Акт передачи топливной карты водителю

Акт передачи топливной карты водителю – это документ, подтверждающий фактическое получение топливной карты сотрудником, эксплуатирующим транспортное средство. В целях соблюдения действующего налогового законодательства процедура всегда должна сопровождаться составлением официальных бумаг.

Топливные карты

Предприятия, использующие в своей деятельности ТС, сталкиваются с необходимостью учёта, списания израсходованных ГСМ, постоянной заправкой автомобилей. Именно в этих целях администрация организации и выдаёт своим подчинённым топливные карты. Это наиболее удобная форма заправки ТС, ведь отпадает необходимость выдавать сотрудникам подотчётные деньги. Такое решение страхует работодателя от недобросовестности своих работников. Топливная карта регулярно пополняется бухгалтерией, а затраченные средства приходуются в качестве расходов на ГСМ.

Распространение

Широкое распространение такая форма взаимодействия с подчинёнными обретает в транспортных компаниях, специализирующихся на перевозке грузов или людей. Тем не менее можно применять топливные карты и в компаниях, основная деятельность которых не связана с эксплуатацией транспорта. Например, у генерального директора фирмы есть личный водитель.

Процедура

Процедура использования топливных карт имеет комплексный характер. Начать необходимо с внесения изменений в трудовые договоры с водителями, которые отразят факт использования подчинёнными топливных карт (это добавит ответственности).

Далее администрации фирмы следует провести контрольные замеры расхода топлива, чтобы застраховать себя от недобросовестности подчинённых. В теории водитель может сливать бензин для использования в личных целях.

Затем бухгалтерия разрабатывает журнал учёта топливных карт. Этот документ станет основным для всей процедуры, ведь в нём отразятся держатели карт, затраченные на топливо суммы и многое другое.

Как выдать топливные карты

Для законной выдачи топливных карт руководителю организации потребуется издать соответствующее распоряжение, возлагающее на будущего держателя определённую ответственность. Допускается брать с подчинённых денежные средства в качестве залога за пластиковую карту на возвратной основе.

После издания приказа водитель знакомится с его содержанием под подпись. Уполномоченное лицо предприятия должно будет выдать ему саму топливную карту. Этот момент также лучше оформить документально в виде акта передачи топливной карты. Так у обеих сторон соглашения будет заверенный подтверждающий документ.

По факту увольнения сотрудника из организации, смены должности с водителя на другую подчинённый должен будет возвратить топливную карту обратно. Процедуру возврата также должно оформить актом приема-передачи.

Что отразить в официальной бумаге

В силу того, что документ не является обязательным для осуществления деятельности организации, закон не определил конкретный перечень положений, которые должны быть в нём отражены. Содержание официальной бумаги должно соответствовать требованиям Закона «О бухучёте». Сложившаяся практика выработала примерный список моментов, подлежащих обозначению, а именно:

• ФИО и должности сотрудников с двух сторон соглашения;
• условия передачи топливной карты (возмездная или безвозмездная);
• наименование заправочной организации;
• серийный номер топливной карты.

Форма документа

Действующее законодательство позволяет составлять акты приёма-передачи тех или иных объектов в свободной форме, следовательно, акт передачи топливной карты не является исключением. Органы государственной власти не предусмотрели для данного случая общеобязательного унифицированного бланка.

Отметим, что свободная форма также выдвигает определённые требования к содержанию документа. Среди них можно выделить:

• чёткая структура акта;
• обозначение реквизитов;
• наличие подписей представителей обеих сторон;
• деловой язык речи.

Исполнить документ лучше всего на фирменном бланке организации, так как на нём по умолчанию обозначены реквизиты организации-работодателя. Если такового не оказалось под рукой, допускается воспользоваться чистым листом бумаги формата А4, однако в таком случае прописывать данные о компании придётся вручную.

Что касаемо написания текста акта, то здесь всё стандартно. Позволяется выбрать один из двух способов: рукописный с помощью синей или чёрной шариковой ручки (но не карандаша) и машинописный при помощи компьютерных средств. Выбор должен сделать представитель со стороны работодателя. По общему правилу юридическая сила официальной бумаги не может зависеть от способа написания текста при условии заверения обеими сторонами, тем не менее рекомендуется всё же отдать предпочтение именно печатному варианту. Так документ будет иметь более презентабельный вид.

Объясняем, как составить акт «на пальцах»

Первым делом позаботимся о соблюдении требований, изложенных в статье 9 Закона «О бухучёте», обозначив:

• дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) составления официальной бумаги;
• наименование организации, составившей акт;
• уникальный номер настоящего акта для документооборота в фирме и хранения согласно утверждённой номенклатуре дел.

Ниже по документу необходимо будет указать ФИО представителей сторон. Сотруднику со стороны работодателя придётся подтвердить свои полномочия соответствующей официальной бумагой. Это может быть устав общества или оформленная от имени генерального директора доверенность.

Следующий шаг – предмет акта. Здесь утверждаем сам факт передачи водителю на руки топливной карты, указывая её серийный номер и наименование топливной компании. Если существуют дополнительные условия возврата, также отмечаем их в документе. Обозначаем, что официальная бумага составлена в двух равных по юридической силе экземплярах.

Примерный образец

На этом процесс составления акта подходит к концу. Осталось лишь заверить его подписями уполномоченного представителя работодателя и водителя.