Акт уничтожения служебных удостоверений – это официальная бумага, подтверждающая, что бланк строгой отчётности был уничтожен без возможности его восстановления в будущем. Процедура всегда оформляется соответствующими документами.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Служебное удостоверение
Служебные удостоверения относятся к бланкам строгой отчётности, следовательно, существуют специальные правила их хранения, выдачи, перемещения и уничтожения. Нельзя просто выбросить документ и оформить новый. Процедура должна пройти соответствующее оформление документальными бумагами. Отметим, что служебные удостоверения используются не только в государственных учреждениях.
Когда имеет место
Удостоверения сотрудников необходимо уничтожить в двух случаях: физическая порча бланка по тем или иным причинам и увольнение/перевод лица. В любом из этих двух случаев официальная бумага фактически утрачивает свою юридическую силу.
Способы уничтожения
Главный принцип уничтожения документов – это невозможность их дальнейшего восстановления и использования. Злоумышленники могут попытаться завладеть списанным удостоверением и воспользоваться им в своих корыстных целей. Во избежание подобных ситуаций следует основательно подойти к процедуре. На практике используются следующие методы: сожжение, измельчение при помощи шредера, обработка водой. Также имеется возможность обратиться за помощью к контрагенту. Организация, действуя в рамках договора оказания услуг, безвозвратно избавится от списанных бланков строгой отчётности за соответствующее вознаграждение.
Процедура
Процедура уничтожения всегда берёт своё начало с распоряжения руководителя организации, в соответствии с которым формируется специальная комиссия. Коллективность обуславливается необходимостью подтверждения фактического уничтожения бланков строгой отчётности. Кадровый состав комиссии подбирает лично директор, ориентируясь на опыт и квалификацию своих подчинённых.
Отметим, что работа с личными бумагами сотрудников входит в сферу обязанностей работников кадровой службы. Обычно именно кадровики занимаются уничтожением документации.
Кто актирует процесс
Бремя по составлению акта ложится на председателя сформированной комиссии. Лицо на этот пост выбирается участниками рабочей группы из своего числа путём голосования. Как правило, председатель является наиболее опытным сотрудником, однозначно умеет взаимодействовать с официальными бумагами.
Отметим, что все члены комиссии в равной степени несут ответственность за сделанные в акте выводы, а председатель ещё должен будет лично отчитаться перед руководителем, предоставив акт уничтожения в качестве отчёта о проделанной работе. Если выяснится, что удостоверения фактически не были уничтожены или были уничтожены ненадлежащим образом (с возможностью восстановления), санкций от директора избежать не выйдет. Может зайти речь о применении дисциплинарного взыскания за невыполнение должностных обязанностей.
Форма документа
В настоящий момент любая официальная бумага, отражающая те или иные факты деятельность предприятия, может быть написана без использования общеобязательных бланков в свободной форме. Акт уничтожения служебных удостоверений относится именно к этой группе документов и не является исключением из общего правила. Организация вправе самостоятельно разработать шаблон, закрепить его в учётной политике и использовать на постоянной основе. Заниматься этим должны квалифицированные юристы.
Отметим, что свободная форма акта также предъявляет к его содержанию определённые требования. Среди них:
- обозначение реквизитов (номер, дата, место);
- расшифровка автографов участников процедуры;
- ссылки на иные нормативные акты (если имеет место);
- деловой стиль языка;
- соблюдение чёткой структуры (реквизиты, сведения о составе комиссии, предмет и подписи ответственных лиц).
Написать официальную бумагу рекомендуется на фирменном бланке компании. Если такового не оказалось в наличии, допускается воспользоваться чистым листом бумаги формата А4 или А5, однако в таком случае сведения о предприятии придётся прописывать вручную.
Изложить содержание акта можно одним из двух общепринятых способов: рукописным с помощью синей или чёрной шариковой ручки и машинописным при помощи компьютерных средств. Выбор должен сделать председатель сформированной комиссии с учётом мнения своих коллег и с оглядкой на особенности документооборота в организации. По общему правилу способ написания текста при всех прочих равных не может повлиять на юридическую силу официальной бумаги. На практике предпочтение отдают именно печатной форме.
Объясняем, как составить акт «на пальцах»
Первым делом присвоим настоящему акту уникальный номер для документооборота, оставим дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) его составления. Ниже по документу со ссылкой на приказ руководителя (дата, номер) перечисляем кадровый состав сформированной комиссии по уничтожению удостоверений. Для каждого участника указываем его ФИО и должность согласно штатному расписанию. Председатель выделяется отдельно.
Следующим шагом перечисляем полный перечень подлежащих к уничтожению служебных удостоверений. Если их много, допускается оформить этот блок в виде таблицы. Напротив каждого бланка потребуется прописать его уникальный номер и ФИО сотрудника, полномочия которого он удостоверял. Здесь же отмечаем выбранный способ уничтожения. В силу того, что удостоверения зачастую облачены в твёрдую корочку, рекомендуется использовать метод сожжения. Лучше выполнить процедуру на улице или в специально оборудованном помещении.
Примерный образец
На этом процесс составления акта подходит к завершению. Своими автографами (с расшифровкой) его должны заверить все без исключения члены комиссии по уничтожению. Как только подписи встанут на свои места, официальная бумага обретёт должную юридическую силу.
