Приказ о выдаче подотчетных сумм

Приказ о выдаче подотчётных сумм – это распорядительный документ, в соответствии с которым одному или нескольким сотрудникам выдаются на руки денежные средства для удовлетворения нужд предприятия. За потраченные деньги необходимо отчитаться в установленном порядке.

Подотчётные суммы

Подотчётные суммы – это денежные средства, которые бухгалтерия выдаёт работнику для удовлетворения нужд организации. Речь может идти о самых разнообразных сферах хозяйственной деятельности. За каждый потраченный рубль ответственное лицо обязано отчитаться, а остаток возвратить на предприятие. В качестве подтверждения в обязательном порядке предоставляются кассовые чеки, проездные билеты и иные документы, фактически подтверждающие целевое направление траты средств.

Кому выдаются деньги под отчёт

Как уже было сказано выше, подотчётные суммы используются в различных сферах хозяйственной деятельностью. Деньги могут выдаваться:

• офисным работникам для закупки канцелярских принадлежностей;
• водителям для обеспечения автомобиля топливом и осуществления текущего ремонта;
• сотрудникам, направляемым в командировку;
• и так далее.

Руководство предприятия вправе принять Положение о подотчётных суммах, в котором будут зафиксированы конкретные должности.

Сроки

Организация сама определяет, на какой именно срок выдавать денежные средства. Работник обязан отчитаться за определённый период, который не может превышать трёх дней с даты окончания срока. В противном случае деньги будут удерживаться из его заработной платы. Следует отметить, что удерживать средства из оплаты труда можно только с согласия подчинённого, которое должно быть выражено в письменной форме (заявление на удержание подотчётных сумм).

Приказ о выдаче

Распорядительный документ может носить как одноразовый характер, так и иметь длящийся эффект. То есть в соответствии с приказом деньги могут быть выданы под отчёт единоразово или выдаваться конкретным работникам с определённой периодичностью. Решение принимает руководитель в соответствии с необходимостью.

Денежные средства могут выдаваться как в наличной, так и в безналичной форме. Вариант с наличным расчётом выглядит более надёжным, так как банковский перевод может занимать до трёх дней, а деньги порой требуются срочно. Возвращать остаток придётся в той же форме.

Кто пишет и исполняет приказ

Распорядительные документы всегда пишутся от имени директора организации, однако на практике процессом составления приказа занимается другой человек. Начальник своим устным поручением возлагает эту обязанность на одного из своих подчинённых. Это может быть секретарь, кадровик или бухгалтер. Руководитель получает на стол уже итоговый вариант распоряжения.

Все факты хозяйственной деятельности проходят через бухгалтерию компании. Именно бухгалтер и будет исполнять приказ. Под исполнением в данном случае понимается фактическая выдача подотчётных сумм работнику и проверка его отчётности. Если сотрудник не может подтвердить целевую трату денег, этот вопрос придётся решить именно бухгалтеру.

Форма документа

На сегодняшний день действующее законодательство в сфере регулирования деятельности юридических лиц и индивидуальных предпринимателей не содержит в себе требования о составлении распорядительной документации с помощью общеобязательных унифицированных бланков. Все приказы пишутся в свободной форме.

Составить распоряжение можно на чистом листе бумаги формата А4 или на фирменном бланке организации. Выбор стоит за заявителем. Вариант с фирменной формой видится более предпочтительным, так как на ней уже указаны реквизиты компании.

Исполнить текст приказа можно как от руки с помощью чёрной или синей шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Оба варианта будут обладать равной юридической силой. Зачастую в фирмах принимают локальный нормативный акт, в соответствии с которым вся распорядительная документация должна составляться строго в печатном виде.

Пошаговая инструкция по составлению приказа

Первый шаг – указание реквизитов. В шапке документа обозначаем наименование организации. Прописывать ИНН, ОГРН и прочие сведения необязательно. Ниже по документу посередине листа пишем слово «приказ», присваиваем ему номер для документооборота внутри компании. Далее оставляем дату составления распоряжения и населённый пункт.

Второй шаг – мотивировка. Мотивировка состоит из основания и обоснования. В качестве обоснования указываются реальные причины издания приказа, а под основанием понимают ссылки на законодательные акты. В нашем случае используется следующая формулировка: «в связи с необходимостью удовлетворения нужд предприятия, руководствуясь ч. 1 ст. 19 ФЗ «О бухучёте».

Третий шаг – утверждение положений. С нового абзаца пишем слово «приказываю» и по пунктам обозначаем следующие моменты:

• распоряжаемся выдать (или выдавать периодически) денежные суммы (указываем размер) под отчёт определённым сотрудникам (ФИО и должность согласно штатному расписанию);
• указываем сроки отчёта по потраченным средствам;
• возлагаем контроль за исполнением распоряжения. Обычно эта обязанность ложится на главного бухгалтера или директора фирмы лично.

Примерный образец

Четвёртый шаг – ознакомление и подписание. Всех упомянутых в тексте лиц необходимо в обязательном порядке ознакомить с его содержанием. Именно за ознакомление сотрудники и ставят свои подписи. Также на приказе должен появиться автограф руководителя (с расшифровкой). Как только все распишутся, распоряжение приобретает юридическую силу. С обозначенной в официальной бумаге даты сотрудники будут получать подотчётные суммы.