Акт приемки товаров по количеству и качеству

Акт приёмки товаров по количеству и качеству – это документ, подтверждающий соответствие фактических показателей заявленным в накладной. Процедура приёмки всегда оформляется соответствующими официальными бумагами.

Роль акта

По своей юридической природе акт приёмки не является самостоятельным документом. Он выступает приложением к заключённому ранее договору поставки. Его соглашение между контрагентами лишь выражает их намерения в будущем совершить те или иные действия (поставить товар с одной стороны и оплатить его с другой), то акт выступит подтверждением фактического исполнения обязательств. Именно на основании настоящей официальной бумаги можно будет оспорить количество или качество поставленного товара.

Приёмка

Любая поставка товарно-материальных ценностей всегда заканчивается их приёмкой. Процедура происходит на территории предприятия, выступающего покупателем. В мероприятии должны принять участие представители всех сторон. Необходимо учитывать, что не всегда договор поставки предусматривает участие только двух контрагентов. Имеет место помощь транспортной компании. В любом случае при приёмке формируется комиссия, состоящая из сотрудников каждой компании.

Председателем комиссии считается представитель покупателя. Именно в его интересах досконально осмотреть принимаемый груз. На практике используется метод визуального осмотра. Ответственный работник должен обратить внимание на следующие моменты:

• количество и качество поставленного товара;
• ассортимент;
• целостность упаковки;
• вскрывались ли пломбы.

По факту осмотра составляется акт приёмки. Если нареканий по количеству и качеству нет, покупатель принимает товар, а соглашение считается исполненным.

Количество и качество

Условия договора поставки подразумевают, что поставщик обязан продать покупателю товар надлежащего качества и в обусловленном количестве. Речь может идти о цвете, конкретной модели и так далее. В случае несоответствия стороны соглашения могут урегулировать ситуацию следующими способами:

• покупать отказывается от исполнения договора в целом, товар возвращается поставщику;
• покупатель отказывается принимать только ту часть товара, которая не соответствует заявленным требованиям;
• покупатель принимает несоответствующий условиям товар, но просит оформить на него определённую скидку.

Документы-приложения

К акту приёмки товаров необходимо приложить определённый пакет документации:

• товарные накладные;
• счета-фактуры;
• различные видеозаписи или фотоснимки, подтверждающие количество и качество поставленного/купленного товара.

Значение официальной бумаги

Зачастую контрагенты пренебрегают составлением акта приёмки и ограничиваются лишь подписями в транспортной накладной. Такой подход можно назвать крайне пренебрежительным. В случае обнаружения несоответствий количества или качества товара в будущем у принимающей стороны не будет возможности предъявить претензию поставщику.

Что отразить в акте

В настоящий момент сложившаяся практика предпринимательской деятельности выработала определённый перечень положений, которые должны найти своё отражение в настоящем акте. К ним относят:

• дату, место приёмки;
• наименование организаций, участвующих в процедуре;
• ссылка на договор поставки, транспортную накладную;
• полный перечень поступившего товара;
• оценка количества и качества принимаемого товара;
• ссылки на сертификаты качества (при наличии);
• таблица расхождений (если имеет место);
• заключение комиссии.

Форма документа

На сегодняшний день вся бухгалтерская учётная документация может быть составлена в свободной форме без использования общеобязательных унифицированных бланков. Отметим, что свободная форма документа также предусматривает определённые тонкости:

• деловой стиль языка;
• обозначение реквизитов;
• ссылки на иные официальные бумаги;
• подписи всех участников мероприятия.

Исполнить акт допускается на фирменном бланке организации или на чистом листе бумаги формата А4. Что касаемо написания текста, здесь всё стандартно. Закон позволяет воспользоваться одним из двух способов: рукописным при помощи синей или чёрной шариковой ручки (но не карандаша) и машинописным при помощи компьютерных средств. Выбор остаётся за составителем. Как правило, ответственный за приёмку сотрудник имеет под рукой чистый бланк для заполнения и вносит в него сведения от руки по ходу процедуры.

Инструкция по составлению акта

Первым делом в шапке документа следует отметить, что настоящий акт является приложением к договору поставки (ссылаемся на него). Затем присваиваем официальной бумаге уникальный номер для документооборота и хранения согласно утверждённой номенклатуре дел. Оставляем дату и место составления акта.

Ниже по документу отмечаем время осуществления приёмки и точный адрес места. Следующим шагом перечисляем состав комиссии, состоящий из представителей всех сторон. Допускается привлечение сторонних лиц для заверения достоверности сведений. Ссылаемся на товарно-транспортную накладную и перечисляем полный список принимаемых товаров по количеству и качеству. Эта часть выполняется в виде таблицы. Также следует отметить способ оценки количества и качества (визуальный осмотр).

Если груз соответствует накладной, покупатель принимает товар. В противном случае составляется отдельный документ – дефектный акт.

Примерный образец

На этом составление официальной бумаги подходит к концу. За полноту и достоверность изложенных в нём данных должны расписаться все члены комиссии. Акт составляется в количестве экземпляров равном количеству принимающих участие сторон. Заверенные официальные бумаги передаются в бухгалтерские отделы фирм.