ради удобства кадровой службы нет.
Куда обращаться, если работодатель не возвращает паспорт
Наиболее практичный следующий шаг - полиция. Именно такой порядок рекомендует Роструд для ситуации, когда работодатель удерживает документы сотрудника.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуНа сайте нет отдельного готового заявления именно о паспорте, поэтому этот образец следует адаптировать. Укажите работодателя, ФИО человека, которому был передан документ, дату и цель передачи, последующие требования о возврате и полученный отказ.
В просительной части попросите провести проверку, принять меры к возврату паспорта и дать правовую оценку действиям ответственных лиц, в том числе с учетом статьи 19.17 КоАП РФ.
К заявлению приложите переписку, копию требования работодателю, почтовые документы и иные доказательства.
Какой штраф предусмотрен за удержание паспорта
Статья 19.17 КоАП РФ предусматривает отдельную ответственность за незаконное изъятие паспорта должностным лицом.
Размер штрафа небольшой - от 100 до 300 рублей. Если паспорт принимается именно в залог, предусмотрено предупреждение или штраф 100 рублей.
При этом нельзя автоматически утверждать, что штраф получит сама организация. Часть 1 статьи 19.17 сформулирована применительно к должностному лицу. Кто именно отвечал за изъятие и подпадают ли его действия под конкретный состав, устанавливается при рассмотрении материалов.
Маленький размер штрафа не делает удержание паспорта законным и не лишает работника права требовать его возврата, обращаться в трудовую инспекцию и заявлять судебные требования.
Стоит ли жаловаться в трудовую инспекцию
Да. Удержание паспорта возникло в связи с трудоустройством или трудовыми отношениями, а статья 65 ТК РФ предусматривает именно предъявление документа.
Можно использовать жалобу в трудовую инспекцию.
Опишите не только удержание паспорта, но и сопутствующие нарушения. Например, работника фактически допустили к работе без договора, заставляют подписывать бумаги задним числом, не выдают кадровые документы или используют паспорт как способ давления при увольнении.
Если инспекция установит нарушение трудового законодательства, возможна ответственность по статье 5.27 КоАП РФ. По общей части этой статьи штраф для должностного лица и ИП составляет от 1 000 до 5 000 рублей, для организации - от 30 000 до 50 000 рублей.
Однако квалификацию конкретного нарушения выбирает контролирующий орган. Не следует складывать штраф по статье 19.17 и штраф по статье 5.27 как гарантированную санкцию за один факт удержания паспорта.
Если одновременно работодатель не выдает трудовой договор, приказы или расчетные документы, используется отдельный алгоритм для ситуации, когда работодатель не выдает копии документов, связанных с работой.
Можно ли обратиться в прокуратуру
Можно, особенно если удержание паспорта используется как способ давления на работников либо подобная практика применяется в компании систематически.
Для обращения подойдет жалоба в прокуратуру на работодателя.
В прокуратуру имеет смысл сообщить, что паспорт удерживается вопреки требованиям владельца, когда и зачем его получили представители организации, какие обращения уже направлялись в полицию или трудовую инспекцию.
Жалоба в прокуратуру не является обязательной стадией перед судом и не должна использоваться как причина откладывать судебную защиту.
Что делать, если паспорт удерживают до увольнения или возврата долга
Такие условия особенно важно фиксировать в переписке.
Работодатель не вправе превращать паспорт в обеспечение возврата аванса, займа, спецодежды, инструмента, пропуска или другого имущества. Спор о деньгах и имуществе должен разрешаться установленными законом способами.
Нельзя также удерживать паспорт до подписания заявления об увольнении, соглашения сторон, отказа от претензий или документа о полной материальной ответственности.
Если работодатель одновременно придумывает денежные санкции и заявляет, что паспорт будет возвращен после их оплаты, полезно проверить, может ли работодатель штрафовать сотрудника.
При увольнении отдельно получите положенные кадровые документы. Если задержана бумажная трудовая книжка или СТД-Р, применяется специальный порядок, описанный в материале о том, что делать, когда работодатель не выдал трудовую книжку или СТД-Р.
Что делать, если работодатель утверждает, что паспорт потерян
Просите не устное объяснение, а письменный ответ с указанием обстоятельств утраты.
Если паспорт действительно потерян и быстро вернуть его невозможно, необходимо обращаться в МВД для оформления нового документа. Одновременно сохраните доказательства того, что оригинал находился у работодателя.
В дальнейшем можно ставить вопрос о возмещении документально подтвержденных расходов и других последствий, если удастся доказать причинную связь с действиями работодателя.
Например, значение могут иметь расходы на восстановление документа либо доказанный имущественный ущерб, возникший из-за невозможности своевременно совершить необходимое действие. Однако предполагаемые потери без документов суд взыскивать не обязан.
Можно ли обязать работодателя вернуть паспорт через суд
Если паспорт продолжает удерживаться, работник вправе обратиться за судебной защитой.
Если спор непосредственно связан с трудовыми отношениями, требования рассматривает районный суд. Работник может обратиться по адресу работодателя либо воспользоваться альтернативной подсудностью для защиты трудовых прав, в том числе подать иск по месту своего жительства.
Обязательного претензионного порядка для индивидуального трудового спора такого рода нет. Но письменное требование о возврате желательно направить заранее - оно доказывает, что работодатель знает о требовании владельца и сознательно не возвращает документ.
По общему правилу статьи 392 ТК РФ по индивидуальному трудовому спору действует трехмесячный срок со дня, когда работник узнал или должен был узнать о нарушении права. При продолжающемся удержании могут возникать вопросы о моменте начала срока, поэтому откладывать иск не стоит.
Госпошлину по требованиям, вытекающим из трудовых отношений, работник не платит.
Если свидетели видели передачу паспорта или слышали отказ руководителя его возвратить, в суде можно заявить ходатайство о допросе коллег по работе в качестве свидетелей.
Можно ли получить компенсацию морального вреда
Трудовой кодекс допускает денежную компенсацию морального вреда, причиненного неправомерными действиями или бездействием работодателя.
Для этого недостаточно просто назвать желаемую сумму. Опишите реальные последствия: невозможность пользоваться основным удостоверением личности, необходимость неоднократно требовать возврата, обращение в государственные органы, возникшие из-за ситуации переживания и другие обстоятельства.
Можно использовать исковое заявление о взыскании компенсации морального вреда, причиненного работнику.
Этот документ придется дополнить требованием о возврате паспорта и фактическими обстоятельствами его удержания.
Размер компенсации в случае спора определяет суд. Фиксированной суммы или тарифа «за каждый день без паспорта» закон не устанавливает.
Что можно взыскать, если из-за паспорта человек не мог работать
Иногда последствия выходят за пределы неудобства. Например, работник не смог пройти на другой объект, оформить документы для новой работы или совершить действия, для которых требовался оригинал паспорта.
В такой ситуации денежное требование зависит от конкретной причинной связи. Если работодатель своими незаконными действиями действительно лишил сотрудника возможности трудиться, можно изучить иск о возмещении ущерба в связи с лишением возможности трудиться.
Это не точный образец для любого случая удержания паспорта. Его следует использовать только как основу, если есть документы, подтверждающие потерю заработка именно по причине действий работодателя.
Потребительский штраф 50 процентов, неустойка по Закону о защите прав потребителей и другие потребительские санкции здесь не применяются. Это трудовой, а не потребительский спор.
Практический алгоритм возврата паспорта
- Потребуйте паспорт обратно и зафиксируйте отказ.
- Сохраните переписку, сообщения, расписку, сведения о свидетелях и другие доказательства передачи документа.
- Направьте работодателю письменное требование о немедленном возврате.
- Если паспорт не вернули - обратитесь в районное отделение полиции.
- Параллельно подайте жалобу в трудовую инспекцию, а при необходимости - в прокуратуру.
- Если документ продолжает удерживаться или возникли убытки - обращайтесь в районный суд.
Не соглашайтесь получать паспорт только после выполнения посторонних условий. Если работодатель забрал паспорт сотрудника для оформления документов, регистрации или допуска на объект, а затем отказывается его возвращать, первостепенная задача - зафиксировать требование владельца и как можно быстрее подключить полицию.
FAQ: работодатель забрал паспорт и не возвращает
Может ли работодатель хранить паспорт работника в личном деле?
Общего права хранить оригинал паспорта в личном деле нет. При трудоустройстве работник предъявляет паспорт работодателю, после проверки оригинал должен оставаться у его владельца.
Что делать, если паспорт забрали на проходной до конца смены?
Потребуйте документ обратно. Пропускной режим сам по себе не дает обычному работодателю или охране права использовать паспорт работника как залог за пропуск.
Куда звонить, если работодатель прямо сейчас не отдает паспорт?
Можно обращаться в полицию. Для последующего доказывания также желательно направить работодателю письменное требование и сохранить подтверждение отказа.
Можно ли не выходить на работу, пока работодатель не вернет паспорт?
Самовольно пропускать смены рискованно. Факт удержания паспорта не означает автоматически, что работник освобожден от обязанности соблюдать режим рабочего времени. Если продолжить работу объективно невозможно, обстоятельства нужно сразу письменно зафиксировать перед работодателем.
Можно ли взыскать деньги за то, что работодатель несколько дней держал паспорт?
Возможна компенсация морального вреда, если суд установит неправомерные действия работодателя. Имущественные потери также могут возмещаться при доказанном размере и прямой связи с удержанием документа.