Заявка на бронирование номера в гостинице – это документ, направляемый в гостиничное учреждение с целью резервации места. В материале мы разберём порядок его составления, правила подачи.
Файлы для скачивания:
Правовая регламентация
Правовая регламентация отношений, складывающихся по поводу аренды гостиничного номера, содержатся в Постановлении Правительства «Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в РФ». Настоящий нормативно-правовой акт содержит все понятия, используемые в этом сегменте.
Закон гласит, что между исполнителем и заказчиком в обязательном порядке должен быть заключён договор в письменной форме. Его можно подписать живыми автографами или при помощи ЭЦП. Также имеется отдельный порядок соблюдения данного требования, в котором уже фигурирует заявка. Если заказчик отправил исполнителю заявку на бронирование номера, а исполнитель в свою очередь в ответ направил согласие, договор также считается заключённым.
Роль заявки
Юридическую роль заявки на бронирование номера тяжело переоценить. По сути, она заменяет подписанный представителями сторон договор, однако это правило работает только в том случае, если был получен одобрительный ответ. В ответном документе представители гостиницы утвердят наличие необходимого номера, обозначат итоговую стоимость с учётом всего срока проживания. На основании этой официальной бумаги сотрудник компании, направленный в командировку, сможет возместить понесенные им расходы на проживание. Такое правило устанавливает Трудовой кодекс РФ.
Форма заявки
Конкретную форму заявки разрабатывает и утверждает исполнитель по договору, то есть сама гостиница. Ознакомиться с ней можно на официальной сайте компании или придя на место заранее. Закон гласит, что форма документа должна обеспечивать возможность и доступность обращения граждан за получением услуг. Это означает, что выполняется она в максимально простом, понятном для потребителя стиле. Нарушение этого требования может повлечь за собой юридическую ответственность. Речь идёт о защите прав потребителя.
Как отправить заявку
Способы получения заявок также устанавливает гостиница. На практике используют следующие:
- почтовое отправление на адрес гостиницы;
- посредством электронной почты;
- через официальный сайт компании, предусматривающий возможность оформления заявки;
- посредством сотовой связи (по телефону).
Итоговый результат не может зависеть от выбранного способа. Если заселение носит неотложный характер, пользоваться почтой крайне не рекомендуется. Письма имеют свойство теряться, задерживаться.
Отказ от бронирования
Если заказчик по каким-то причинам решит отказаться от исполнения своей части договора, то есть от забронированного номера, придётся составить соответствующую заявку. Отметим, что зачастую отели отказываются возвращать уже оплаченную часть суммы по соглашению. Следует иметь в виду, статья 30 Постановления Правительства гласит, что заказчик вправе в любое время отказаться от исполнения договора при условии возмещения исполнителю понесённых им убытков. Статья 15 ГК РФ содержит разъяснение понятия «убытки». К ним также относят упущенную выгоду, которую могла получить гостиница, если бы номер не был забронирован заказчиком.
Именно поэтому отказаться от номера без штрафных санкций можно только за 24 часа до наступления времени заезда.
Содержание
Содержание заявки определяет исключительно заказчик. Именно он указывает, какой ему нужен номер, на какой промежуток времени, дату заезда и выезда. Гостиницы в обязательном порядке прописывают положение, согласно которому отправитель заявки считается ознакомленным с правилами аннулирования, предусмотренными Законом «О защите прав потребителей» и Постановлением Правительства.
Если в отеле не оказалось необходимых номеров, представители организации вправе предложить иные. Возможно, потребителя заинтересуют предложенные варианты.
Объясняем, как правильно сформировать заявку
Первым делом следует отметить, кому и от кого направляется заявка. В качестве примера разберём ситуацию, в которой генеральный директор фирмы бронирует гостиницу для своего подчинённого, направленного в служебную поездку. В правом верхнем углу листа бумаги прописываем полное наименование компании-работодателя со ссылкой на её организационно-правовую форму, ФИО и должность руководителя, ИНН, юридический адрес и номер телефона для связи.
Ниже по документу посреди листа бумаги пишем слово «заявка». С красной строки оставляем просьбу для сотрудников гостиницы (обозначаем её наименование) о размещении сотрудника. Придётся оставить его ФИО и номер телефона. Далее по тексту определяем, какой именно номер необходим: двухместный, одноместный, стандарт, комфорт и так далее. Полный перечень доступных вариантов можно найти на сайте гостиницы или уточнить по телефону для справок. Определяем количество гостей, дату и время заезда, выезда. Если имеются какие-то дополнительные нюансы, о которых следует знать контрагенту, указываем их в заявке.
Следующим шагом обозначаем своё ознакомление с правилами аннулирования, готовность произвести расчёт в наличной или безналичной форме. В качестве дополнительных сведений можно указать цель поездки.
Примерный образец
На этом процесс составления заявки на бронирование гостиничного номера подходит к завершению. Заверяем её автографом составителя, направляем удобным способом. В кратчайшие сроки представители отеля должны выйти на связь для подтверждения бронирования. Как только это случится, договор можно будет считать заключённым.
Напоминаем, что Закон устанавливает исчерпывающий перечень документов, необходимых для заселения. В частности, для граждан РФ необходимо предоставить паспорт. Иные официальные бумаги, подтверждающие личность, приняты не будут. Следует позаботиться об этом вопросе заблаговременно.
