Акт входного контроля

Акт входного контроля составляется в организации, при приёме поставки сырья, материалов и т.д. Целью составление документа является проверка качества принимаемых предприятием материалов.

Что собой представляет документ

Акт является обязательной частью технологического контроля на предприятии. При приёмке материалов, отгруженных поставщиком, предприятие осуществляет входной контроль, полученных материалов, определяя качество полученного сырья и его соответствие нормам. Все вышеуказанные моменты должны быть заранее обозначены в тексте договора, заключённого в рамках правовых отношений между контрагентами. По общему смыслу статьи 506 ГК РФ и Закона о защите прав потребителей материалы должны быть качественными.

Для чего предприятия осуществляют входной контроль

Организации осуществляют входной контроль в своих же интересах, во избежание получения от поставщика некачественного сырья и других неблагоприятных для организации моментов.

Цели проведения входного контроля:

• проверяется соответствие поставленных материалов (их качество и комплектация) обязательной документации;
• оптимизация средств предприятия. Систематическое проведение процедуры контроля материалов, поставляемых одним поставщиком, позволит исключить из закупки позиции, наиболее часто поставляемые с дефектами. Материалы по таким позициям можно будет закупить у другого поставщика;
• при обнаружении брака или дефекта в поставленном сырье, предприятие сможет подготовить претензию к поставщику с требованием устранить обнаруженные недочёты либо снизить стоимость продажи.

Особенности составления акта

Законодательной нормативной базой не предусмотрена ни обязательная ни рекомендованная форма акта входного контроля, исходя из чего организации вынуждены самостоятельно составлять форму документа. Так как входной контроль на предприятии, работающем с материалами и сырьём (например, стройка) – это крайне частая процедура, предприятиям рекомендуется разработать единую для своей организации форму такого документа. Свобода составления такого документа позволит каждому конкретному предприятию составить его под свои нужды с учётом спецификации используемых ей материалов.

Составить форму необходимо в соответствии с общими требованиями закона, предъявляемыми к такого рода документам.

Инструкция по составлению документа «на пальцах»

В преамбуле акта, как и в любом другом документе, указываются следующие положения: наименование документа, дата и место составления акта;

• если используется разработанная предприятием и утверждённая им же форма, необходимо отразить это в шапке;
• наименование организации, составившей акт;
• обозначить факт созыва комиссии по входному контролю предприятием и указать сотрудников, входящих в комиссию.

В комиссию должны входить как представители со стороны заказчика, так и представитель стороны поставщика для объективной оценки поставленных объектов. Также при необходимости (например, высокая технологичность поставленного оборудования) в комиссию может быть включён независимый эксперт, обладающий специальными знаниями, имеющий профессиональное оборудованию и в обязательном порядке лицензию осуществления испытания такого вида объектов.

Первым делом комиссия производит приёмку сопроводительных документов поставляемых объектов и сравнивает заявленное и фактическое значения поставленных объектов. Члены рабочей группы оценивают условия перевозки поставленных объектов и наличие на них целых пломб поставщика. О выявленных нарушениях делается запись в акт. Затем, согласно целям проверки, комиссия проводит испытания поставленных объектов. После проведения всех процедур контроля, о его результатах составляется акт.

Преамбула акта должна выглядеть следующим образом:

Основная часть акта

В основной части документа следует обозначить какие именно товары проходят входящий контроль. Необходимо указать их наименование, согласно соответствующей документации, тип материала или оборудования, заводскую маркировку и наименование производителя. Также следует оставить ссылку на документ с указанием его реквизитов, подтверждающий получение организацией оборудования.

Выглядеть эта часть должна следующим образом:

После обозначения всех проходящих контроль объектов указывается дата их поступления заказчику. Затем комиссия выносит решение о соответствии или несоответствии поставленных объектов сопровождающей их документации. Если фактическое состояние какого-то объекта не соответствует документации или имеет дефекты, об этом делается запись в акте. Выявленные недостатки следует как можно более подробно описать в акте и в дальнейшем заверить это подписями членов комиссии.

Ниже по документу следует его подписание всеми членами комиссии, участвующими в осуществлении контроля продукции. Здесь, как и в преамбуле, указывается их должность, ФИО и ставится подпись с расшифровкой.

При составлении акта в него можно включить и другие положения по желанию организации. Как правило, такие моменты зависят от типа принимаемой продукции. Например, можно внести пункт о сроках хранения материалов на складе, информацию по консервации поставленных объектов.