Выписка из штатного расписания – это самостоятельная официальная бумага, содержащие необходимые заинтересованному лицу сведения из штатного расписания фирмы. В настоящем материале мы разберём, что представляет собой штатное расписание, когда может понадобиться выписка и правила оформления документа.
Файлы для скачивания:
Штатное расписание
Штатное расписание – это документ, утверждаемый руководителем фирмы и её главным бухгалтером, в котором фиксируются следующие положения:
- количество рабочих мест в фирме;
- наименования всех имеющихся должностей, их количество;
- оклад и общая зарплата для каждой должности;
- количество сотрудников на одной должности.
По состоянию на сегодняшний день закон не обязывает коммерческие организации в обязательном порядке иметь в наборе документации штатное расписание, чего нельзя сказать о государственных учреждениях. Как правило, официальную бумагу используют исключительно крупные фирмы, численность сотрудников которых превышает 20 человек.
Когда может понадобиться
Выписка из штатного расписания может носить как внешний, так и внутренний характер. Это означает, что документ используется как во внутренних процессах фирмы, так и предоставляется для изучения третьим лицам. В качестве третьих лиц обычно выступают госучреждения: налоговая служба, пенсионный фонд, фонд социального страхования. Дело в том, что заработная плата работников не может быть ниже МРОТ. Выписка из штатного расписания выступит доказательством соблюдения законодательства в этом аспекте.
Внутренняя выписка применяется, как правило, для решения финансовых или кадровых вопросов. Главбух может запросить документ для правильного исчисления размера заработной платы, пособия, компенсации или иной выплаты.
Выписка для работника
На практике случаются ситуации, в которых и работникам предприятия становится необходима данная выписка. Обычно речь идёт также об обращении в органы социального страхования, налоговую и так далее. Также документ может являться составной частью пакета бумаг, подаваемого подчинённым для получения кредита в банковской организации, хотя это и происходит крайне редко. Сотрудникам банка зачастую достаточно лишь выписки из трудовой книжки, порядок и правила составления которой мы разобрали в другом нашем тексте.
Как получить выписку
Процедура получения всех связанных с работой документов, каковым безусловно является выписка из штатного расписания, содержится в статье 62 Трудового кодекса РФ. Норма гласит, что работник должен самостоятельно написать заявление на имя директора с просьбой о выдаче официальной бумаги. При чём мотивировать необходимость необязательно. Закон в этой части предусматривает гарантии для сотрудников.
Необходимо учесть, что работодатель не имеет права отказать подчинённому в его просьбе. У администрации компании будет 3 рабочих дня на оформление выписки, по факту истечения которых у работника появится возможность обжаловать действия фирмы в трудовую инспекцию. Инспекция обязана ответить заявителю в течение 30 календарных дней вне зависимости от того, каким будет её решение.
Споры с работодателем по поводу выписки
Несмотря на то, что споры по поводу получения выписки из штатного расписания происходят крайне редко, любой гражданин должен знать, что он имеет право на защиту своих законных интересов. Если решение трудовой инспекции не удовлетворило работника, следует обращаться в суд. Данная категория споров подсудна судам общей юрисдикции. С порядком и правилами составления, подачи искового заявления можно ознакомиться в Главе 12 Гражданского процессуального кодекса РФ. Работодатель выступит в качестве ответчика, а сотрудник – истца.
Как оформить
Существует два традиционных способа оформления выписок из любых документов. Для наглядности рассмотрим каждый из них.
Первый способ – сканирование изначальной официальной бумаги. Ксерокопия заверяется автографом ответственного представителя компании, тем самым приобретая юридическую силу. Второй способ – собственноручное написание выписки. Лицо, которому было поручено оформить документ, от руки или в печатном виде переписывает положения штатного расписания. Следует отметить, что огласке придаётся только та часть, которую запрашивает заинтересованная сторона. Оба варианта имеют распространение на практике.
Копия или выписка
Следует проводить чёткое разграничение между понятиями «копия» и «выписка». Основное отличие – это объём указанной информации. Далеко не всегда представителям второй стороны обязательно знать все тонкости и нюансы штатного расписания организации. Как правило, запрашиваются лишь данные, затрагивающие конкретного сотрудника, его должности, размера заработной платы.
И копия, и выписка должны быть заверены подписью ответственного лица. Обычно таковым является начальник отдела кадров предприятия.
Рассказываем, как составить выписку «на пальцах»
Напоминаем, что выписка – это самостоятельный документ со своими реквизитами. Первым делом в верхней части листа бумаги прописываем его наименование со ссылками на реквизиты штатного расписания компании (дата утверждения и номер). Далее по тексту указываем наименование компании, её организационно-правовую форму. Следующим шагом обозначаем тот объём данных, который был запрошен заинтересованной стороной.
Примерный образец
Как только все необходимые сведения будут отражены на бумаге, переходим к завершающей части работы. Осталось лишь заверить документ подписью и проставить дату его составления. Автограф в обязательном порядке подлежит расшифровке (фамилия и инициалы). Дата выписки – немаловажный фактор, ведь штатное расписание может быть в любой момент изменено соответствующим приказом руководителя компании.
