Приказ о подотчетных лицах

Приказ о подотчётных лицах – это документ, в соответствии с которым сотрудники организации получают денежные средства на нужны предприятия. О их трате они обязаны будут отчитаться. Распоряжение издаётся от имени руководителя фирмы и заверяется его подписью.

Подотчётные средства

К подотчётным средствам относят деньги (наличные или безналичные), передаваемые работнику для определённых целей. Это может быть закупка каких-то материалов, канцелярских принадлежностей, топлива и так далее. Средства могут выдаваться в наличной форме или денежным переводом на карту работнику. По факту их траты сотрудник предоставляет отчёт, в котором перечисляется весь список закупленной продукции.

Для подтверждения суммы к отчёту обязательно прилагается товарный чек. На нём будет написано наименование юридического лица, у которого была произведена закупка, точная сумма и налоговый сбор. Остатки выданных работнику средств возвращаются на баланс организации. Если же денег не хватило на осуществление поставленной задачи, и сотрудник доплатил из своего кармана, бухгалтерия обязана возместить затраченные личные средства.

Подотчётные лица

Подотчётными лицами являются сотрудники предприятия, которые по роду своей деятельности осуществляют закупки чего-либо. К ним, как правило, относят:

• водители транспортных средств. Они отчитываются за потраченные на топливо и ремонт автомобиля средства;
• завхозы, осуществляющие закупку различных хозяйственных средств и инструментов;
• офисные работники, ответственные за закупку канцелярских принадлежностей;
• и другие.

Список может меняться в зависимости от рода деятельности предприятия. Все подотчётные лица предоставляют отчёт по потраченным средствам в бухгалтерию предприятия.

Процедура выдачи подотчётных средств

Все средства выдаются сотрудникам исключительно с разрешения руководителя организации. Он самостоятельно определяет кому именно, на какой срок и какую сумму необходимо выдать. На предприятиях, как правило, существует перечень должностей, которым на постоянной основе выдаются средства. Решение о регулярной выдаче средств оформляется в виде распоряжения директора. Обычно средства выдаются на рабочую неделю, и сотрудник отчитывается в последний на неделе рабочий день.

Выдать средства под отчёт можно и единоразово, не на постоянной основе. Делается это в исключительных обстоятельствах. Например, поломка автомобиля, принадлежащего предприятию. Материально ответственному за транспорт лицу выдаются средства на его ремонт. Решение о единоразовой выдаче также оформляется приказом руководителя.

Обязательность приказа о подотчётных лицах

Закон не обязывает предприятия назначать подотчётных лиц, однако сделать это следует в обязательном порядке по нескольким причинам.

Во-первых, любая трата средств организации должна иметь под собой документальное обоснование. В противном случае это будет являться нарушением налогового законодательства, и налоговый орган может заинтересоваться нецелевой тратой денег.

Во-вторых, привлечь к ответственности лицо, которому были выданы средства, к ответственности за нецелевое их использование будет крайне проблематично. В приказе указывается точная сумма выданных средств и цель, для которой они предназначены. В отсутствие распоряжения о назначении сотрудника подотчётным лицом, он сможет потратить эти деньги по своему усмотрению и наказать его за это будет невозможно.

Форма документа

Закон не обязывает предприятия пользоваться какой-то конкретной формой для составления приказа о подотчётных лицах, вследствие чего сотрудники фирмы разрабатывают документ самостоятельно. Обычно в компании этим занимается сотрудник бухгалтерии, так как работа с финансами входит в его прямые должностные обязанности. Готовый вариант приказа бухгалтер предоставляет руководителю организации на подписание. Отчитываться за потраченные средства сотрудник будет именно в бухгалтерии.

Пошаговая инструкция по составлению распоряжения

Как и в любом другом приказе, начать следует с указания реквизитов организации. Перечислять их все необязательно, достаточно будет вписать наименование юридического лица с указанием на организационно-правовую форму. Будет выгоднее воспользоваться фирменным бланком компании. На нём уже будут указаны все реквизиты, что сэкономит время и позволит избежать ошибок.

Ниже по документу пишем его название (приказ о подотчётных лицах) и присваиваем ему номер для внутреннего документооборота.

Сразу под названием отмечаем сегодняшнее число и населённый пункт. Удостоверяемся в правильности указания всех данных и переходим к основной части.

Первым делом мотивируем принятие решения об издании приказа. Так как закон не обязывает его издавать, объясняем производственной необходимостью.

Далее пишем слово «приказываю» и начинаем перечислять следующие положения:

• кому выдаются средства (ФИО сотрудника и его должность на предприятии). Если средства выдаются нескольким работникам, перечисляем их всех в одном документе;
• в каком размере (в рублях);
• в какой форме (наличные или безналичные);
• на какой срок;
• цель выдачи денег;
• ответственное за исполнение приказа лицо. Ему же и будут отчитываться подотчётные лица, а оно, в свою очередь, будет отчитываться перед директором.

На этом составление приказа завершено. Для его вступления в силу необходимы подписи всех указанных в нём лиц. Сотрудники расписываются по факту ознакомления с содержанием распоряжения. Теперь они будут нести за получаемые деньги материальную ответственность перед организацией. В последнюю очередь документ подписывает руководитель компании.