Приказ об утверждении должностных инструкций – это распорядительный документ, издаваемый руководителем предприятия, вводящий в действие должностные инструкции. Далеко не каждая компания обязана иметь такие документы в своём документообороте, тем не менее не стоит недооценивать их значимость.
Файлы для скачивания:
Правовая природа должностных инструкций
Закон напрямую обязывает бюджетные организации иметь в наличии должностную инструкцию для каждой должности. Однако это не касается коммерческих предприятий. Несмотря на это, их наличие поможет решить многие спорные моменты.
В должностной инструкции подробно регламентируется что именно должен делать сотрудник на рабочем месте, график его работы, условия труда и так далее. В идеале на предприятии должны быть разработаны и утверждены такие регламенты. Это поможет избежать споров с трудовой инспекцией, а также решить другие возможные проблемы.
Например, сотрудник опоздал на рабочее место, но уже находился на территории предприятия (в случае, если фирма крупная). Без должностной инструкции привлечь его к ответственности за такое нарушение будет крайне затруднительно, поскольку отсутствует чёткое указание на конкретное рабочее место работника. Если он находился на предприятии, но в другом структурном подразделении, это можно считать, как нахождение на месте работы. В должностной инструкции будет регламентирован этот и многие другие моменты.
Когда имеет место утверждение
Инструкции утверждаются отдельно для каждой должности в соответствии со штатным расписанием фирмы. Происходит это в следующих ситуациях:
- в начале деятельности предприятия, когда для впервые разработанного расписания создаются инструкции;
- в случае добавления в расписание новых должностей;
- в соответствии с требованиями законодательства. Как правило, такие требования касаются изменения трудовой функции работника.
Так как для коммерческих предприятий наличие должностных инструкций необязательно, следовательно, и утверждать их необязательно. Но всё же пренебрегать этим не стоит.
Процедура разработки инструкций
Руководитель поручает задание по разработке должностных инструкций кому-то из своих подчинённых. Следует иметь в виду, что документ должен быть составлен максимально грамотно, в полном соответствии законодательству РФ. Нельзя указывать в нём положения, противоречащие Трудовому кодексу. Например, сокращение времени отдыха работника в течение рабочего дня будет прямым нарушением. Ошибки в инструкции повлекут за собой проблемы с трудовой инспекцией и административную ответственность для работодателя.
Доверить разработку инструкций следует юридически грамотному лицу. Как правило, этим занимаются юристы. Желательно с высоким уровнем подготовки. Если на предприятии таковых не нашлось, имеет смысл обратиться за помощью к третьей стороне. Юридическая фирма, действуя по договору подряда, сможет предоставить правильные с точки зрения закона инструкции.
Перед утверждением документов необходимо тщательно их проверить и убедиться в правильности.
Форма приказа об утверждении
Закон не предусматривает для распоряжения об утверждении должностных инструкций какой-то обязательной формы. Следовательно, составлением документа будут заниматься сотрудники компании. Этим может заняться сам руководитель фирмы или доверить это кому-то из своих подчинённых, что и происходит на практике, в силу занятости. Составление приказа доверяют работнику из юридического отдела или кадровой службы. Итоговый вариант распоряжения предоставляется на подпись директору организации.
Для изложения документа следует воспользоваться компьютером и исполнить его в машинописном варианте. В таком случае необходимо будет также распечатать его на принтере для постановки подписей. Писать приказ от руки не рекомендуется в силу его объёма. Для утверждения должностных инструкций по каждой должности в штатном расписании потребуется много места на бумаге. Используются бумажные листы формата А4.
Объясняем, как составить распоряжение «на пальцах»
Для структуризации процесса разделим документ на три части: шапку, основную часть и подписи. Начнём составлять с шапки. Здесь следует указать реквизиты организации-работодателя. Пишем полное наименование предприятия с указанием на организационно-правовую форму. Вносить другие данные о предприятии (ИНН, ОГРН, юридический адрес) необаятельно. В целях экономии времени имеет смысл воспользоваться фирменным бланком фирмы, на котором уже будут указаны все реквизиты.
Ниже по документу пишем его название (приказ об утверждении должностных инструкций) и присваиваем ему номер для документооборота внутри компании.
Под названием указывается дата составления распоряжения и населённый пункт. Сверяем внесённые данные и переходим к основной части.
Начать основной блок следует с мотивации принятия решения об утверждении должностных инструкций. Причиной может послужить внесение изменений в штатное расписание, в соответствии с которыми на предприятии появились новые должности.
Далее пишем слово «приказываю» и по пунктам перечисляем следующие положения:
- утверждаем разработанные должностные инструкции и оставляем их полный перечень. Все указанные документы будут идти приложениями к настоящему распоряжению;
- отдаём распоряжение ознакомить всех работников, которых коснутся изменения, с содержанием документа;
- назначаем ответственное за исполнение лицо. Руководитель может взять эту обязанность на себя или назначить сотрудника. Ответственный работник будет отчитываться перед директором по факту проделанной работы.
На этом составление основного блока окончено. Далее следует подписать документ. В нём должны расписаться все упомянутые лица. В нашем случае это будет начальник кадровой службы. Также в приказе расписывается руководитель организации. С его подписью распоряжение обретает юридическую силу.
