Приказ об утверждении номенклатуры дел – это распорядительный документ, в соответствии с которым на предприятии вводится порядок обращения с документацией. Утверждается он подписью руководителя организации.
Файлы для скачивания:
Что такое номенклатура дел
Под номенклатурой дел понимаются правила ведения, хранения документации. Документ разбивает всю документацию организации на структурные блоки, определяет, как и сколько времени её хранить, назначает ответственных за её ведение лиц и так далее. Делается это для структуризации, систематизации документооборота в фирме.
В данном случае термин «дело» подразумевает группу однородных документов. Например, бумаги по трудовым правоотношениям с сотрудниками, договоры с контрагентами, документация первичного учёта и так далее.
Обязательно ли наличие номенклатуры на предприятии
Закон об архивном деле обязывает организации обеспечивать сохранность документации и хранить её в течение определённого срока. Однако номенклатура обязательна только для бюджетных предприятий. Коммерческие компании самовольно принимают решение о необходимости её утверждения.
Как правило, небольшие организации не испытывают острой необходимости в номенклатуре дел. Совсем другое дело, если речь идёт о крупной фирме. У каждого документа есть свой срок хранения, в течение которого предприятие обязано обеспечивать его сохранность. Для этих целей выделяют отдельные должности и создают структурные подразделения, именуемые архивом. В них работают специалисты по документообороту, обеспечивающие учёт и сохранность документации.
Чтобы систематизировать огромный объём документов, крупные организации утверждают номенклатуру дел. Так фирма будет иметь представление о том, какое количество официальных бумаг находится у неё на хранении, от каких можно избавиться по причине истечения срока хранения и так далее.
Номенклатура утверждается на определённый срок. Как правило, это один календарный год. В конце года ответственное лицо предоставляет полный отчёт по документации.
Что делать с документами, у которых истёк срок хранения
Бесконечно хранить огромное количество документации невозможно физически. Бумаги занимают очень много места в помещениях предприятия. Периодически необходимо избавляться от устаревших документов. В этом поможет утверждённая номенклатура. Если документ утратил юридическую силу и более не подлежит хранению, его необходимо уничтожить. Это отдельная процедура, по факту осуществления которой составляется акт об уничтожении документов. В архиве освободится место для новых бумаг.
Процедура утверждения номенклатуры
Перед тем как утвердить документ, его необходимо сначала разработать. Это довольно-таки трудоёмкий процесс, требующий знаний в сфере работы с документами. Руководитель фирмы отдаёт распоряжение своему подчинённому. Желательно чтобы это был документовед. Работник разрабатывает проект структуризации документации и предоставляет его на утверждение директору.
Форма приказа
На данный момент не существует обязательной формы, который необходимо пользоваться при составлении распоряжения об утверждении номенклатуры. Приказ составляется в свободной форме кем-то из сотрудников предприятия. Руководитель не занимается этим лично. Разработать проект документа доверяется работнику из юридического отдела или секретарю. Уже готовый вариант предоставляется директору на подпись.
Лучше всего исполнить приказ в машинописном варианте, при помощи компьютерных средств, с последующей распечаткой на принтере. Физическая копия потребуется для заверения подписями. Однако закон не ограничивает юридические лица в части способа изложения распоряжения, и он может быть составлен от руки шариковой ручкой. Но всё же рекомендуется воспользоваться печатным вариантом. Для составления приказа подойдёт лист бумаги формата А4.
Объясняем, как составить распоряжение «на пальцах»
По своей структуре приказ об утверждении номенклатуры ничем не отличается от других распорядительных документов и состоит из трёх структурных блоков: шапка, основная часть и подписи. Всегда начинаем составление с шапки.
В шапке необходимо указать реквизиты организации, издающей приказ. Вписываем наименование юридического лица с указанием на его организационно-правовую форму (ООО, ЗАО и т.д.). В целях упрощения задачи можно воспользоваться фирменный бланком предприятия, на котором указаны все необходимые реквизиты.
Ниже по документу пишем его название (приказ об утверждении номенклатуры дел) и присваиваем ему номер для внутреннего документооборота.
Сразу под названием отмечаем дату составления приказа и населённый пункт, в котором находится офис компании. Внимательно проверяем шапку на момент правильности указания данных и переходим к основной части распоряжения.
Основную часть следует начать с мотивировки. Объясняем причины, по которым на предприятии утверждается номенклатура. Так как закон не обязывает организации её использовать, оставлять ссылку на нормативный акт необязательно. Используем общую формулировку и двигаемся дальше.
Далее по пунктам указываем следующие положения:
- утверждаем разработанную сотрудником номенклатуру дел. Оставляем на неё ссылку, отмечая её реквизиты;
- указываем дату, с которой документ вступает в силу;
- даём распоряжение сотрудникам вести документооборот согласно утверждённой номенклатуре;
- назначаем ответственного за исполнение приказа лицо;
- если на предприятии на момент утверждения новой номенклатуры дел действует старая, необходимо отменить её действие.
После утверждения всех вышеперечисленных положений приказ можно считать полностью составленным и завершённым. Остаётся только заверить его подписями всех упомянутых в нём сотрудников предприятия. Руководитель компании, оставляя в документе свой автограф, придаёт ему юридическую силу. С указанной в распоряжении даты в фирме будет использоваться новая номенклатура дел.
