Выписка из протокола заседания комиссии

Выписка из протокола заседания комиссии – это самостоятельный документ, который отражает те или иные сведения из протокола, составленного в ходе заседания комиссии. В настоящем материале мы разберём порядок и правила составления данной официальной бумаги.

Комиссии

Комиссии на предприятиях используются повсеместно. Это и аттестационная, и экзаменационная и прочие комиссии. По сути дела, такая форма принятия решений обуславливается их повышенной важностью, вследствие чего возникает необходимость в коллегиальности.

Комиссия всегда назначается соответствующим приказом руководителя предприятия. В неё должно войти по меньшей мере два человека, но будет лучше, если их будет три. Отметим, что отдельные ситуации прямо требуют определённого количества её участников. Если процедура чётко не регламентируется законом, решение о численности принимает руководство.

Председатель комиссии

В каждой без исключения комиссии есть лицо, выполняющее функции председателя. Председатель выбирается путём голосования простым большинством голосов. Как правило, это наиболее опытный работник, занимающий высокопоставленную должность в фирме: заместитель директора, начальник отдела или структурного подразделения. Именно председатель будет по итогу отчитываться перед директором о проделанной работе.

Ответственность членов комиссии

Как уже было упомянуто выше, комиссии назначаются для принятия каких-либо важных решений. Все участники процедуры заверяют итоговый документ своими автографами. Обычно это соответствующий акт.

Оставляя подпись на бумаге, лица берут на себя ответственность за изложенные сведения. В случае обнаружения нарушений ответственности перед руководством компании и действующим законодательством избежать не выйдет.

Когда нужна выписка

Выписка из протокола заседания комиссии может носить как внутренний, так и внешний характер. В первом случае речь пойдёт о запросе выписки кем-то из сотрудников предприятия. Например, начальник отдела кадров может в своих служебных целях поинтересоваться результатами или процедурой проведения аттестации. Напоминаем, если работник не проходит аттестацию, трудовой договор расторгается по соответствующему основанию.

Внешняя выписка имеет место в тех случаях, когда сведения запрашиваются представителями со второй стороны. Обычно в качестве таковых выступают государственные органы: трудовая инспекция, налоговая служба и так далее.

Выписка или копия

Следует чётко проводить разграничение между понятиями «выписка» и «копия». Копия – это дубликат первоначального документа, обладающий такой же юридической силой при условии заверения ответственными лицами. Она будет содержать в себе полный объём информации из протокола заседания. Выписка же представляет на бумаге не все данные, а лишь те, которые запрашивает заинтересованная сторона. Далеко не всегда посторонним следует знать о всех тонкостях и нюансах внутренней деятельности компании.

Как получить официальную бумагу

Запрашивать выписку из протокола нужно у лица, непосредственно несущего ответственность по данному направлению деятельности. Обычно протоколы заседания комиссии пишет секретарь, однако бывают и исключения. Если на комиссию выносятся вопросы, разрешение которых требует специальной подготовки, то и вести протокол должно лицо с соответствующим уровнем квалификации. Это может быть юрист, документовед или начальник какого-то отдела.

Оформление выписки

Вопрос о том, как правильно оформить выписку, зачастую возникает у неопытных сотрудников. Всего существует два способа: путём сканирования изначальной официальной бумаги и путём переписывания текста. Оба варианта имеют право на жизнь. Безусловно, первый метод видится более простым в исполнении. К тому же, лицо, отсканировавшее протокол, снимает с себя дополнительную ответственность, ведь тем самым оно лишило себя возможности допущения ошибки при переписывании текста.

Если в компании не имеется возможности отсканировать и распечатать документ на принтере, придётся работать по старинке. Можно использовать копировальную бумагу или просто переписать текст протокола на чистый лист бумаги формата А4. Отметим, что исполнить выписку можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств.

Какой бы ни был выбран способ, выписка в любом случае должна быть заверена подписью ответственного лица, её сделавшего. Если по итогу окажется, что в документ закрались ошибки, именно этот сотрудник будет отвечать перед руководством.

Рассказываем, как составить выписку «на пальцах»

Напоминаем, что выписка является самостоятельным документом, а не ксерокопией другого. Именно поэтому первым делом в верхней части листа бумаги прописываем его полное наименование со ссылкой на нужный протокол заседания комиссии (номер, дата, тема заседания). В шапке также потребуется обозначить наименование организации, созывавшей комиссию, со ссылкой на её организационно-правовую форму (ОАО, ПАО и так далее).

В обязательном порядке перечисляем кадровый состав комиссии, указывая для каждого её члена ФИО и занимаемую на предприятии должность. Если в состав входили представители других организаций, отмечаем каких именно. Следующим шагом оставляем повод для заседания и цель комиссии. Ниже по документу, в его завершающей части, прописываем итоговые результаты, решение рабочей группы.

Примерный образец

Обычно вышеуказанного перечня положений вполне достаточно для удовлетворения запроса заинтересованной стороны. Как только закончим с оформлением текста, можно переходить к подписанию. Прописываем строчку «выписка верна», здесь же оставляем автограф сотрудника, составившего документ. Не забываем также указать дату составления, ведь это может сыграть решающую роль.