Акт на списание ГСМ – документ, на основании которого происходит учёт расходов, потраченных на различные машинные жидкости. Учёт таких расходов имеет большое значение для бухгалтерского учёта предприятия, ведь от этого будет напрямую завесить налогообложение предприятия.

Файлы для скачивания:

Юридическое значение документа

Предприятия, осуществляющие свою деятельность посредством эксплуатации транспортных средств, тратят внушительные средства на поддержание их работоспособности. В эти расходы входят траты на ГСМ. ГСМ – это жидкости, необходимые для функционирования транспорта. Это может быть как топливо (бензин, дизель), так и другие машинные жидкости (машинное масло, тормозная жидкость и т.д.). Расходы на ГСМ в бухгалтерском учёте необходимо выделять в отдельную категорию расходов предприятия. Так учёт будет отражать реальное положение финансовых дел в организации.

Списывать горюче-смазочные материалы следует один раз в определённый период. Периодичность списания каждая организация определяет в индивидуальном порядке, в зависимости от объёмов использования жидкостей. Объём будет сильно разниться от предприятия к предприятию.

Акт на списание будет являться важным документом для налогового органа. Списывая материалы с учёта предприятия, организация автоматически списывает определённую сумму денежных средств, затраченных на ГСМ. Таким образом, налогооблагаемая база юридического лица будет уменьшаться. Акт на списание ГСМ будет являться веским основанием для отнесения потраченной суммы на расходы, связанные с машинными жидкостями.

Для того чтобы у налогового органа не возникло вопросов о несоразмерности списываемых ГСМ действительности, для составления акта на списание используются путевые листы. В путевых листах сотрудники, работающие на транспорте, ежедневно фиксируют объёмы затраченных за рабочую смену жидкостей, время, проведённое за управлением автомобилем и пройденный километраж. Если пройденный километраж не будет соотноситься с объёмом затраченных жидкостей, могут возникнуть лишние неприятности.

Процедура списания материалов

Так как от списания ГСМ напрямую зависит учёт расходов предприятия и вычет этих расходов из прибыли организации, процедура списания должна проходить в составе комиссии. Коллегиальность добавляет документу юридической значимости.

Руководитель организации своим приказом назначает комиссию для списания ГСМ. В состав комиссии должно входить не менее двух человек. Назначенные руководителем сотрудники должны иметь общее представление о расходах автомобильных жидкостей в ходе эксплуатации транспорта. Комиссия проверяет соответствие фактического расхода жидкостей с теоретическим расходом, установленным нормами предприятия. Также в задачи комиссии входит сбор и удостоверение путевых листов за отчётный период.

Форма документа

Законом не предусмотрена обязательная форма акта на списание ГСМ, поэтому организации вправе составить документ самостоятельно. Акт можно составлять каждый раз «с нуля» или же разработать фирменную форму предприятия. Так как списание топлива происходит на регулярной основе, имеет смысл задуматься над разработкой единой для своей организации формы. Собственная форма будет удобна для заполнения сотрудниками и добавит единообразный вид учётной документации предприятия. Разработкой формы обычно занимается юридический отдел или бухгалтерия организации. Для документа подойдет лист бумаги формата А4.

Отметим, что бланк в любом случае обязан соответствовать положениям, прописанным в статье 9 ФЗ "О бухучёте"

Пошаговая инструкция по составлению акта на списание ГСМ

В составлении документа нет ничего сложного. Разберём этот процесс подробно.

Составление документа следует начать с его шапки. В ней следует указать реквизиты используемой формы, если на предприятии разработана собственная форма. Под реквизитами формы понимается её номер, дата утверждения и ФИО руководителя организации. Если не используется готовая форма и акт составляется с чистого листа, пропускаем этот пункт. Далее указываем наименование документа (акт на списание ГСМ).

Ниже по документу следует его вводная часть. Здесь, как и в любом документе, следует указать следующие моменты:

  • дату его составления и населённый пункт, в котором он был составлен, указываем наименование организации;
  • далее отмечаем факт назначения руководителем предприятия своим приказом специальной комиссии (указываем дату и номер приказа);
  • следом поочерёдно перечисляем всех членов назначенной комиссии с указанием их должности в организации и ФИО;

Эта часть документа должна выглядеть следующим образом:

Г. Санкт-Петербург 14 апреля 2024 года

ООО «Такси Артур»

Приказом директора Иванова А. К. № 5 от 14.04.2024 года была назначена комиссия для списания ГСМ в следующем составе:

Водитель Скутин А. Н.

Бухгалтер Мурашов Т. Л.

Члены комиссии в целях осуществления задачи по списанию ГСМ составили настоящий акт о нижеследующем:

Вторая, основная, часть документа должна содержать в себе информацию:

  • о периоде расходования жидкостей;
  • о материально ответственном за транспорт лице;
  • об автомобиле, на содержание которого расходовались ГСМ;
  • об объёмах израсходованных жидкостей.

Последний пункт обычно выполняются в виде информационной таблицы.

Правильно составленная основная часть акта на списание выглядит следующим образом:

ГСМ были израсходованы за период; с 01.03.2024 г. по 01.04.2024 г.

Путевые листы за указанный период прилагаются.

Эксплуатируемый автомобиль; Kia Rio белый седан 2014 г. выпуска. Регистрационный номер Е573УН. Инвентарный номер автомобиля на предприятии: АВ-435

ФИО материально ответственного лица: Жукьян И. А.

После таблицы члены комиссии делают вывод о списании средств. В выводе следует продублировать количество израсходованных литров жидкости и итоговую сумму текстом. Указание чисел текстом поможет избежать возможных опечаток. Текстовая форма написания числа будет иметь приоритет перед цифровой в случае расхождений.

Вывод комиссии: всего израсходовано 135 (сто тридцать пять) литров бензина на общую сумму 6 615 (шесть тысяч шестьсот тридцать пять) рублей. Средства, затраченные на израсходованные ГСМ, подлежат списанию.

Составление документа практически закончено. Осталось только заверить его подписями членов комиссии. Каждый член комиссии оставляет свою подпись в итоговой части акта. После подписания акт обретает юридическую силу и может служить основанием для признания средств затраченными на нужды предприятия, и, следовательно, основанием для их списания.