Выписка из приказа

Выписка из приказа – это самостоятельный документ, в котором отражается какая-то конкретная часть из распоряжения руководителя предприятия. Такая официальная бумага может пригодиться в самых разнообразных ситуациях. В материале мы разберём порядок и правила составления выписки, а также особенности её получения на руки.

Выписка или копия

Следует отличать выписку из приказа от его заверенной копии. В первом случае отмечается лишь часть документа, которая требуется заинтересованной стороне. Например, в приказе зачастую может фигурировать размер заработной платы сотрудника, которую посторонним лицам знать совершенно не обязательно. Как копия, так и выписка должны быть заверены подписью ответственного сотрудника.

Когда требуется

Все поводы для получения выписки из приказа можно условно разделить на две группы:

• в интересах организации;
• в интересах работников.

К первой категории, как правило, относятся ситуации, в которых предприятию необходимо осуществлять взаимодействие с государственными органами. Например, при смене сотрудника на должности гендиректора или главбуха придётся уведомлять налоговую. Работникам также могут потребоваться выписки из приказа начальника. Здесь также имеет место обращение в государственные учреждения по различным вопросам. Это может быть жалоба в трудовую инспекцию на незаконное решение администрации фирмы или получение пособия от ФСС.

Внутренняя и внешняя

Выписка может носить как внутренний, так и внешний характер. В первой ситуации официальная бумага необходима для решения каких-то вопросов административного характера. Например, бухгалтер может запросить выписку из приказа об отправке подчинённого в отпуск для расчёта размера его отпускных. На практике такая необходимость возникает довольно часто.

Кто оформляет

Оформлением выписок из приказов руководства занимается отдел кадров. Сотрудники кадровой службы обладают достаточной компетенцией для работы с такого рода официальными бумагами. Следует отметить, что выписка должна быть заверена подписью ответственного лица со стороны компании. Это тот человек, который её и оформлял. Работнику следует внимательно изучить оригинал, сверить, всё ли сходится. В случае допущения ошибки последствия могут быть крайне неприятными. Оставленный на бумаге автограф возлагает дополнительную ответственность.

Распределение обязанностей на каждом отдельно взятом предприятии осуществляется по-своему. Не всегда за выпиской следует обращаться в отдел кадров. В теории помочь в решении задачи может документовед, юрист, секретарь или бухгалтер.

Как получить

Способ получения выписки из приказа всего один – написать соответствующее заявление на имя руководителя фирмы. Директор, рассмотрев бумагу, поданную работником, обязан её подписать и распорядиться об оформлении выписки в течение 3 рабочих дней. Это прямое требование статьи 62 ТК РФ, нарушив которое, директор компании будет подлежать юридической ответственность. Выписки по своей природе относятся к официальным бумагам, связанным с работой, следовательно, они подпадают под действие 62 статьи закона.

Если по факту истечения 3 рабочих дней работник не добился желаемого результата, следует смело обращаться с жалобой в трудовую инспекцию. О том, как правильно её составить и направить в ведомство, мы рассказали в другом нашем материале.

Правила составления

Как уже было упомянуто выше, выписка по многим моментам отличается от копии. Если вторую можно исполнить только отсканировав изначальный документ, то с первой у ответственного сотрудника имеются альтернативные способы. В частности, отрывок из распоряжения можно переписать от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки. Единственный важный фактор, про который точно не следует забывать, это достоверность изложенных на бумаге сведений.

Выписка обычно оформляется на листе бумаги формата А4 или А5. Всё зависит от объёма необходимой информации. Также имеется возможность изложить данные на фирменном бланке компании. Так документ будет иметь более деловой вид, а заинтересованная сторона сможет ознакомиться с реквизитами фирмы.

Объясняем, как правильно оформить выписку

Перед тем, как приступить к составлению выписки, укажем название организации.

В первую очередь необходимо посреди строки прописать наименование настоящей официальной бумаги. Здесь же оставляем ссылку на приказ директора, из которого и делается выписка, обозначив его реквизиты (дата издания, номер согласно утверждённой номенклатуре дел). Следующим шагом указываем дату и место составления выписки. В качестве места пишут населённый пункт, в котором располагается офис фирмы.

Ниже по документу начинается основная часть, в которой и будут содержаться необходимые заинтересованному лицу данные. Напоминаем, исполнить их можно как от руки, так и в печатном виде при помощи компьютера и соответствующего ПО. Этот момент отдаётся на откуп составителю. Имеет смысл уточнить у заявителя, какой вариант будет более удобен для него.

Прописав все положения, ещё раз проверим их правильность, соответствие изначальному документу. Если всё сходится, можно переходить к подписанию.

Примерный образец

Выписку заверяет своим автографом лицо, её составившее. В дальнейшем документ может быть использован заинтересованным лицом по назначению. Возвращать его на предприятие не нужно.

Заверенная выписка является официальной бумагой, обладающей доказательной силой. При необходимости она сможет быть представлена в суде в качестве доказательства, приобщённого к делу. Именно по этой причине и стоит проверять и перепроверять текст, изложенный на бумаге с вашим автографом.