Акт установки средства электронной подписи – это официальная бумага, подтверждающая фактическое выполнение условий соглашения исполнителем, а также возлагающая дополнительные обязанности на контрагентов. Установка средств электронной подписи всегда сопровождается составлением набора определённых документов.
Файлы для скачивания:
Электронная подпись
Электронная подпись – это крайне удобный способ заверения официальных бумаг, без которого сложно представить деятельность организаций в современном мире. Представителям предприятий больше не нужно встречаться лично. Таким образом, электронная подпись может пригодиться как во взаимоотношениях с контрагентами, так и при работе с государственными органами (например, с ИФНС).
Средства электронной подписи
Под средствами электронной подписи понимается программное обеспечение, устанавливаемое на компьютер организации-заказчика. По сути, подключение к ЭЦП – это заключение лицензионного договора с обслуживанием. Специально уполномоченное лицо произведёт все необходимые установочные, настроечные мероприятия.
Предметом соглашения является компьютерная программа, то есть цифровая информация. Само программное обеспечение может быть установлено посредством диска или через установочный файл, переданный по сети Интернет. Заполучить заветную программу в теории можно и без заключения соглашения, однако без цифрового ключа она функционировать не будет. Именно эту задачу и призван решить представитель организации-исполнителя.
Роль акта
По своей юридической природе акт установки средств электронной подписи не является самостоятельным документом, а выступает приложением к заключённому ранее договору компании с установочным центром. Документ станет подтверждением фактического выполнения представителем исполнителя работы, обусловленной соглашением.
Каждый экземпляр компьютерной программы имеет свой уникальный номер. Так заказчик будет уверен, что специалист установочного центра выполнил свою работу надлежащим образом. В его обязанности войдёт:
- непосредственно установка ПО;
- настройка средства электронной подписи;
- инструктаж по эксплуатации.
Подписывая акт, заказчик соглашается с тем, что исполнитель выполнил свои обязанности в полном объёме, отказывается от претензий и берёт на себя определённые обязательства. В частности, речь идёт о возвращении установочного комплекта в случае увольнения из фирмы и в других ситуациях.
Ответственный за ЭЦП
На каждом предприятии, использующем ЭЦП, должен быть назначен ответственный за это направление деятельности. Этот сотрудник будет отвечать за информационную безопасность проводимых посредством электронных ресурсов сделок, обеспечение безопасности средства электронной подписи и сопутствующей документации, осуществлять связь с исполнителем по договору в установленных соглашением случаях. Как правило, на должность ответственного назначают человека, так или иначе взаимодействующего с компьютерами. Это может быть администратор, программист и так далее. Если компании не большая, полномочия может взять на себя директор лично.
Кто пишет акт
Закон напрямую не указывает на сторону, ответственную за составление настоящего акта. По общему правилу этим занимается представитель исполнителя, то есть лицо, устанавливающее средства электронной подписи. Сотрудник подготавливает официальную бумагу и приносит её на подпись представителю заказчика.
Форма документа
С 2013 года большинство документации, используемой в рамках осуществления предприятиями их деятельности, можно составлять в свободной форме. Однако акт установки средства электронной подписи является исключением. Для него разработан общеобязательный унифицированный бланк, которым обязаны пользоваться сотрудники установочных центров.
Заполнить форму можно как от руки с помощью шариковой ручки, так и в печатном виде при помощи компьютерных средств. Выбор остаётся за составляющим лицом. Отметим, что способ написания не повлияет на юридическую силу официальной бумаги. Как правило, сотрудник установочного центра пребывает на место выполнения работ с чистым бланком для заполнения и вносит в него сведения от руки. Всего должно быть составлено два идентичных по юридической силе экземпляра, по одному для каждой из сторон соглашения.
Объясняем, как заполнить форму
Форма состоит из одной страницы. Её заполнение не должно вызвать трудностей у сотрудников установочного центра, тем не менее разберём всю процедуру подробно.
В шапке бланка оставляем дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) составления официальной бумаги. Далее прописываем сведения об уполномоченном на установку средств электронной подписи лице. Потребуется указать ФИО, должность согласно штатному расписанию и наименование организации со ссылкой на её организационно-правовую форму, которую он представляет.
Следующий блок содержит в себе сведения о программном обеспечении, устанавливаемом на компьютер организации-заказчика. Прописываем наименование технологии (компьютерной программы), серийный номер ключа доступа.
Ниже по документу следует часть с обозначением сведений о заказчике. Указываем место установки программного обеспечения (в том числе номер помещения), ФИО и должность ответственного лица на предприятии, регистрационный номер дистрибутива центра электронной подписи, номер и дату карточки учёта лицензии. На каждую программу ведётся своя уникальная карточка.
Далее форма перечисляет права и обязанности сторон. Подразумевается, что к моменту заполнения бланка специалист уже провёл все необходимые установочные предприятия, выдал инструктаж по эксплуатации. Представитель организации заказчика принимает на себя дополнительную ответственность.
На этом работу с формой можно считать практически законченной. Остаётся только заверить документ подписями представителей сторон. В акте расписывается представитель установочного центра и лицо, ответственное за ЭП в фирме. Автограф потребуется расшифровать.
