Акт о выделении к уничтожению документов

Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению – это документ, в обязательном порядке составляемый организациями при уничтожении документации. Процедура всегда оформляется соответствующими официальными бумагами.

Когда необходимо составлять акт

Каждый документ имеет свой определённый законом или договором срок хранения. В течение этого срока организация несёт обязанность по хранению такого документа. Также документ в течение этого срока обладает юридической силой. Хранение большого объёма документации оказывает на организации дополнительную нагрузку, от которой предприятие может избавиться при помощи уничтожения старых и утративших силу документов.

Как правило, акт об уничтожении документов является следствием проведения организацией экспертную оценку ценности документов. В комиссию входят эксперты по работе с документами. Они в своём заключении укажут на те документы, которые уже в силу тех или иных обстоятельств не представляют ценности и просто занимают место в архиве предприятия. Заключение по экспертизе оценки ценности документов прикладывается к акту об уничтожении документов. Разберем подробно процедуру, которую проводят члены экспертной комиссии.

Члены комиссии исследуют все находящиеся в архиве организации документы с целью следующее:

• документы с истёкшим сроком хранения;
• физически испорченные документы. Бумага с течением времени и при неправильных условиях хранения имеет свойство деформироваться;
• документы, не представляющие для предприятия практического значения.

После осуществления процедуры оценки выявленных документов, составляется акт о их дальнейшем выделении. Обозначенные комиссией документы в последующем будут уничтожены, о чём также следует составить дополнительный акт. Не подлежат уничтожению документы, представляющие собой научную, культурную ценность. Об этом также делается отметка в настоящем документе.

Таким образом, акт о выделении будет содержать полный перечень документов, не подлежащих хранению.

Каким способам уничтожаются документы

После уничтожения документации не должно быть физической возможности ознакомиться с её содержанием. Поэтому документы следует уничтожать полностью, без возможности восстановления или повторного использования бумаги. В силу важности этого процесса, уничтожать бумаги следует при помощи шредера. Для уничтожения документов можно воспользоваться услугами третьей стороны и заключить договор подряда с организацией, занимающейся уничтожением документов.

Практическое значение документа

Акт несёт в себе большое значение для предприятия. Организация несёт ответственность за хранимые ей документы, в том числе документы других организаций. Предприятия могут осуществлять передачу документации друг другу, в том числе и оригиналов документов. Принимающая сторона будет нести за них полную ответственность. Очень важно проследить за тем, чтобы не выделить к уничтожению документы, имеющие практическую значимость.

Дело приобретает чрезвычайную важность, если речь идёт о документах сторонней организации. В случае уничтожения документов третьего предприятия, уничтожившая организация будет нести перед предприятием-собственником документов юридическую ответственность. Такая ответственность предусмотрена актом приёма-передачи документов.

Форма акта о выделении

Составить акт о выделении в свободной форме не получится. В силу своей юридической значимости, для документа предусмотрена обязательная форма. Разработанную государственным органом форму можно заполнить на компьютере или же от руки. В силу большого объёма выделяемых документов, рекомендуется заполнять документ при помощи компьютерных средств.

Пошаговая инструкция по заполнению формы акта

Форма акта не должна вызвать сложностей в её заполнении, тем не менее разберём всё «по полочкам».

Первым делом заполняем шапку документа. Здесь указываем:

• присвоенный на предприятии номер настоящего документа;
• полное наименование юридического лица, ФИО директора и его подпись.

Далее следует заполнение вводной части документа.

В этой части указываем документ, на основании которого документы более не подлежат хранению. Для каждого типа документов в различных отраслях предусмотрен различный срок хранения. Существуют специально разработанные перечни документов в сфере государственной, научной и других видах деятельности. Для каждого вида деятельности Росархивом предусмотрен свой перечень с указанием сроков их хранения. Разбираемся к какому типу документации относятся наши документы и указываем это в акте. Здесь же указываем наименование фонда, из которого выделяются бумаги.

Ниже по документу следует его основная часть, представленная в виде таблицы. В приведённой таблице указываем все выделяемые к уничтожению документу по следующей форме:

• в первом столбце следует указать номер документа по порядку в настоящем списке. Начинаем с номера один;
• во втором вносим наименования документов. Это может быть как единичный документ, так и группа документов, объединённая общей категорией. Например, товарные накладные за определённый срок;
• третий столбец должен нести в себе информацию о годах, которыми датируются выделяемые документы;
• в четвёртом столбце отмечаем реквизиты описи документов;
• в пятом столбце указываем номер единиц хранения по описи;
• шестой столбец несёт информацию о количестве единиц хранения, выделяемых для уничтожения;
• в седьмом столбце отмечаем срок хранения в соответствии со статьей указанного в вводной части перечня документов от Росархива;
• в последнем столбце можно указать примечания к документам.

Под таблицей дублируем информацию о количестве единиц документов и годах их составления. Эта часть документа должна выглядеть следующим образом:

После указания всей необходимой информации о документах, указывается информация об ответственных за передачу документов лицах. Вносим данные о лице, передавшем документы и о лице, внёсшим изменения в учётные документы организациями. Акт завершается заверением их подписями.