Форма МХ-1. Акт приема-передачи ТМЦ на ответственное хранение

Акт приёма-передачи товарно-материальных ценностей на ответственное хранение – это документ, подтверждающий фактическое совершение сделки, а также возложение ответственности на принимающую сторону.

Хранение

Действующая редакция Гражданского кодекса выделяет договор хранения в отдельную категорию. Стороны именуются как «хранитель» и «поклажедатель». На основании заключённого соглашения одна сторона передаёт на хранение определённые предметы, а вторая их принимает и обязуется обеспечивать их сохранность в течение определённого периода за соответствующую плату.

Роль акта

По своей юридической природе настоящий акт является приложением к заключённому сторонами договору хранения. Если подписание соглашения лишь выражает намерения контрагентов совершить те или иные действия, то акт подтверждает фактическое исполнение обязательств.

Акт составляется прежде всего в интересах поклажедателя, так как он отчуждает своё имущество. В теории недобросовестный контрагент может попытаться присвоить ценности себе. Составленный и подписанный сторонами акт приёма-передачи выступит в суде весомым доказательством.

Последствия подписания

Настоящий документ составляется в двух целях:

• во-первых, это фактическое подтверждение осуществления намерений, изложенных в договоре;
• во-вторых, возложение на принимающую сторону полной материальной ответственности за полученные ценности.

Процедура

Процедура приёма-передачи ТМЦ на ответственное хранение всегда должна оформляться соответствующим актом. Документ будет содержать в себе следующие моменты:

• вид передаваемого товара;
• количество, масса, объём ценностей;
• стоимость и сумма имущества;
• срок хранения;
• условия хранения (если имеет место);
• подписи ответственных лиц, в том числе представителя хранителя.

Необходимо учесть, что поклажедатель обязан в установленный договором срок забрать свой товар. В противном случае хранитель получит возможность реализовать имущество и обратить полученные денежные средства в свою пользу. По общему правилу оплата осуществляется по факту возвращения имущества, однако условиями соглашения могут быть предусмотрены периодические платежи.

Условия хранения

Как уже отмечалось ранее, контрагенты могут договориться об особых условиях хранения ТМЦ. Речь может идти о возможности досрочного возвращения, поддержании в помещении определённой температуры, уровня влажность. Как правило, такие моменты зависят от вида конкретного имущества.

Кто составляет акт

Закон не указывает на конкретную сторону, на которую ложится бремя по составлению акта. По общему правилу этим занимается представитель поклажедателя. Сотрудник должен обладать определёнными навыками работы с официальными бумагами, а также полномочиями на подписание подобного рода документов. Полномочия могут подтверждаться уставом общества или оформленной доверенностью от руководителя фирмы.

Форма документа

На сегодняшний день законодательство не обязывает сотрудников организаций пользоваться общеобязательными унифицированными бланками для составления документации. Акт приёма-передачи ТМЦ на ответственное хранение не является исключением. Однако на практике предприятия пользуются утверждённой Госкомстатом формой МХ-1. Бланк удобен для заполнения.

Заполнить форму можно одним из двух стандартных способов: от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки (но не карандаша) и в печатном виде при помощи компьютерных средств. Выбор должен сделать составитель. Необходимо учесть, что юридическая сила акта не будет зависеть от способа написания текста. Как правило, ответственный работник имеет под рукой чистый бланк для заполнения и вносит в него сведения от руки.

Правила заполнения бланка

Перед заполнением формы следует ознакомиться с определёнными требованиями, предъявляемыми к заполнению унифицированных бланков. Речь идёт о следующих моментах:

• заполнению подлежат все строки формы (если не указано обратное);
• нельзя зачёркивать, исправлять текст. В случае допущения ошибки придётся распечатать чистый бланк;
• в акте должны быть оставлены «живые» подписи представителей сторон. Официальную бумагу в любом случае придётся распечатать.

Объясняем, как правильно составить акт

По своей структуре форма МХ-1 состоит из двух страниц, вторая заполняется на оборотной стороне. Документ можно условно разделить на четыре составные части: реквизиты, перечень передаваемых ценностей, условия хранения и подписи представителей. Следует уделить должное внимание каждой из них.

Начинаем с шапки акта. Здесь необходимо отметить сведения о сторонах соглашения:

• наименования предприятий со ссылкой на организационно-правовую форму (ОАО, ООО и так далее);
• структурное подразделение;
• коды фирм согласно классификатору.

Далее оставляем ссылку на заключённый договор хранения (номер, дата подписания), присваиваем настоящему акту уникальный номер для документооборота и хранению согласно утверждённой номенклатуре дел.

Ниже по документу берёт своё начало основная часть с перечислением списка передаваемого имущества. Обозначаем срок хранения и утверждаем перечень ценностей:

• наименование товара;
• его характеристика;
• единица измерения, количество;
• цена единицы товара и общая стоимость.

Следующая часть – условия хранения и особые отметки. Здесь поклажедатель может установить дополнительные критерии к режиму хранения объектов (температура, влажность и так далее).

На этом процесс заполнения формы МХ-1 подходит к концу. Осталось лишь заверить акт приёма-передачи ТМЦ подписями (с расшифровкой) уполномоченных представителей сторон. Отметим, что по общему правилу составляется два экземпляра официальной бумаги, по одному для каждого из контрагентов. Заверенный документ подлежит хранению в течение установленного срока, после чего может быть уничтожен за ненадобностью. Возвращение имущества поклажедателю также оформляется соответствующим актом.