Ответ на запрос о предоставлении информации – это документ, относящийся к корреспонденции. В ходе деятельности организация порой возникает необходимость получения сведения от контрагента, которыми обладает исключительно он. В материале мы рассмотрим разновидности запросов, а также расскажем, как правильно составить ответ, направить его получателю.
Файлы для скачивания:
Предоставление информации
В первую очередь хочется расставить точки над «i» в вопросе о том, кто обладает правом запрашивать те или иные сведения. Частные организации обязаны отвечать на подобные запросы, поступающие от государственных структур:
- суд;
- федеральная налоговая служба;
- федеральная служба судебных приставов;
- прокуратура;
- Роспотребнадзор.
Также следует иметь в виду, что государственные органы способны действовать исключительно в рамках своих полномочий. Например, суд может запросить информацию в рамках судебного разбирательства для подготовки к заседанию, максимально полной и объективной оценки спорных правоотношений.
Запрос от контрагента
Контрагенты вправе запрашивать друг у друга сведения только в тех случаях, когда такая возможность прямо прописана в условиях договора либо вытекает из характера сложившихся отношений. Во всех остальных случаях получатель запроса не обязан предоставлять данные и вообще как-либо реагировать на письмо. Конечно, при наличии желания сведения всё же могут быть выданы, однако именно требовать их частная организация не имеет права.
Запрашиваемая контрагентом информации касается, как правило, договорных правоотношений. Речь может идти о реквизитах банковского счёта, экземпляре какой-либо официальной бумаги, графика поставки или платежей. Конкретного перечня такой информации не получится найти ни в одном действующем нормативном правовом акте в силу сложности гражданских правоотношений, возникающих между субъектами права.
Как ответить
Если получатель запроса имеет желание и возможность на него отвечать, доверить задачу по формированию ответа следует компетентному в данной области лицу. Если вопрос касается официальных бумаг по сделке, поручаем дело юристу, составлявшему сам договор.
На небольших предприятиях ответами на всю корреспонденцию занимается руководитель лично. Как бы то ни было, документ должен подписываться лицом, на имя которого и поступал запрос.
Приложения
Основная ценность ответа будет сосредоточена в приложениях к нему. Если сам ответ содержит лишь краткие пояснения по поступившему запросу, то вот предлагающиеся официальные бумаги способны предоставить полный спектр запрашиваемой информации. В качестве приложения могут выступить оригиналы документов, их заверенные копии либо выписки. Необходимо проводить чёткое разграничение между данными категориями.
Так, выписка представляет собой лишь часть, отрывок запрашиваемой бумаги. Контрагента, как правило, интересуют лишь отдельные пункты из договора. Именно поэтому нет никакой необходимости высылать всё соглашение в целом.
Как отправить
Отправка ответа на запрос – это довольно важная часть всей процедуры. По идее контрагент должен самостоятельно определить способ документооборота. Если речь идёт о запросе оригиналов каких-либо официальных бумаг, придётся воспользоваться услугами Почты России. Заказное письмо с уведомлением о вручении либо заказная бандероль (зависит от веса отправления) видится самым универсальным способом ведения деловой переписки.
Если запрашиваемую сторону интересуют лишь данные, а не оригиналы документов, будет достаточно выслать сканы на электронную почту. Возможно, их придётся заверить электронной цифровой подписью.
Форма документа
Ответ на запрос по своей природе относится к корреспонденции. Ни один действующий ныне нормативный правовой акт не определяет строгих правил оформления подобного рода официальных бумаг. Ответ составляется в свободной форме без использования общеобязательных унифицированных бланков, ведь их не существует вовсе.
Сведения излагаются на чистом листе бумаги формата А4 или А5 (зависит от объёма информации). В качестве альтернативы можно воспользоваться фирменным бланком организации, на котором будут прописаны все его реквизиты (наименование, ИНН, ОГРН, юридический адрес и так далее).
Исполнить содержание допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Оба варианта можно применять на практике, однако деловая переписка всегда подразумевает исключительно печатный вариант.
Рассказываем, как правильно оформить ответ
Убедившись, что запрашиваемая сторона обладает полномочиями истребования информации, можно приступать к составлению ответа. В первую очередь придётся отметить, кому, куда и от кого направляется официальная бумага. В правом верхнем углу листа бумаги прописываем ФИО руководителя запрашиваемой организации (частной или государственной), занимаемую им должность, а также полное наименование субъекта правоотношений.
Ниже по документу обозначаем его наименование, дату и место составления. Следующим шагом отмечаем сам факт получения запроса, его рассмотрение. Если было принято решение предоставить запрашиваемую информацию, прописываем необходимые данные. В качестве приложений указываем все подтверждающие документы по списку.
Примерный образец
На этом моменте работа с официальной бумагой подходит к завершению. Осталось лишь заверить её автографом составителя с расшифровкой (фамилия и инициалы). Оставлять оттиск фирменной печати организации необязательно, если речь не идёт о заверении копий.
